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全文字?jǐn)?shù)：1800字 預(yù)計(jì)閱讀時(shí)間：4.5分鐘 會(huì)議轉(zhuǎn)場(chǎng)是會(huì)務(wù)人員經(jīng)常遇到的一項(xiàng)具體工作。由于每次轉(zhuǎn)場(chǎng)時(shí)間緊、任務(wù)重，很容易造成會(huì)場(chǎng)“忙亂”，影響會(huì)議實(shí)效。因此，做好會(huì)議轉(zhuǎn)場(chǎng)，對(duì)提高會(huì)議質(zhì)量至關(guān)重要。實(shí)踐中，我們總結(jié)了“一推演、二分工、三實(shí)操”的經(jīng)驗(yàn)做法，與大家交流探討。以省委辦組織的“一報(bào)告兩評(píng)議”會(huì)議和傳達(dá)學(xué)習(xí)貫徹全國(guó)兩會(huì)精神會(huì)議的具體組織工作為例。這兩個(gè)會(huì)議參會(huì)人員范圍廣、重疊多，主席臺(tái)就座的領(lǐng)導(dǎo)變化較大，在第一個(gè)會(huì)議結(jié)束后，重新布置會(huì)場(chǎng)、組織會(huì)議轉(zhuǎn)場(chǎng)，是會(huì)務(wù)工作的難點(diǎn)所在。特別是需要10分鐘之內(nèi)，在排間距約80cm的狹窄空間中，迅速完成第一個(gè)會(huì)議上190余人的桌簽回收、材料清退和第二個(gè)會(huì)議240余人的桌簽擺放、材料分發(fā)，還需要更換參會(huì)人員水杯。同時(shí)，需要重新布置主席臺(tái)，包括擺放材料、調(diào)整桌椅、調(diào)試話筒等工作。如何在短時(shí)間內(nèi)精準(zhǔn)高效完成以上會(huì)議轉(zhuǎn)場(chǎng)任務(wù)，是會(huì)務(wù)人員面臨的難題。為做好會(huì)議轉(zhuǎn)場(chǎng)，會(huì)前我們對(duì)參會(huì)人員結(jié)構(gòu)及兩次會(huì)議間會(huì)場(chǎng)人員流動(dòng)情況進(jìn)行了分析。首先，參會(huì)人員可分為僅參加第一個(gè)會(huì)議的、僅參加第二個(gè)會(huì)議的、兩個(gè)會(huì)議都參加的共三類(lèi)。根據(jù)人員結(jié)構(gòu)，在第一個(gè)會(huì)議前需要做好以下三件事：一是在兩個(gè)會(huì)議都參加的人員座位上擺放第二個(gè)會(huì)議的座次圖，明確具體座次。二是在會(huì)場(chǎng)通過(guò)PPT播放第二個(gè)會(huì)議參會(huì)通知，提醒按時(shí)參會(huì)。三是在會(huì)場(chǎng)外安排會(huì)議休息區(qū)，供僅參加第二個(gè)會(huì)議的人員臨時(shí)休息，便于后續(xù)統(tǒng)一組織入場(chǎng)。做好這三件事，可以縮短會(huì)議轉(zhuǎn)場(chǎng)時(shí)間，提高會(huì)議轉(zhuǎn)場(chǎng)效率。其次，兩次會(huì)議銜接期間，會(huì)場(chǎng)內(nèi)有五類(lèi)人員在流動(dòng)。若協(xié)調(diào)配合不好，會(huì)影響轉(zhuǎn)場(chǎng)效率。一是參會(huì)人員。第一個(gè)會(huì)議參會(huì)人員陸續(xù)離場(chǎng)，第二個(gè)會(huì)議參會(huì)人員接續(xù)入場(chǎng)。二是會(huì)務(wù)人員。負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)桌簽重新擺放，檢查參會(huì)人員是否有遺落物品。三是組織部工作人員。負(fù)責(zé)第一個(gè)會(huì)議材料回收、評(píng)議票整理、票箱撤出。四是服務(wù)人員。負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)水杯更換，主席臺(tái)座椅調(diào)整、話筒調(diào)試。五是分發(fā)材料人員。負(fù)責(zé)擺放第二個(gè)會(huì)議材料。針對(duì)以上分析，我們做了三項(xiàng)工作：一是推演設(shè)計(jì)。分管領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，結(jié)合會(huì)議實(shí)際，推演轉(zhuǎn)場(chǎng)情景，設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)場(chǎng)環(huán)節(jié)，制定轉(zhuǎn)場(chǎng)初步方案。