平時(shí)的Excel操作中有些細(xì)節(jié)是很體現(xiàn)辦公意識(shí)的，有很多可以節(jié)省時(shí)間提高效率和準(zhǔn)確度的簡便方法的，如果我們不知道，很有可能看大神的操作都看得眼花繚亂。不知道你們有沒有留意過呢？今天職場君為大家整理了一些，在這里有3個(gè)細(xì)節(jié)，是不得不注意的——

開始工作前務(wù)必復(fù)制文件

隨時(shí)可恢復(fù)到“過去”

編輯已有的Excel文件（ .xlsx文件）時(shí)，考慮到可能發(fā)生的操作失誤和系統(tǒng)錯(cuò)誤（文件的破損等），應(yīng)事先定好如何保存文件和如何為文件命名的規(guī)則。作者的建議是，“每次開始編輯前一定先備份文件，另命名保存”。給備份的文件命名時(shí)，文件名中加入日期和管理序號(hào)等，和最新的文件區(qū)別開來）。同時(shí)，把備份的文件放入“old”文件夾中進(jìn)行管理。這樣，有意外發(fā)生時(shí)也可以恢復(fù)到之前的狀態(tài)。

Excel文件保存規(guī)則示例——

為防止操作失誤和文件破損，開始編輯前先復(fù)制文件，并起一個(gè)能看出保存時(shí)間的文件名。同時(shí)，準(zhǔn)備一個(gè)備份專用文件夾，統(tǒng)一管理。

除了在開始編輯前，也可以在其他時(shí)間點(diǎn)復(fù)制文件。例如，經(jīng)過一段時(shí)間的編輯和對(duì)文件做了較大改動(dòng)后，選擇[另存為]而不是[保存]，保存為新文件。這樣做，無論發(fā)生什么意外，都能迅速找回之前的內(nèi)容。

規(guī)定好保存方法和操作方式

接下來看一下實(shí)際操作，讀者朋友們也可以邊看邊思考自己怎么做。這次的例子中，首先創(chuàng)建一個(gè)編輯當(dāng)天專用的文件夾，再創(chuàng)建一個(gè)新文件。文件名的起名規(guī)則為“內(nèi)容_日期_當(dāng)日序號(hào)”。比如如果創(chuàng)建的是2017年2月20日當(dāng)天的銷售額分析文件，那么文件名即為“銷售額分析_20170220_1”。同時(shí)創(chuàng)建備份用文件夾“old”，開始編輯。

保存方法與操作方式實(shí)例——

根據(jù)需要邊[保存]邊操作，到某一階段后選擇[另存為]，將文件命名為“銷售額分析_20170220_2”另保存，將之前的老文件“銷售額分析_20170220_1”移至old文件夾。后續(xù)操作中，重復(fù)與以上相同的操作。

第二天開始工作時(shí)，先把前一天的最終文件復(fù)制保存為“銷售額分析_20170221_1”，再將原文件移動(dòng)到old文件夾。另外，將備份用文件夾完整復(fù)制到其他硬盤上，升級(jí)安全保障。

提示：使用另存為的頻率多少合適

根據(jù)具體操作內(nèi)容，改變和調(diào)整另存為的頻率。以作者為例，一般1～2小時(shí)進(jìn)行一次另存為操作，不過，進(jìn)行錯(cuò)誤發(fā)生率較高、較復(fù)雜的操作時(shí)，不要考慮時(shí)間，而是以工作進(jìn)度為基準(zhǔn)，耐心地進(jìn)行另存為操作。

文件名里注明日期和序號(hào)

文件名重在“簡明易懂”

使用Excel管理數(shù)據(jù)時(shí)，文件名非常重要。為文件起一個(gè)恰當(dāng)?shù)拿?，無論何時(shí)都方便管理。提前定好適用于所有文件的“起名規(guī)則”很重要。這一點(diǎn)不僅適用于團(tuán)隊(duì)，也適用于個(gè)人。

討論起名規(guī)則時(shí)需注意兩點(diǎn)：第一， 文件名要能體現(xiàn)該文件是何時(shí)的數(shù)據(jù)；第二， 排序時(shí)文件可以按我們所希望的順序進(jìn)行排列。

