時間管理 — By admin on 七月 3, 2010 at 8:59 下午
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通過學(xué)習(xí)戴維.艾倫的《盡管去做：無壓工作的藝術(shù)》和《GTD and Outlook 2007》兩本書，自己總結(jié)了GTD的核心思想，并從2009年11月開始實踐GTD。經(jīng)過4個月的磨合，不斷的體會，感覺GTD給了我很大的幫助。昨天又跟同事們做了分享，大家都覺得很實用。接下來，我將用一系列的短文來總結(jié)我的GTD實踐，希望對大家會有幫助。下面是文章的第二部分:
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第二步：工作的組織
在將所有的事情都收集到一起后，我們要將他們進(jìn)行加工。加工的目的是徹底清空”工作籃”，將這些事情最終組織成為可以執(zhí)行的”下一步”工作清單。組織的步驟可以用下面的流程圖來表示。
圖片2 GTD工作加工流程圖
Step I ：弄清工作到底是什么？
不是已經(jīng)寫出來是什么工作了么？現(xiàn)在要回答的是”這件工作到底是什么”的問題。要問自己幾個問題：
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這件工作對我有什么意義？
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我對這件工作的預(yù)期是什么？
這樣才能真正明確這件事到底是什么，然后進(jìn)入下一步；
Step II：判斷是否要采取行動：
對于不需要采取行動的工作，有三種可能。
（1）這個工作（包括信息、資料、雜事等）對自己沒有任何意義，直接扔掉，不要留戀；
（2）這個工作是我的一個夢想、或一直想做的事情，但現(xiàn)在又不能馬上采取行動，那么把它列為Someday/Maybe的事情。如學(xué)習(xí)英語、去趟鐵嶺度度蜜月等等。這些事情有待你日后規(guī)劃來實現(xiàn)的。
（3）這是一份資料，自己覺得很有用處，但現(xiàn)在用不上，那么就存檔，留待日后查找。存檔的時候注意要分門別類，避免日后知道自己有這樣一份資料，但不知道放到哪里去了，那就尷尬了。
如果需要采取行動，則進(jìn)入下一步。
Step III：判斷下一步行動是什么
“下一步”是指那些耗時不超過1小時，可以立即動手做的事情。如我要規(guī)劃一個公司的網(wǎng)站，我的下一步工作可以是”查找同行的網(wǎng)站，找出共性和差別”。”下一步”的關(guān)鍵是可執(zhí)行性，可以慢慢體會。
按照工作的大小有兩種情況。
一種是比較大的工程。如要執(zhí)行一個咨詢項目（我自己是咨詢顧問，職業(yè)?。?，這就需要事先對這個項目進(jìn)行規(guī)劃，列出要做的任務(wù)，給出時間點，甚至是畫出甘特圖。但一般自己的事情做到用思維導(dǎo)圖列出要做的事情就可以了。這樣就能知道自己可以馬上要做的”下一步”工作是什么了。
另一種是小事，沒有多少步驟，在心里盤算一下就行。如給老媽打個電話，這本身就是個行動。
小事和大的工程的區(qū)別就在于，工程不是一次工作能做完的，它需要很多的步驟，需要你多次的工作才能完成。
這樣無論是小事還是大工程都有了下一步，下面要進(jìn)行初步的處理。
Step IV：初步處理”下一步”并制作工作列表和排程
處理的時候，可采用2分鐘原則：
（1）對于用時不超過2分鐘的事情，馬上動手做。這樣做能夠節(jié)省很多時間，避免你日后再找出這些小事，反而會花更多的時間去做。舉個例子，我們公司筆記本可以分月報銷費用，當(dāng)我已收到IT發(fā)送提交報銷發(fā)票的通知時，我會馬上把發(fā)票交過去，不到2分鐘解決。否則，如果你覺得這是小事，放著不管，很可能很快就忘了，等超期了，重新審批，說不定半小時也搞不定。
圖片3 下一步處理流程
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對于大于2分鐘的事情。
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能夠指派給其他人做的，盡量分派下去。華人成功學(xué)講師陳安之針對時間管理講到：”時間管理的精髓就在于，自己制作最有生產(chǎn)力的事情。”所以，把除了只有自己做才能保證品質(zhì)、只有自己才能做、自有自己做才能保證最高產(chǎn)能之外的能夠放權(quán)的事情，全部委派出去，要善于Use Others People’s Time（UOPT）。
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自己做的事情。對于這些事情，我們要分場合來編制行動清單，一有時間，就從列表中挑選出要做的事情執(zhí)行。對于其中要發(fā)生在某個特定時間的行動，我們要在日歷中安排。下面我會分別描述制作任務(wù)清單和日歷的排程。
下面我們詳細(xì)探討一下行動清單：
行動清單時記錄所有的工作和工作的”下一步”行動的大列表，之后你要執(zhí)行事情都是參考這個清單，相當(dāng)于秘書給你做的工作安排。
每個人大約在執(zhí)行的工作（廣義的工作）都有十幾甚至是幾十件，再加上他們的下一步，在你的任務(wù)清單上可能會產(chǎn)生幾十甚至上百個要執(zhí)行的”下一步”工作，這樣我們就要分類管理。在GTD管理思想中，采用的是按照場合來分類，場合是決定你在某個時刻能夠采取的”下一步”工作的內(nèi)容。
下面參考的臺灣時間管理講師張永錫先生的分類方法，這個分類方法非常適合入門級的選手。當(dāng)然，按照場合分類，完全可以根據(jù)自己的工作環(huán)境自己組織。
