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要當(dāng)好辦公室秘書,得把這13個(gè)問(wèn)題悟透了!

 板橋胡同37號(hào) 2021-09-11

寫材料的人知道,黨委辦和政府辦是筆桿子的聚集地,也是一個(gè)地方文字水平的“高地”。相較企事業(yè)單位而言,地方“兩辦”的材料,以其政治站位高、理論功底深、文字功力強(qiáng)而著稱。今天老筆頭跟筆友分享的,就是某區(qū)委辦公室關(guān)于督查工作的一篇經(jīng)驗(yàn)材料。之所以作以推薦,是因?yàn)檫@篇材料對(duì)做法經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)提煉非常新穎,而且行文簡(jiǎn)潔明快,語(yǔ)言生動(dòng)鮮活,使人讀后頓覺(jué)新風(fēng)撲面、眼前一亮。

1. 應(yīng)用文稿的主要構(gòu)成是什么?

應(yīng)用文稿的構(gòu)成通常有兩大類,一類是公文,一類是事務(wù)性應(yīng)用文。公文包括命令、決定、公告、通告、通知等十五類,但除此之外之外,還有應(yīng)用文的寫作,比如工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)交流材料等,數(shù)量最大、最難搞定的當(dāng)屬講話稿。講話稿之所以難寫,是因?yàn)榉N類多、靈活性強(qiáng),還帶有鮮明的個(gè)性色彩。講話稿的起草就是練毛筆字,而各種公文起草就像練鋼筆字,毛筆字寫得好,鋼筆字一定寫得好,但鋼筆字寫得好,不一定毛筆字寫得好;你能游刃有余地寫出大講話稿來(lái),其他公文就一定能夠“通吃”;你能擬好“通知”這類公文,說(shuō)不定你講話稿還沒(méi)有入門。

2. 為什么應(yīng)用文稿寫作是一項(xiàng)有挫敗感的工作?

很多文筆好的人,寫散文、寫詩(shī)歌都不錯(cuò),但是一寫機(jī)關(guān)文稿就抓瞎了。文學(xué)寫作相對(duì)自由度高,是“我手寫我心”,更感性、更唯美。而應(yīng)用文稿寫作是受命寫作,針對(duì)性和操作性要求極高,更多體現(xiàn)理性、邏輯性,好壞誰(shuí)來(lái)評(píng)價(jià)?是由布置任務(wù)的人來(lái)判斷材料的水準(zhǔn),這就是受命寫作的特點(diǎn)

3. 為什么寫材料的人才很難選?

寫材料人才難選主要有兩個(gè)原因:一個(gè)是寫好材料要有理論功底,沒(méi)有理論基本功不行,拎不出線條;一個(gè)是寫好材料要有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),要對(duì)實(shí)際情況有很深的認(rèn)知,寫出的講話材料才能接地氣。以這兩個(gè)要求判別能不能寫好材料,需要實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和理論水平都可以的人,選擇起來(lái)真的很難

4. 當(dāng)前文稿寫作有哪些不適應(yīng)?

最突出的有三大“不適應(yīng)”:

一是形勢(shì)發(fā)展快,對(duì)轉(zhuǎn)思路的不適應(yīng)。各個(gè)方面的理論創(chuàng)新層出不窮,思想和思維稍有停頓,就跟不上新時(shí)代的節(jié)奏,而寫材料則永遠(yuǎn)需要走在思想的前沿上,如果對(duì)形勢(shì)變化和理論創(chuàng)新跟得不緊,可能會(huì)被批評(píng):“你這個(gè)材料沒(méi)有幾句新話?!边@個(gè)批評(píng)實(shí)質(zhì)并不是單純?yōu)榱酥v新話,而是材料的思路要緊密結(jié)合大局,來(lái)凸顯要點(diǎn)和特色。

