編者按：提到時(shí)間管理，很多人都不約而同地認(rèn)為，通過(guò)待辦事項(xiàng)清單，并設(shè)置各項(xiàng)安排的預(yù)計(jì)耗費(fèi)時(shí)間，就可以更好地管理并規(guī)劃自己的時(shí)間。然而，JotForm公司CEO Aytekin Tank卻認(rèn)為，這種方法并不科學(xué)。Aytekin稱，大多數(shù)人在進(jìn)行日程安排時(shí)，并不能準(zhǔn)確地預(yù)估并計(jì)劃各事項(xiàng)所需的時(shí)間。因此，以計(jì)劃時(shí)間為主的待辦事項(xiàng)清單，無(wú)法解決真正的問(wèn)題。Aytekin認(rèn)為，真正重要的是，關(guān)注優(yōu)先處理的重要事項(xiàng)，同時(shí)找到自己在一天中效率最高的時(shí)間段。這篇文章翻譯自Aytekin原創(chuàng)的高效工作系列文章，原標(biāo)題為Escape the tyranny of the to-do list: how to schedule your priorities, not your time，希望對(duì)你有所啟發(fā)。

圖片來(lái)源：

經(jīng)營(yíng)一家公司，每天都會(huì)遇到很多事情。其中，不乏比較重要又比較緊急的事情。對(duì)此，我們基本上沒(méi)有辦法回避。所以，只有通過(guò)更高效地利用自己的時(shí)間，從而解決這個(gè)問(wèn)題。

但我相信，我們所了解的時(shí)間管理方法，都不正確。

從我們小時(shí)候開始做家庭作業(yè)開始，以及在后期各種興趣愛好的練習(xí)當(dāng)中，我們學(xué)習(xí)到，時(shí)間管理即意味著要根據(jù)自己的時(shí)間來(lái)對(duì)日程事項(xiàng)進(jìn)行排序。

然而，正如著有暢銷書《成功人士的7個(gè)習(xí)慣》的作者、管理大師史蒂芬·柯維（Stephen Covey）而言，時(shí)間管理的關(guān)鍵，是規(guī)劃自己的優(yōu)先事項(xiàng)。

根據(jù)某項(xiàng)調(diào)查顯示，只有17%的調(diào)查對(duì)象可以正確地預(yù)估自己在某事項(xiàng)上所耗費(fèi)的時(shí)間。

這就是所謂的“計(jì)劃謬誤”（The Planning Fallacy），又稱作“積極性偏差”（Positive bias），導(dǎo)致我們?cè)谶M(jìn)行規(guī)劃時(shí)，會(huì)極大地低估我們?cè)诿宽?xiàng)待辦事項(xiàng)上將要耗費(fèi)的時(shí)間。

比如，我們可能會(huì)計(jì)劃用3小時(shí)來(lái)做一個(gè)PPT。然而，你僅僅在背景調(diào)研環(huán)節(jié)就用了四個(gè)小時(shí)。

在加拿大滑鐵盧大學(xué)（University of Waterloo）針對(duì)積極性偏差展開的一項(xiàng)調(diào)研中，調(diào)研人員在調(diào)查對(duì)象身上都可以發(fā)現(xiàn)計(jì)劃謬誤的身影。

這些調(diào)查對(duì)象在對(duì)不同工作事項(xiàng)進(jìn)行時(shí)間預(yù)估和安排時(shí)，會(huì)參照自己在某拿手事項(xiàng)上所耗費(fèi)的時(shí)間，從而出現(xiàn)不同計(jì)劃相同時(shí)間的安排（當(dāng)然這些時(shí)間包括休息時(shí)間、思考時(shí)間以及可能出現(xiàn)注意力分散的時(shí)間等）。

通常情況下，我們可能根本無(wú)法確認(rèn)，某項(xiàng)工作到底需要多少時(shí)間來(lái)完成。所以，我們不應(yīng)該再做預(yù)估時(shí)間這樣的無(wú)用功了。

圖片來(lái)源：unsplash.com @glenncarstenspeters

在我自己的公司，在做項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，我們幾乎從來(lái)都不設(shè)置最后期限。相比于在待辦事項(xiàng)之前的方框中打勾所帶來(lái)的滿足感，我們更加關(guān)注于怎么把工作完成得更好。

