一、會議紀(jì)要的3大核心要求

在讓AI生成之前，先搞清楚會議紀(jì)要的關(guān)鍵點，避免寫成“流水賬”

1. 結(jié)構(gòu)清晰：按 “會議主題→討論要點→決議事項→待辦任務(wù)” 組織

2. 重點突出：只寫結(jié)論和行動項，不記流水賬

3. 語言簡練：用條目式表述，避免大段描述

二、用AI快速生成初稿

萬能指令模板

三、人工優(yōu)化

AI初稿可能太啰嗦或遺漏重點，你需要手動調(diào)整：

1. 刪除無效信息

• 原句：“張主任說：'我覺得這個方案可能還需要再討論一下……（省略200字）’”

• 優(yōu)化后：“決議：XX方案需進一步修改，由[責(zé)任部門]于[時間]前提交修訂版?！?/span>

• 技巧：①刪掉“我覺得”“可能”等模糊表述 ②只保留結(jié)論性內(nèi)容

2. 突出行動項

• 原句：“大家同意要加強宣傳?！?/span>

• 優(yōu)化后：“待辦：宣傳部牽頭，于5月20日前制定宣傳方案，報李局審定。”

• 技巧：①用 “誰+做什么+何時完成” 格式 ②高亮責(zé)任人（如加粗/變色）

3. 統(tǒng)一表述風(fēng)格

• 原句：“王總說可以試試，劉處覺得要謹(jǐn)慎。”

• 優(yōu)化后：“決議：原則通過XX方案，由技術(shù)部先行試點，6月底前評估效果?！?/span>

• 技巧：①避免直接引用發(fā)言，改為客觀陳述 ②使用 “會議決定”“會議要求” 等標(biāo)準(zhǔn)用語

四、提示模板

模板1：黨委/黨組會議紀(jì)要

適用場景：三重一大事項決策、人事任免

核心要素：

• 嚴(yán)格區(qū)分'討論過程'和'決議事項'

• 需記錄表決情況（如'一致同意'或'X票贊成、X票反對'）

指令：

'你是一名黨委辦公室秘書，整理[XX黨委第X次會議]紀(jì)要。要求：按'會議認(rèn)為→會議決定→會議要求'結(jié)構(gòu)撰寫；人事議題需注明'應(yīng)到X人，實到X人，符合規(guī)定人數(shù)'；資金類決議需寫明'經(jīng)審議，原則同意安排XX萬元用于...'；語言嚴(yán)肅規(guī)范，避免口語化。'

范例段落：

模板2：項目推進會紀(jì)要

適用場景：工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)周例會

核心要素：

• 突出問題導(dǎo)向

• 用'紅黃綠'標(biāo)注進度狀態(tài)

指令：

范例段落：

模板3：專題協(xié)調(diào)會紀(jì)要

適用場景：跨部門問題解決、突發(fā)事件處置

核心要素：

• 需列明'爭議焦點'和'協(xié)調(diào)結(jié)果'

• 強調(diào)主辦/協(xié)辦責(zé)任

指令：

'你是一名政府辦工作人員，整理[XX問題協(xié)調(diào)會]紀(jì)要。要求：開頭寫明'會議明確[XX局]為主辦單位，[XX局][XX公司]為協(xié)辦單位'；爭議問題用'一方認(rèn)為...另一方認(rèn)為...會議確定...'句式；涉及多個時間節(jié)點的，用表格形式呈現(xiàn)。'

范例段落：

'爭議焦點：

• 住建局認(rèn)為應(yīng)優(yōu)先保證施工進度

• 環(huán)保局堅持必須落實防塵措施

會議確定：采用[分段施工+霧炮降塵]方案，既保證進度又符合環(huán)保要求'

模板4：學(xué)術(shù)研討會紀(jì)要

適用場景：課題論證、學(xué)術(shù)成果評審

核心要素：

• 歸納不同學(xué)派觀點

• 區(qū)分'共識'與'待研究問題'

指令：

范例段落：

'新發(fā)現(xiàn)：

① A團隊首次提出...[數(shù)據(jù)支持]

② B團隊發(fā)現(xiàn)...[實驗驗證]

爭議點：

關(guān)于XX機制的解釋存在理論分歧（支持方...反對方...）'

模板5：企業(yè)董事會紀(jì)要

適用場景：上市公司、國企重大決策

核心要素：

• 需標(biāo)注'關(guān)聯(lián)董事回避表決'情況

• 涉及數(shù)字的決議需精確到小數(shù)點后兩位

指令：

'你是一名董事會秘書，整理[XX公司第X屆X次董事會]紀(jì)要。要求：注明'本次會議應(yīng)出席董事X人，實際出席X人，符合公司章程'；投資類決議寫明'同意以XX萬元收購XX%股權(quán)（其中：自有資金XX萬元，融資XX萬元）'；涉及關(guān)聯(lián)交易的，寫明'XX董事回避表決'。'

范例段落：

'表決結(jié)果：

議案3：關(guān)于投資XX項目的議案（同意7票，反對0票，棄權(quán)0票）

注：張XX董事因關(guān)聯(lián)關(guān)系回避表決'

五、用AI查漏補缺

• 補時間節(jié)點：

  指令：“檢查所有待辦事項是否標(biāo)注明確截止時間，若無則補充?！?/span>

• 統(tǒng)一術(shù)語：

  指令：“將'搞’'弄’等口語詞改為'開展’'推進’等規(guī)范表述?！?/span>

• 提取關(guān)鍵詞：

  指令：“從紀(jì)要中提取5個關(guān)鍵詞，用于歸檔標(biāo)簽。”

最后總結(jié)

• 原始記錄：先整理錄音/筆記（可用語音轉(zhuǎn)文字工具）。

• AI生成：用模板指令快速出稿。

• 人工優(yōu)化：刪廢話、標(biāo)行動項、改表述。

• 終極檢查：

  是否所有決議都有責(zé)任人？

  是否所有時間節(jié)點明確？

  敏感信息是否已脫敏？

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