二是領(lǐng)導(dǎo)要求高,對(duì)轉(zhuǎn)文風(fēng)的不適應(yīng)。大家都在感嘆現(xiàn)在的領(lǐng)導(dǎo)水平越來(lái)越高,跟進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)的思想和文風(fēng),是一個(gè)艱難的過(guò)程。什么原因?關(guān)鍵是信息不對(duì)稱,領(lǐng)導(dǎo)處于決策層面,接觸群體廣,吸納信息量大,假如你服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)特別愛(ài)學(xué)習(xí),就更難適應(yīng)了。

三是群眾有公論,對(duì)轉(zhuǎn)作風(fēng)的不適應(yīng)。近幾年對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話精彩程度有一個(gè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),叫“全程無(wú)尿點(diǎn)”,意思是上廁所的人少。試想,講話稿不解決問(wèn)題,讓聽(tīng)的人沒(méi)有危機(jī)感,能有這樣的效果嗎?讓人醍醐灌頂,讓人茅塞頓開,沒(méi)有真材實(shí)料是不行的。如果只是抄來(lái)抄去,不是群眾關(guān)心的事情,不是解決群眾關(guān)心的事情,不是促進(jìn)解決好群眾關(guān)心的事情,肯定是無(wú)法吸引聽(tīng)眾的。要達(dá)到這個(gè)要求,只有面對(duì)問(wèn)題、面向基層,腦子動(dòng)起來(lái)、身子沉下去,才有可能寫出好稿子

5. 寫材料有哪三大痼疾?

寫材料的三大痼疾是:

一是不交流,自以為是。有句話叫“文無(wú)第一,武無(wú)第二”。說(shuō)明文章有不同的理解,標(biāo)準(zhǔn)不像武力值那樣明顯,但有不少寫材料的人覺(jué)得“文章是自己的好”,沒(méi)有必要聽(tīng)別人講什么,甚至有些年紀(jì)大的、有資歷的同志,你要改他的文章,他就覺(jué)得肉痛。自以為是是個(gè)大敵,不管年齡大小,一定要注意交流,汲取別人的東西。

二是不出門,視野狹窄。有一些人覺(jué)得坐在辦公室寫就可以了,安靜無(wú)人打擾,容易出活。這是錯(cuò)誤的,很難想像不出門,不去深入基層了解情況,僅憑上報(bào)來(lái)的材料做素材,怎么能寫出好材料?想到的與看到的,文字的感受與現(xiàn)實(shí)的感觸,絕對(duì)是不一樣的。雖然寫材料大都是間接經(jīng)驗(yàn),但是去現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)一番、振奮一下,會(huì)增加材料的真情實(shí)感,一定能開眼界、升境界。

三是不專一,瞻前顧后。寫材料的心態(tài)一定是寧?kù)o的,某種程度是調(diào)心的過(guò)程。一些人把寫材料當(dāng)成過(guò)渡性的工作階段來(lái)應(yīng)付,寫材料是為將來(lái)不寫材料做跳板。實(shí)話說(shuō),這是人之常情。但帶著這樣一種想法,與寫材料這樣一個(gè)以浮躁為大敵的工作來(lái)講,就很難出精品了

6. 文稿寫作需要哪方面的溝通能力?

文稿寫作需要具備以下三方面的溝通能力:

一個(gè)是提升向上溝通的能力。向上溝通不暢,寫材料的方向就要出問(wèn)題。如果某個(gè)材料,因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)工作忙碌,暫時(shí)沒(méi)有時(shí)間詳細(xì)說(shuō)這個(gè)材料怎么寫,這個(gè)時(shí)候怎么向上溝通呢?去猜心,肯定是不行的。思路猜錯(cuò)了,材料寫得越快,重寫得就越快。向上溝通并不是說(shuō)沒(méi)有技巧,至少要拿出一個(gè)提綱再去溝通,如果有兩種以上思路最好,A、B選項(xiàng)提綱給領(lǐng)導(dǎo)選擇。這樣的溝通方式是建立在對(duì)寫作方向做足功課的基礎(chǔ)上,溝通起來(lái)才有底蘊(yùn)。否則,頭腦空空去找領(lǐng)導(dǎo)尋問(wèn)這個(gè)材料怎么寫,溝通效果是要打折扣的。

