項(xiàng)目采購(gòu)管理過(guò)程在了解了一些周邊知識(shí)，并且看過(guò)項(xiàng)目采購(gòu)管理全部過(guò)程的簡(jiǎn)介之后，我們進(jìn)入到每一個(gè)過(guò)程的詳細(xì)學(xué)習(xí)中。其實(shí)采購(gòu)相關(guān)的知識(shí)過(guò)程并不復(fù)雜，但一些工具與技術(shù)都涉及不少周邊知識(shí)，特別是合同管理這一塊，我們將在后面專(zhuān)門(mén)講述合同管理的內(nèi)容。相關(guān)的法律法規(guī)除了上節(jié)課的簡(jiǎn)單了解之外，也會(huì)在之后有詳細(xì)的匯總。 規(guī)劃采購(gòu)規(guī)劃采購(gòu)過(guò)程識(shí)別哪些項(xiàng)目需求最好或必須通過(guò)從項(xiàng)目組織外部外購(gòu)產(chǎn)品、服務(wù)或成果來(lái)實(shí)現(xiàn)，或哪些項(xiàng)目需求可由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自行完成。在規(guī)劃采購(gòu)過(guò)程中，要決定是否需要取得外部支持。如果需要，則還要決定采購(gòu)什么、如何采購(gòu)、采購(gòu)多少，以及何時(shí)采購(gòu)。如果項(xiàng)目需要從執(zhí)行組織外采購(gòu)所需的產(chǎn)品、服務(wù)和成果，則每次采購(gòu)都要經(jīng)歷從規(guī)劃采購(gòu)到結(jié)束采購(gòu)的各個(gè)過(guò)程。 項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃會(huì)對(duì)規(guī)劃采購(gòu)過(guò)程中的采購(gòu)策略制定產(chǎn)生重要影響。在編制采購(gòu)管理計(jì)劃過(guò)程中所作出的決定也會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。應(yīng)該把采購(gòu)管理計(jì)劃編制工作與制定進(jìn)度計(jì)劃、估算活動(dòng)資源和自制或外購(gòu)決策等整合起來(lái)。 在規(guī)劃采購(gòu)過(guò)程中，要考慮每個(gè)自制或外購(gòu)決策所涉及的風(fēng)險(xiǎn)，也要審查為減輕風(fēng)險(xiǎn)（有時(shí)向賣(mài)方轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)）而擬使用的合同類(lèi)型。 上面來(lái)回說(shuō)了幾篇自制外購(gòu)決策什么的，其實(shí)它就是規(guī)劃采購(gòu)的一個(gè)工具與技術(shù)。除了工具與技術(shù)外，規(guī)劃采購(gòu)的輸出也是非常值得我們關(guān)注的，接下來(lái)我們就先看一下工具與技術(shù)，再看看輸出的內(nèi)容。 工具與技術(shù)自制與外購(gòu)分析：確定我們需要的產(chǎn)品、服務(wù)或成果，或者是某些工具，到底是我們自己開(kāi)發(fā)實(shí)現(xiàn)，還是通過(guò)采購(gòu)的方式從外部獲得。在做自制與外購(gòu)分析時(shí)，要綜合考慮所有成本，包括直接與間接的各種成本。除了成本之外，還可以看需要的內(nèi)容是否符合企業(yè)或項(xiàng)目戰(zhàn)略，符合戰(zhàn)略的應(yīng)該自制，不符合戰(zhàn)略的則外包。 市場(chǎng)調(diào)研：主要包括考察行業(yè)情況和潛在供應(yīng)商。項(xiàng)目的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)可以綜合考慮從網(wǎng)絡(luò)上的在線評(píng)論、展銷(xiāo)會(huì)等各種渠道得到的信息，來(lái)了解市場(chǎng)情況。同時(shí)可能也需要考慮有能力提供所需材料或服務(wù)的潛在供應(yīng)商的范圍，權(quán)衡與之有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，并優(yōu)化具體的采購(gòu)目標(biāo)，盡可能利用成熟的技術(shù)。 合同類(lèi)型的選擇：其實(shí)合同類(lèi)型應(yīng)該是規(guī)劃采購(gòu)的輸入，屬于組織過(guò)程資產(chǎn)的一部分。但是在規(guī)劃的時(shí)候我們就應(yīng)該確定好合同類(lèi)型的選擇，所以在這里也可以將它視為規(guī)劃采購(gòu)的一個(gè)工具與技術(shù)。根據(jù)合同的內(nèi)容合同包括：總承包合同、單項(xiàng)承包合同、分包合同這幾種。而根據(jù)價(jià)格分可以分為總價(jià)合同（固定總價(jià)、總價(jià)加激勵(lì)費(fèi)用、總價(jià)加經(jīng)濟(jì)價(jià)格調(diào)整）、成本補(bǔ)償合同（成本加固定費(fèi)用、成本加激勵(lì)費(fèi)用、成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用）、工料合同。關(guān)于合同的內(nèi)容我們將在下一課詳細(xì)說(shuō)明，是非常重點(diǎn)的內(nèi)容。 輸出：采購(gòu)管理計(jì)劃采購(gòu)管理計(jì)劃描述的是從形成采購(gòu)文件到合同收尾的全部的采購(gòu)過(guò)程計(jì)劃。主要解釋采購(gòu)什么、采購(gòu)的時(shí)機(jī)、采購(gòu)的方式、采購(gòu)的數(shù)量、采購(gòu)成本的制約因素等。具體來(lái)說(shuō)包括：