之后，在征求會(huì)務(wù)人員意見(jiàn)建議基礎(chǔ)上，進(jìn)一步修改完善，形成最終方案。二是精準(zhǔn)分工。根據(jù)轉(zhuǎn)場(chǎng)方案，精準(zhǔn)安排任務(wù)分工，依據(jù)每個(gè)人的特點(diǎn)和能力，安排合適的任務(wù)，確保人盡其才、才盡其用，各司其職、各盡其責(zé)。三是實(shí)景演練。會(huì)前根據(jù)轉(zhuǎn)場(chǎng)方案和任務(wù)分工，召集全體人員反復(fù)進(jìn)行實(shí)景演練。把整個(gè)轉(zhuǎn)場(chǎng)過(guò)程向每個(gè)參與人員交代清楚，讓大家心中有大局；把每個(gè)人所需要完成的任務(wù)要求及每個(gè)環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)交代清楚，讓大家明白應(yīng)該怎么辦；把桌簽、材料、水杯、桌椅的位置及話筒音量交代清楚，讓大家明白做到什么程度。每個(gè)參與者不越位、不缺位、不錯(cuò)位，相互補(bǔ)臺(tái)、相互提醒，確保各項(xiàng)工作一步到位。實(shí)踐證明，我們的做法是行之有效的，會(huì)議轉(zhuǎn)場(chǎng)忙中有序、整齊劃一，大家在各自空間內(nèi)認(rèn)真履職盡責(zé)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)圓滿完成任務(wù)，展示了會(huì)務(wù)人員良好形象，保證了第二個(gè)會(huì)議按時(shí)召開(kāi)。總結(jié)轉(zhuǎn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)，有以下三點(diǎn)感悟：前瞻性謀劃。提前謀劃和周密考慮會(huì)議轉(zhuǎn)場(chǎng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，把可能出現(xiàn)的問(wèn)題想全面，把解決問(wèn)題的對(duì)策制定好。我們提前摸清參會(huì)人員結(jié)構(gòu)，提前擺放第二次會(huì)議座次圖，提前播放第二個(gè)會(huì)議參會(huì)通知，提前準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)外參會(huì)人員休息區(qū)，提前針對(duì)會(huì)議銜接期間的人員流動(dòng)科學(xué)安排實(shí)景演練，等等，這些都是前瞻性的工作，只有提前準(zhǔn)備，把服務(wù)做細(xì)做精做實(shí)，各種問(wèn)題才會(huì)迎刃而解，會(huì)議轉(zhuǎn)場(chǎng)才能有條不紊。精準(zhǔn)化分工。任務(wù)分工要人適其崗、人盡其才，使每個(gè)接受任務(wù)的同志，都能在會(huì)場(chǎng)“一片忙亂”的情況下，不受外界因素干擾，在短時(shí)間內(nèi)精準(zhǔn)高效完成好自己的任務(wù)。這次轉(zhuǎn)場(chǎng)過(guò)程，雖然看著千頭萬(wàn)緒，但是大家都在自己的“責(zé)任田”井井有條地精耕細(xì)作，誰(shuí)也沒(méi)有受到外界和彼此的干擾，都獨(dú)立完成好自己的任務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)“1+1>2”的效果。全要素落實(shí)。按照會(huì)議要素法，科學(xué)制定會(huì)議轉(zhuǎn)場(chǎng)方案，把會(huì)議中牽涉到的所有要素分解到事、落實(shí)到人，做到事接事、人對(duì)人，形成閉環(huán)，確保指令明確、任務(wù)具體、操作性強(qiáng)。比如這次轉(zhuǎn)場(chǎng)，主席臺(tái)椅子如何搬，會(huì)場(chǎng)水杯如何換，每排桌簽如何撤如何擺，會(huì)場(chǎng)材料如何回收如何發(fā)放，票箱何時(shí)搬出會(huì)場(chǎng)、放到哪里，等等，都在會(huì)前有序安排，在實(shí)景演練中和實(shí)戰(zhàn)中有序落實(shí)。（作者單位：山西省委辦公廳會(huì)務(wù)處）
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