一個(gè)是提升平行溝通的能力。有的年輕人問(wèn)別的部門要材料,其實(shí)就是寫作素材,打了一圈電話回來(lái),什么也沒(méi)有要著,或者要來(lái)的材料文不對(duì)題。這就要求文稿撰寫人要對(duì)材料所涉及的領(lǐng)域提前做好功課,有所了解,才能快速高效的搜集到有用的寫作素材。

一個(gè)是提升向下溝通的能力。寫材料需要一個(gè)好的團(tuán)隊(duì),要很好地整合集體的力量,牽頭搞材料的人,一定要多費(fèi)心思,不能把任務(wù)派下去就了事,如果材料被打回去了,不要先把下面批評(píng)一通,以證明自己的高明,這是牽頭搞材料人的大忌。要認(rèn)真反思自己組織材料中的問(wèn)題,先說(shuō)這是我的錯(cuò),再找別人的錯(cuò)。

7. 怎樣看待文稿寫作這項(xiàng)工作?

材料是有乘數(shù)效應(yīng)的。文件的傳播、政策的傳播、思路的傳播,是不斷向各個(gè)領(lǐng)域各個(gè)層次衍化的,是諸多人被告知、被受益、被教化,一定要用正能量看待材料起草的樂(lè)趣。寫材料雖然沒(méi)有直接的利益和得失,如果竭盡全力了,每一次超越自我了,哪怕這個(gè)材料能夠推動(dòng)解決一個(gè)問(wèn)題,或者說(shuō)是這個(gè)材料當(dāng)中把一個(gè)問(wèn)題研究透了,找到解決問(wèn)題的方式方法,這個(gè)材料寫完之后既如釋重負(fù),也有一種難以言表的成就感,雖然不可與人言,因?yàn)閷懖牧系娜嗽谀缓?、是奉獻(xiàn)者,便縱有千種風(fēng)情,更與何人說(shuō)?但快樂(lè)一定是有的。

8. 怎樣增強(qiáng)學(xué)習(xí)汲取別人的能力?

汲取也有三法:

第一,善讀。有人說(shuō)“天下文章一大抄”,不要輕易否認(rèn)這個(gè)觀點(diǎn),但是這個(gè)抄不要是生吞活剝,而是借鑒的功力,每一個(gè)材料,都是花了心血的作品,為什么不好好讀,為什么不去借鑒。構(gòu)架、說(shuō)理,包括譴詞用句,都可以積極汲取,這就是善讀。對(duì)經(jīng)典的材料,要反復(fù)去讀,讀出材料的結(jié)構(gòu)、創(chuàng)意,、導(dǎo)向。善讀,還需要讀各個(gè)方面,經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、政治、人文,甚至宗教、軍事的東西都要看一看,平時(shí)就要往腦子里面裝。讀得時(shí)候就是在腦子里存貨,用得時(shí)候就能拿出來(lái)。

第二,兼聽(tīng)。古人說(shuō)“紙上得來(lái)終覺(jué)淺,絕知此事要躬行”,一個(gè)人不可能事事親力而為,但多聽(tīng)聽(tīng)別人的見(jiàn)解是可以的,在自己是間接經(jīng)驗(yàn),在別人就是直接經(jīng)驗(yàn)了。部門的、專家的、群眾的意見(jiàn)都得多聽(tīng)一聽(tīng),材料好壞的差別在于聽(tīng)進(jìn)多少。閉門造車是讀什么,開門調(diào)研是聽(tīng)什么,這一閉一開,理論和實(shí)踐的功力就會(huì)見(jiàn)長(zhǎng)的。

第三,會(huì)意。這更是講悟性。怎么能把汲取的東西融會(huì)貫通,需要好好領(lǐng)悟。領(lǐng)導(dǎo)講了那么多,哪個(gè)點(diǎn)是最重要的,剖析下去是最有份量的,就會(huì)變成以后材料中精彩的部分。要培養(yǎng)自己的全局思維、辯證思維、系統(tǒng)思維、創(chuàng)新思維、底線思維等能力,這樣才能拓展材料構(gòu)架的廣度和深度。

9. 寫材料的篇幅為什么按時(shí)間劃分?