我們的團(tuán)隊(duì)有足夠的自由，去嘗試不同的想法，探索不同的領(lǐng)域，并且為430萬(wàn)在線用戶提供最佳的解決方案。而這一切的背后，都聽不到時(shí)鐘的嘀嗒嘀嗒聲。

正如美國(guó)第34任總統(tǒng)德懷特·艾森豪威爾（Dwight D. Eisenhower）曾經(jīng)所說(shuō)：

重要的事情很少是緊急的，緊急的事情很少是重要的。

按照既定的日程行事（當(dāng)然我們基本上都做不好時(shí)間預(yù)估），很容易讓人陷入一個(gè)怪圈，并嘗試用待辦事項(xiàng)清單來(lái)更好地進(jìn)行日程及時(shí)間管理。

在沒(méi)完沒(méi)了的待辦事項(xiàng)清單上不停地打勾，聽起來(lái)很有有趣，也會(huì)讓人更有動(dòng)力，但卻很容易找不到重點(diǎn)，忽視本來(lái)就很重要的事項(xiàng)。

如果在安排某重要事項(xiàng)時(shí)，計(jì)劃的時(shí)間段太少的話，那這一天的日程安排就可能不科學(xué)，從而這一天都可能在與待辦事項(xiàng)上不重要的事項(xiàng)打交道。

我經(jīng)常提醒自己，我們忽略的事項(xiàng)，通常都是最重要的事項(xiàng)。而這些事項(xiàng)，往往都可以幫助我們?cè)谛使芾矸矫孀龅酶谩?/p>

通過(guò)不斷地關(guān)注重要事項(xiàng)，我們可以達(dá)到一種心流狀態(tài)。

根據(jù)著名心理學(xué)家米哈里·契克森米哈賴（Mihaly Csikszentmihalyi）所述，心流狀態(tài)是一種在專注進(jìn)行某種行為時(shí)所表現(xiàn)出的心理狀態(tài)。在此狀態(tài)下，人的注意力高度集中，思如泉涌，效率會(huì)變得更高，同時(shí)還會(huì)產(chǎn)生出更多的創(chuàng)意。

然而，在嚴(yán)格管理并控制自己時(shí)間的前提下，我們卻很難體驗(yàn)這種心流狀態(tài)。

當(dāng)然，我們也不應(yīng)該就直接放棄時(shí)間管理。

與其借助待辦事項(xiàng)清單或者錯(cuò)誤地預(yù)估時(shí)間段，我們其實(shí)可以更好地規(guī)劃一天的日程，并實(shí)現(xiàn)個(gè)人的巔峰效率。

以下三個(gè)步驟，教你如何根據(jù)自身情況進(jìn)行具體的實(shí)踐，希望對(duì)你有所啟發(fā)：

圖片來(lái)源：Pexels.com

第一步：優(yōu)先關(guān)注的，是重要事項(xiàng)，而非緊急事項(xiàng)

著名個(gè)人成長(zhǎng)權(quán)威人士博恩·崔西（Brian Tracy）曾說(shuō)：

人生總是不夠時(shí)間去完成身邊的每件事情，但總會(huì)有時(shí)間去完成你認(rèn)為最重要的事情。

保持你的日程不受時(shí)間約束，聽起來(lái)有點(diǎn)不可思議，但實(shí)際上卻是實(shí)現(xiàn)巔峰效率的重要因素之一。不過(guò)，在開始管理自己的效率之前，你應(yīng)該知道哪些事項(xiàng)值得優(yōu)先關(guān)注。

艾森豪威爾清晰地認(rèn)識(shí)到重要事項(xiàng)和緊急事項(xiàng)的區(qū)別，并且總結(jié)了一套方法來(lái)進(jìn)行時(shí)間管理。而柯維則將這套方法公開并普及開來(lái)，并且為了保持對(duì)該套方法提出者的尊重，還將其命名為艾森豪威爾矩陣。

根據(jù)艾森豪威爾矩陣，我們可以清晰地區(qū)別需要立即關(guān)注的事項(xiàng)以及需要花時(shí)間的事項(xiàng)。然而，如果錯(cuò)誤理解并應(yīng)用的話，可能會(huì)反過(guò)來(lái)阻礙效率。