下面介紹一下我的分類方式，參考戴維.艾倫在《GTD and Outlook 2007》上的分類方式做的個性化分類。
這兩個分類是從縱向上把握自己同時在執(zhí)行的項目的列表，可以讓你長期對同一件事情保持跟蹤執(zhí)行。下面帶@符號的都是細(xì)分出來的”下一步”行動。我分成了8中場合：
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@Agendas，主要是約定、打電話等事情
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@Christine，這是我的直接領(lǐng)導(dǎo)，由于溝通比較密切，這個分類用來存我要向她匯報的工作
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@Commuting，是指我在路上的場合，這個場合我可以聽講座、看電子書等
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@Errands，是我要做的一些雜事，如超市購物什么的，主要跟采購相關(guān)。
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@Home，是指我在家里能做的事情。如洗衣服、看電影等等，只能在家里才能做的事情?？措娪耙惨涗浢矗渴堑?，你做的所有的事情最好都能詳細(xì)的列出來，這是效率的根本?？梢苑乐鼓憧赐暌粋€再看一個，然后再上會網(wǎng)逛逛，然后一個周末就沒了。
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@Office，在辦公室需要做的工作。這里面大多數(shù)都是我要做的公司的事情。每天我到公司基本上看的最多的就是Office這項，從中挑選出當(dāng)天要做的事情，就是一天的行動清單。每天在公司目標(biāo)明確，效率很高，現(xiàn)在已經(jīng)基本上不把工作帶回家了，感謝戴維.艾倫。
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@Planning，這個分類是專門放計劃和構(gòu)思的。這個需要有安靜的場合，有充足的時間去做，所以我早上的時候多數(shù)查看里面的列表，挑選要做的計劃執(zhí)行。
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@Waiting For，這個是我分派出去的工作環(huán)節(jié)，放在里面，我可以隨時查看，然后到時侯，如果對方還沒把我要的東西給我，我會像”黃世仁”似的要帳，絕對不漏，沒有爛帳。
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@Iteration，這個是我剛剛添加的，發(fā)現(xiàn)生活中有很多周期執(zhí)行的事情，如每天讀一篇英文，收集大家的文章，閱讀朋友博客的文章等等，都是每天要做的事情，所以，為了防止忘記，也要記錄，單獨放在一個分類
以上是”下一步”行動的分類列表的描述，這些列表中的項目都是每個大的”Project”的在現(xiàn)在這個時間點上要做的事情，是橫向的事件管理。
下面的三項是定制的：
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Someday/Maybe，是前面流程中講到的自己想做但現(xiàn)在沒法馬上行動的事情，很多是自己想要學(xué)習(xí)的東西或要實現(xiàn)的夢想。這個類別很重要，一定記得時常瀏覽，挑出可以行動的項目出來，并制定出下一步逐漸實現(xiàn)他們。這些才是我們要的真正的人生。
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讀書，我比較喜歡讀書，所以，我通常把我正在讀的書放到這個分類里面，并記錄讀的進(jìn)度和心得
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習(xí)慣養(yǎng)成，列出我要改掉的壞習(xí)慣，人無完人，找出自己的一些壞習(xí)慣，列上去，經(jīng)常查看，不斷改正，養(yǎng)成新的習(xí)慣，很有用。
下面介紹一下日歷的使用
在初步處理中，需要對自己在某個時間點上要做的事情進(jìn)行排程。
先說一下，可以放在日歷中的事情。
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在某個確切的時間里采取的行動。如XX月XX日X時，我要參加一個XXX會議。
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在某個確切的日期里采取的行動。如XX月XX日，我要給X同學(xué)打個電話，祝他生日快樂，只要我在這一天里把這個事情做了就行。
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在某個確切的日期所需要的資訊。我在某天需要得到XX部門給我的XX資料，我通常會設(shè)置日歷，到時看是否收到，沒收到就主動上門索要。這與@Waiting For 里面的條目是關(guān)聯(lián)的。
在使用日歷的時候，我非常贊同臺灣張永錫老師的觀點，”日歷是個神圣的地方，盡量要減少放在日歷中的事件的數(shù)量，如果放到日歷中，就代表著到這個時間點的時候，你一定會完成這件事。”
截止目前為止，我們完成了工作的完整收集，又通過分析、計劃、處理2分鐘內(nèi)執(zhí)行的工作、制定行動清單、日歷排程完成了工作的組織，徹底清空了”工作籃”。如果你認(rèn)真做到了這些，現(xiàn)在我們心中總會有如釋重負(fù)的感覺，如同剛剛徹底打掃了房間一樣，這就是時間管理的目的”處于沒有壓力的狀態(tài)”。