舉個(gè)例子,2000字講話稿是什么時(shí)間概念?就是正常語(yǔ)速下10分鐘左右講話。要根據(jù)會(huì)議的不同的時(shí)間,來(lái)形成邏輯、組合素材。同一主題,如果講十分鐘,那就概略性、全面性地談一談,不要細(xì)枝末節(jié);如果講半個(gè)小時(shí),對(duì)工作的推進(jìn)程度就要回顧和總結(jié)一下;如果講一個(gè)小時(shí)以上,對(duì)工作的前后根源,重點(diǎn)措施、組織保障,要面面俱到,非常系統(tǒng)地講到位

10. 交稿后為什么要去現(xiàn)場(chǎng)聽(tīng)一聽(tīng)?

聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)念稿學(xué)問(wèn)也不少。即使領(lǐng)導(dǎo)大多數(shù)時(shí)間是照著稿子念,他有幾個(gè)字下意識(shí)念得不一樣,就說(shuō)明這地方你沒(méi)按他習(xí)慣用語(yǔ)寫。如果材料把領(lǐng)導(dǎo)興奮點(diǎn)調(diào)動(dòng)了,他可能在那個(gè)地方多發(fā)揮點(diǎn)。如果很多段他跳著念了,又不是時(shí)間關(guān)系,那這稿子就很成問(wèn)題了。最害怕是這樣一種情況,領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)一點(diǎn)沒(méi)用你的稿子,脫了稿子講起來(lái)。這就表示他雖然不滿意稿子質(zhì)量,也知道你起草這個(gè)材料辛苦,就采用即興講的辦法。所以,去現(xiàn)場(chǎng)聽(tīng)一聽(tīng),才知道成稿之后,仍然不代表領(lǐng)導(dǎo)對(duì)稿子有很高的認(rèn)同度

11. 講話稿的三要素是什么?

講話稿的三要素為:是什么?為什么?怎么辦?或者是為什么?怎么辦?誰(shuí)來(lái)辦?再或者錢從哪里來(lái)?人往哪里去?事情怎么辦?這并不是在寫八股文,其實(shí)是寫作的必然要素,起草講話稿繞不開的地方。講話稿一般只寫三個(gè)問(wèn)題,每個(gè)問(wèn)題再講三點(diǎn)足夠了,不要再多了,再多大家就記不住。哪怕講得再精彩,剛開始聽(tīng)起來(lái)新奇和興奮,當(dāng)聽(tīng)眾接收程度飽和了,就會(huì)不自覺(jué)地拒絕和抵御入耳入心,講話的效果自然不理想

12. 寫材料有沒(méi)有境界高下之分?

寫材料尤其是講話稿有四個(gè)階段,每個(gè)階段有高中低不同層次。

第一個(gè)階段是寫字階段。此階段重于應(yīng)對(duì),目的在于將要講的事情表達(dá)出來(lái)。常用手法為原始材料的堆砌,在粘貼、挪移中借鑒同類材料內(nèi)容,缺乏思想性和針對(duì)性,在文法上常常欠缺層次和邏輯。就是把一篇稿子弄完整,達(dá)此階段最高層次非2至3年不能成。為啥叫寫字階段,因?yàn)榻栌脛e人的太多,還不能獨(dú)立成章。