艾森豪威爾矩陣一共有四個(gè)象限。其中，每個(gè)象限都代表著不同的事項(xiàng)解決方法。

圖片來(lái)源：Rutger W. Quak

第一象限是危機(jī)象限。在這個(gè)象限中，事項(xiàng)不僅緊急，而且重要。保持關(guān)注第一象限，會(huì)導(dǎo)致壓力巨大、精力疲憊以及其他的關(guān)聯(lián)問(wèn)題。

科維認(rèn)為，長(zhǎng)時(shí)間關(guān)注第一象限的人，只會(huì)在第四象限中找到解脫。因?yàn)?，第四象限的事?xiàng)，既不重要，又不緊急。

第三象限的事項(xiàng)，是緊急但不重要的事項(xiàng)。比如，明天即將到期的某個(gè)在線問(wèn)卷調(diào)查。在這個(gè)象限中，我們會(huì)錯(cuò)誤地把緊急事項(xiàng)當(dāng)作重要事項(xiàng)，其中的事項(xiàng)也基本上是基于他人的期望或關(guān)注點(diǎn)而安排的。在這個(gè)象限中，我們會(huì)快速地浪費(fèi)寶貴的時(shí)間，因此是極其危險(xiǎn)的一個(gè)象限。

最后，第二象限的事項(xiàng)，是重要且緊急的事項(xiàng)。據(jù)科維所說(shuō)，“第二象限是高效個(gè)人管理的核心。”

真正的高效人士，會(huì)留意第一象限，但關(guān)注的卻是第二象限。在這種狀態(tài)下，我們會(huì)關(guān)注機(jī)會(huì)，預(yù)防性地進(jìn)行思考，同時(shí)會(huì)預(yù)留足夠的時(shí)間關(guān)注于真正重要的事項(xiàng)。

通過(guò)艾森豪威爾矩陣來(lái)管理任務(wù)事項(xiàng)，我們可以理解到每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)該投入多少關(guān)注，而不是多少時(shí)間。正如科維所說(shuō)，“這部分的挑戰(zhàn)，并不是時(shí)間管理，而是自我管理?！?/p>

換句話而言，與其計(jì)劃在某件事項(xiàng)上投入的時(shí)間，不如采取更有效也更有用的方式，認(rèn)清自己的能力，了解怎么才能高效地完成各項(xiàng)任務(wù)。

對(duì)我而言，帶領(lǐng)并指導(dǎo)自己的團(tuán)隊(duì)，是重要但不緊急的事項(xiàng)，屬于第二象限。

當(dāng)我們成立新的、規(guī)模為4至5人的跨部門團(tuán)隊(duì)時(shí)，他們總是會(huì)感到困惑，并且不清楚自己的目標(biāo)。我從中得到的教訓(xùn)是，如果沒(méi)有人帶領(lǐng)他們，他們的工作成績(jī)往往都是亂糟糟的，質(zhì)量也不是最佳的。

然而，如果每周安排一次約15分鐘的例會(huì)，聚在一起討論項(xiàng)目，向他們提供必要的指導(dǎo)，并且讓他們意識(shí)到他們的工作成績(jī)對(duì)公司起到的關(guān)鍵作用，他們就可以很快地團(tuán)結(jié)在一起，并產(chǎn)生高效的生產(chǎn)力。

圖片來(lái)源：Simple Focus @Travis Knight

第二步：管理自己的巔峰時(shí)段

知道如何辨別關(guān)鍵事項(xiàng)后，接下來(lái)就可以有戰(zhàn)略性地實(shí)現(xiàn)巔峰效率。在這個(gè)階段中，你也可以學(xué)會(huì)更好地控制和管理自身的能量水平。

當(dāng)手頭上的工作非常順手并且高效工作時(shí)，一切的屏障仿佛瞬間都消失了。在這種狀態(tài)下，我們高度專注，并且沉迷于自己的工作。這是一種理想狀態(tài)。