作者建議的起名規(guī)則是，“內(nèi)容_日期_當(dāng)日序號(hào)”。日期部分，建議年（ 4位）、月（ 2位）、日（ 2位），月和日是個(gè)位數(shù)時(shí)用“0”補(bǔ)充完整（“2017年2月20日”→“20170220”）。這樣，以文件名排序時(shí)，也是按照操作順序排列。

按起名規(guī)則命名并保存的文件一覽——

更改瀏覽窗口的風(fēng)格

一般在瀏覽窗口查看文件和文件夾，根據(jù)具體用途調(diào)整瀏覽窗口的風(fēng)格（圖標(biāo)的大小和顯示的信息種類等），讓操作更有效。切換瀏覽窗口的風(fēng)格時(shí)，選擇[視圖]，如下圖所示，點(diǎn)擊各選項(xiàng)鈕（注意此[視圖]不是指Excel的[視圖]）。

瀏覽窗口的[視圖]選項(xiàng)——

作者推薦選擇[詳細(xì)信息]，經(jīng)常用鼠標(biāo)的人選擇[大圖標(biāo)]更方便操作。不過，查看歷史信息時(shí)，設(shè)置成[小圖標(biāo)]和[詳細(xì)信息]豎向排列，再按名稱排序更方便。實(shí)際操作試試看。

切換顯示方法

接著——顯示[詳細(xì)信息]模式下點(diǎn)擊[名稱]部分，按工作簿名稱重新排序。

為重復(fù)使用的數(shù)字命名—設(shè)置單元格名稱

為單元格“命名”

在Excel中可以給任意單元格和單元格范圍“命名”。而且，命名還可直接用于公式。

例如，假設(shè)在A1單元格內(nèi)輸入表示消費(fèi)稅率的數(shù)值“0.08”，在B1單元格內(nèi)輸入銷售額。使用單元格號(hào)指定位置時(shí)輸入“=B1*A1”。不過，將A1單元格命名為“消費(fèi)稅”后，可以輸入“=B1*消費(fèi)稅”。這樣一來，與“=B1*A1”相比，更容易明白計(jì)算的內(nèi)容。

為單元格命名——

除消費(fèi)稅率外，還有其他各種命名后更方便操作的數(shù)值。如表示位數(shù)用的數(shù)值（千元、百萬元）、 匯款金額和各種業(yè)務(wù)中單獨(dú)另外計(jì)算的單位（一批300個(gè)）等。

事先為用于各處的數(shù)值命名，會(huì)讓公式內(nèi)的內(nèi)容更好懂。

在首個(gè)工作表中統(tǒng)一“命名”

可以在任意一個(gè)工作表內(nèi)的任意一個(gè)單元格內(nèi)為單元格命名，不過，如果在各個(gè)表中分別對(duì)單元格進(jìn)行命名，會(huì)導(dǎo)致名稱的管理陷入混亂，同時(shí)還存在出現(xiàn)重名的風(fēng)險(xiǎn)。因此， 建議統(tǒng)一在首個(gè)工作表內(nèi)為單元格命名。

另外， 命名后的名稱可以引用到所有工作表中，所以在多個(gè)工作表內(nèi)為單元格命名的做法百無一利。只要沒有特殊理由，盡量在首個(gè)工作表中完成對(duì)單元格的命名。

為單元格“命名”時(shí)，選定要命名的單元格，在左上的[名稱]框內(nèi)輸入名稱，按 Enter鍵確定。

選擇想要設(shè)置名稱的單元格。在名稱框中輸入名稱，按 Enter 鍵.

提示：還可以給值命名

在Excel中，還可以給“值”而不是記錄值的單元格命名。給值命名時(shí)，點(diǎn)擊[公式]項(xiàng)下[定義名稱]，在[名稱]欄內(nèi)輸入數(shù)值的名稱 1 ，[引用位置]欄內(nèi)輸入數(shù)值 2 ，點(diǎn)擊[確認(rèn)]鍵。不過，這樣操作后，對(duì)其他人而言，名稱與值的關(guān)系變得不好理解，所以并不推薦?；旧线€是建議使用上述方法，按“在首個(gè)工作表內(nèi)定義名稱”的規(guī)則，為單元格命名。這樣制作出來的工作簿任何人都容易看懂。