輸出：采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)（SOW），是一份對(duì)于所購(gòu)買(mǎi)的產(chǎn)品、成果或服務(wù)的詳細(xì)說(shuō)明。一般采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)都來(lái)自 項(xiàng)目范圍基準(zhǔn) 。它一般會(huì)包括任何所需的間接服務(wù)。例如，對(duì)于所采購(gòu)項(xiàng)目提供的績(jī)效報(bào)表或項(xiàng)目后期的運(yùn)作支持。它的所有說(shuō)明必須清晰、完整、簡(jiǎn)潔明了，以便潛在賣(mài)方確定是否有能力提供此類(lèi)產(chǎn)品、服務(wù)或成果。當(dāng)然，具體的詳略程度與采購(gòu)品的性質(zhì)、買(mǎi)方的需求、合同形式等有關(guān)，并沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。具體包括：前言、項(xiàng)目工作范圍、項(xiàng)目工作方法、假設(shè)條件、工作期限和工作量估計(jì)、雙方角色和責(zé)任、可交付成果、完成以及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)人員、聘用條件、收費(fèi)和付款方式、變更管理、承諾、保密等內(nèi)容。 輸出：采購(gòu)文件采購(gòu)文件用來(lái)得到潛在賣(mài)方的報(bào)價(jià)建議書(shū)，一般包括規(guī)定的應(yīng)答格式、相關(guān)的采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)，以及所需要的合同條款等。具體的內(nèi)容包括：采購(gòu)活動(dòng)記錄、采購(gòu)預(yù)算、招標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估報(bào)告、合同文體、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)等其它有關(guān)文件、資料等。在這其中，比較重要的一些其它的文件資料包括：信息邀請(qǐng)書(shū)（RFI）、投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)（IFB）、建議邀請(qǐng)書(shū)（RFP）、報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書(shū)（RFQ）、投標(biāo)通知、談判通知、談判邀請(qǐng)書(shū)、承建單位初始應(yīng)答邀請(qǐng)書(shū)等。在這一堆文件中，前面那四個(gè)邀請(qǐng)書(shū)和它們的英文簡(jiǎn)稱(chēng)是需要大家記住的哦。 在這里，我們也通過(guò)采購(gòu)過(guò)程總結(jié)一下項(xiàng)目管理中的一些重要文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程，下面這張圖大家可以了解一下。
實(shí)施采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)就是獲取賣(mài)方應(yīng)答、選擇賣(mài)方、授予合同，達(dá)成協(xié)議，使內(nèi)、外干系人的期望一致的過(guò)程。其實(shí)說(shuō)白了，它就是如果決定要采購(gòu)的話，招投標(biāo)的過(guò)程。為什么這么說(shuō)呢？因?yàn)樗妮敵鼍褪沁x中的賣(mài)方和合同這兩項(xiàng)。選中的賣(mài)方不用多說(shuō)了，就是按照供方選擇標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各個(gè)賣(mài)方的建議書(shū)或投標(biāo)書(shū)進(jìn)行評(píng)價(jià)之后，選出的最合適的一個(gè)或多個(gè)賣(mài)方。選好了就是按我們之前規(guī)劃過(guò)程中的合同類(lèi)型來(lái)簽訂合同或協(xié)議了。這個(gè)合同或協(xié)議只要簽訂了，那么它的內(nèi)容只要不是違法的，雙方必須履行合同中約定的權(quán)利和義務(wù)。一般合同或協(xié)議中會(huì)包括：采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)或主要的可交付成果；定價(jià)和支付條款；檢查、質(zhì)量和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；終止條款和替代爭(zhēng)議解決方法等。 對(duì)于實(shí)施采購(gòu)來(lái)說(shuō)，重點(diǎn)也是在工具與技術(shù)上：