很顯然，在公司日常運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，我們無(wú)法刻意回避緊急事項(xiàng)（雖然有時(shí)候緊急事項(xiàng)非常單調(diào)乏味），但我們可以知道，什么時(shí)候我們可以保持專注狀態(tài)，什么時(shí)候又卻是心不在焉的狀態(tài)。

在效率巔峰時(shí)段，我們會(huì)變得更加專注，并且聚焦于解決重要的事項(xiàng)。

在這種情況下，我們通常愿意持續(xù)不間斷地保持工作狀態(tài)，同時(shí)也很少有精疲力盡的感覺。最大化自己的專注時(shí)段，不僅可以增加精力，還可以促進(jìn)動(dòng)力。

比如，權(quán)威成功學(xué)大師戴爾·卡耐基（Dale Carnegie）曾經(jīng)的一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，相比于員工專注力都非常差的公司，如果公司里都是專注力高的員工，那么其業(yè)績(jī)表現(xiàn)最多可高出202%。

此外，著名職業(yè)教練佩內(nèi)洛普·特倫克（Penelope Trunk）還建議，我們可以把一天的24小時(shí)分成兩類時(shí)間段，分別用來(lái)處理自己喜歡的事情和不喜歡的事情。

這種分割方法，有助于提升個(gè)人效率。把自己喜歡的事項(xiàng)當(dāng)作一種獎(jiǎng)勵(lì)，在完成不喜歡的事項(xiàng)后來(lái)獎(jiǎng)勵(lì)自己。當(dāng)然，如果在某事項(xiàng)上出現(xiàn)拖延情況，就直接略過(guò)，從而花盡可能多的時(shí)間做自己喜歡做的事情，因?yàn)樗鼈兒芸赡苁菍儆诘诙笙薜氖马?xiàng)。

圖片來(lái)源：Pexels.com

雖然我們無(wú)法回避我們不喜歡的事項(xiàng)，但至少我們可以決定什么時(shí)候來(lái)做這些不喜歡做的事項(xiàng)。

實(shí)施項(xiàng)目的時(shí)間段，在認(rèn)知表現(xiàn)方面最多可以產(chǎn)生20%的差異。有科學(xué)研究表明，你之所以在早上10點(diǎn)可以輕松地解決某個(gè)難題，而在下午3點(diǎn)時(shí)卻奮力地掙扎著趕最后期限，是有因可循的。

據(jù)暢銷書《全新思維》（A Whole New Mind: Why Right-Brainers Will Rule the Future）一書作者丹尼爾·平克（Daniel Pink）在書中所言，75%的人們?cè)谝惶熘型ǔ?huì)依次經(jīng)歷三個(gè)階段：巔峰時(shí)段、低谷時(shí)段以及恢復(fù)時(shí)段，另外25%所經(jīng)歷的三個(gè)階段在順序上有所不同：恢復(fù)時(shí)段、低谷時(shí)段以及巔峰時(shí)段。

通過(guò)追蹤并了解我們?cè)谝惶熘胁煌瑫r(shí)段的表現(xiàn)，我們可以意識(shí)到自己的能量水平變化，發(fā)現(xiàn)自己的巔峰時(shí)段，并在此時(shí)段高效地產(chǎn)出。

你可以制作一張表格，并記錄你在全天中的能量水平。同時(shí)，還要跟蹤記錄自己的創(chuàng)造力、專注力以及興趣點(diǎn)的變化情況，從而以周為單位，從這些記錄中發(fā)現(xiàn)相應(yīng)的巔峰時(shí)段規(guī)律。

一旦找到自己的巔峰時(shí)段后，你就不要錯(cuò)失這些寶貴時(shí)間，珍惜每一分每一秒，實(shí)現(xiàn)高效量產(chǎn)。

圖片來(lái)源：unsplash.com @campaign_creators

第三步：選擇恰當(dāng)?shù)膽?zhàn)略

不同的職業(yè)角色，也會(huì)影響你的工作方式。

根據(jù)創(chuàng)業(yè)教父保羅·格雷厄姆（Paul Graham）所言，日程可以分為兩種：一種是執(zhí)行者日程，另一種則是管理者日程。

管理者日程的核心是會(huì)議。對(duì)管理者而言，其日程形式通常都是點(diǎn)狀式的。在他們的日程表中，你可以看到很多會(huì)議日程安排。

編輯或程序員等執(zhí)行者角色，他們通常都是根據(jù)管理者的日程安排，盡可能地保持高效狀態(tài)。在他們的日程表中，通常都是塊狀式的以小時(shí)為單位的日程安排，因?yàn)橹挥羞@樣他們才能保持專注，并且提供創(chuàng)造性的解決方案。