第二個(gè)階段是成章階段。第二階段較第一階段在技巧和深度上有所提升,可以結(jié)合具體的事情追蹤上層觀點(diǎn),關(guān)照基層實(shí)踐,并能加以借用融合,有較為明確的講話主線和輔線,不僅是把要講的事情寫順而且是寫透。雖較第一階段為高,但仍具匠氣,未臻自然質(zhì)樸,尤其缺乏對(duì)受眾的關(guān)照,是寫領(lǐng)導(dǎo)要講的話,而非聽(tīng)眾想聽(tīng)的話,此為大多數(shù)人寫材料的人所處階段,我自己也在這個(gè)階段,仰望第三階段。到達(dá)這一階段,我覺(jué)得沒(méi)有五年左右時(shí)間的都不行,有的人可能還需一二十年的時(shí)間才能到這個(gè)階段的高層次。

第三個(gè)階段是謀篇階段。跟成章的區(qū)別在于思路和創(chuàng)意很獨(dú)到,從借鑒模仿中升華,鞭辟入里,獨(dú)成一家。對(duì)各方材料思想觀點(diǎn)雖有借用,但能融匯吸收而變成獨(dú)特風(fēng)格的語(yǔ)言。同時(shí)對(duì)要講的事情如號(hào)脈般把握分寸,如太極拳式收放自如,任何場(chǎng)景均能駕輕就熟、提綱挈領(lǐng)、扣合貼切,講高深大道則系統(tǒng)縝密,講貼近實(shí)際則深入淺出,總能起到指點(diǎn)迷津、提振士氣的作用。到這個(gè)階段是一輩子的功夫。

第四個(gè)階段是立言階段。古人講立功立德立言,這個(gè)立言階段可遇而不可求,是一個(gè)比較高的境界。思想文法融于一爐,不分彼此,卻能達(dá)到自然圓融之境,因其皆是規(guī)律性而兼具歷史性,不因階段性局限而褪其光芒,十年后再讀這樣的文章仍是好文,仍有啟發(fā),無(wú)論是知識(shí)精英還是販夫走卒,都能從中見(jiàn)仁見(jiàn)智,汲取營(yíng)養(yǎng),成為思想武器,成為精神動(dòng)力。達(dá)此境界,非窮一生而不能至。必須要成為思想上的大家,業(yè)務(wù)上的專家,溝通上的雜家,才能大氣干練,筑牢根基,豐厚底蘊(yùn)

13. 一篇好的材料應(yīng)注意什么?

一篇好的材料應(yīng)具備以下幾點(diǎn):

一個(gè)要有經(jīng)緯線。就是橫向要全,縱向要深。橫向指講話包括的領(lǐng)域或要素,縱向就是指與過(guò)去相比,講話程度上要遞進(jìn),上次同類會(huì)講了什么,解決什么問(wèn)題,這一次要講什么,解決什么新問(wèn)題。即使重復(fù)也要有新的側(cè)重點(diǎn)。

一個(gè)要有關(guān)節(jié)點(diǎn)。哪個(gè)是出彩點(diǎn),哪個(gè)是精華處,都要有考慮,最好是每一部分有一至二處吸引人的東西,或者勝在例證,或者勝在說(shuō)理。一開始的導(dǎo)言都不能忽視,這次會(huì)議主要任務(wù)是什么,雖然只有幾句話,都要高度凝練。每一段的導(dǎo)言也很重要,不能說(shuō)偏了,也不能說(shuō)過(guò)頭了,讓大家沒(méi)法接受。下圍棋講究“入界宜緩”,就是開始不要張大勢(shì)子,強(qiáng)制性灌給別人,娓娓道來(lái)的效果最好。

一個(gè)要有好細(xì)節(jié)。材料要有新意,必須是在規(guī)范基礎(chǔ)上的求新,包括一些專用術(shù)語(yǔ)及簡(jiǎn)稱都要搞準(zhǔn)確,尤其是很多數(shù)據(jù)性的東西,必須是反復(fù)驗(yàn)證過(guò)的真實(shí)數(shù)字,數(shù)據(jù)時(shí)限是什么,小數(shù)點(diǎn)后面保留幾位數(shù)等細(xì)節(jié),都要精益求精。

注:文章來(lái)源“安康政研”

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