剩下的還有廣告（發(fā)布招標(biāo)信息）、搜索（查找潛在供應(yīng)商）、采購(gòu)談判（簽訂合同前的最后確認(rèn)談判）等工具，大家可以參考教材中的內(nèi)容說(shuō)明。 控制采購(gòu)控制采購(gòu)是管理采購(gòu)關(guān)系、監(jiān)督合同執(zhí)行情況，并根據(jù)需要實(shí)施變更和采取措施的過(guò)程。它要確保買(mǎi)方可以按合同條款去執(zhí)行，并保證產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量的控制。 買(mǎi)方和賣(mài)方都出于相似的目的而管理采購(gòu)合同。有多個(gè)供應(yīng)商的較大項(xiàng)目，合同管理的一個(gè)重要方面就是管理各個(gè)供應(yīng)商之間的界限。由于組織結(jié)構(gòu)的不同，許多組織有把合同管理與項(xiàng)目組織相分離的一種管理職能。雖然采購(gòu)管理員可以是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，但他通常向另一個(gè)部門(mén)的經(jīng)理報(bào)告。 在控制采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)合同來(lái)審查和記錄賣(mài)方當(dāng)前的績(jī)效或截至目前的績(jī)效水平，并在必要時(shí)采取糾正措施。可以通過(guò)績(jī)效審查，考查賣(mài)方在未來(lái)項(xiàng)目中實(shí)施類(lèi)似工作的能力。在需要確認(rèn)賣(mài)方未履行合同義務(wù)，并且買(mǎi)方認(rèn)為應(yīng)該采取糾正措施時(shí)，也應(yīng)進(jìn)行類(lèi)似的審查。 控制采購(gòu)還包括根據(jù)合同終止條款來(lái)管理合同工作的提前終止（因成本或違約）。在合同收尾前，經(jīng)雙方共同協(xié)商，可以隨時(shí)根據(jù)合同的變更控制條款對(duì)合同進(jìn)行修改。這種修改并不總是同樣有利于買(mǎi)賣(mài)雙方。 綜上所述，在控制采購(gòu)中，合同管理、違約處理是非常重要的內(nèi)容。這些其實(shí)也就構(gòu)成了控制采購(gòu)的工具技術(shù)，它們主要包括：合同變更控制流程、采購(gòu)績(jī)效審查、檢查與審計(jì)、績(jī)效報(bào)告、支付系統(tǒng)、索賠管理、記錄管理系統(tǒng)等。其中，合同相關(guān)內(nèi)容和索賠管理相關(guān)的內(nèi)容我們將在下次課中進(jìn)行詳細(xì)的講解。 最后，控制采購(gòu)過(guò)程輸出的其實(shí)就是工作績(jī)效的信息，以及可能出現(xiàn)的變更請(qǐng)求了。 結(jié)束采購(gòu)結(jié)束采購(gòu)是完結(jié)本次采購(gòu)的過(guò)程，把合同和相關(guān)文件歸檔以備將來(lái)參考。這是什么？很明顯就是在更新組織過(guò)程資產(chǎn)了。其實(shí)他主要就是一些行政工作需要處理，比如索賠資料整理、更新記錄、信息的存檔，以及一些未決爭(zhēng)議（訴訟、合同結(jié)束程度等等）。 在結(jié)束采購(gòu)過(guò)程中的工具與技術(shù)主要是下面這三個(gè)：
總結(jié)在今天學(xué)習(xí)的內(nèi)容中，我們其實(shí)主要關(guān)心的是這幾個(gè)采購(gòu)過(guò)程的工具與技術(shù)，能夠了解清楚它們的概念定義就可以了。然后就是規(guī)劃采購(gòu)管理過(guò)程中輸出的采購(gòu)管理計(jì)劃、采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)以及采購(gòu)文件這三個(gè)文件的相關(guān)內(nèi)容。不過(guò)，今天的內(nèi)容都不是特別重要的內(nèi)容，因?yàn)樵诓少?gòu)過(guò)程中，最重要的內(nèi)容其實(shí)是合同相關(guān)的內(nèi)容。我們將在下次課中再詳細(xì)全面地來(lái)學(xué)習(xí)。 參考資料： 《信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師教程》 《某機(jī)構(gòu)培訓(xùn)資料》 《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南 PMBOK》第六版 |
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來(lái)自： 硬核項(xiàng)目經(jīng)理 > 《待分類(lèi)》