如果你必須要按管理者日程來(lái)行事，但你卻在執(zhí)行者日程的框架下才能高效產(chǎn)出，那么根據(jù)格雷厄姆的建議，你可以在日常工作中把兩種日程安排方式結(jié)合起來(lái)。

此外，如果你按管理者日程來(lái)行事，卻想讓自己有額外時(shí)間，那么你可以在日程安排中采用會(huì)議間隙方法。

根據(jù)會(huì)議間隙方法的描述，在安排會(huì)議日程時(shí)，如果某項(xiàng)會(huì)議日程原計(jì)劃為1小時(shí)，那么你在設(shè)置會(huì)議日程時(shí)，應(yīng)該把這項(xiàng)日程的時(shí)間段按原計(jì)劃時(shí)間的1.5倍來(lái)進(jìn)行規(guī)劃，即1小時(shí)30分。

這樣的安排，你就有額外時(shí)間消化會(huì)議內(nèi)容、回顧會(huì)議中遺漏的問(wèn)題或者就單純地休息。如果間隙時(shí)間特別長(zhǎng)的話，你還可以解決緊急事項(xiàng)，以免耽誤自己的重要事項(xiàng)。

圖片來(lái)源：unsplash.com @esteejanssens

在經(jīng)營(yíng)自己的公司時(shí)，我曾經(jīng)嘗試著按執(zhí)行者日程來(lái)行事，但后來(lái)我發(fā)現(xiàn)我應(yīng)該安排一個(gè)混合日程。

每天下午，我都是按管理者日程來(lái)安排自己的各項(xiàng)事務(wù)，而早上則是按執(zhí)行者日程來(lái)安排的。在早上的時(shí)段里，我會(huì)安排塊狀時(shí)間段進(jìn)行深度思考和工作。

當(dāng)然，你還可以嘗試用達(dá)芬奇日程安排法來(lái)規(guī)劃自己的事項(xiàng)。達(dá)芬奇日程安排法的核心，是將自己的在一天中的深度專注時(shí)間分為硬深度時(shí)間和軟深度時(shí)間。

硬深度時(shí)間用來(lái)處理較難且極具挑戰(zhàn)的事項(xiàng)，通常把它安排在每周工作日前三天的某固定時(shí)段；而軟深度時(shí)間則用來(lái)處理可以輕松應(yīng)對(duì)的事項(xiàng)，通常安排在每周工作日后兩天的某固定時(shí)段。

此外，你也可以嘗試3天專注工作法，根據(jù)自己的實(shí)際工作內(nèi)容，在一周中預(yù)留三天，并用來(lái)專注于某項(xiàng)工作。

無(wú)論采取何種日程安排方式，重要的是，找到自己的巔峰時(shí)段，并在該時(shí)段優(yōu)先安排重要的事項(xiàng)。此外，不要一味地為了管理日程和時(shí)間而建立徒有虛名的待辦事項(xiàng)清單。

圖片來(lái)源：Pexels.com

寫在最后

當(dāng)我們?cè)趲p峰時(shí)段保持高度專注時(shí)，我們可以產(chǎn)出更高效的業(yè)績(jī)；同時(shí)，工作結(jié)果也可以變得更有連貫性。此外，在必要的情況下，我們還可以延長(zhǎng)自己的工作時(shí)間，并且不會(huì)產(chǎn)生精疲力盡的感覺。

另外值得一提的是，巔峰時(shí)段也可能隨著時(shí)間而不斷地變化。這個(gè)月保持高效的時(shí)間段，也許下個(gè)月會(huì)變得效率異常低下。

因此，要學(xué)會(huì)了解并認(rèn)清自己的能量水平，關(guān)注并記錄其可能存在的變化。

評(píng)估、再調(diào)整，然后繼續(xù)向前。你的所作所為，也許連你自己都會(huì)大吃一驚。

編譯組出品。