通過培訓，使文件資料管理人員系統(tǒng)學習ISO17025的理論知識，深入了解ISO17025質(zhì)量體系標準含義，熟悉掌握文件資料管理程序，嚴格控制文件資料的審批、發(fā)布、受控、更正、修改、跟蹤更新、作廢、銷毀等環(huán)節(jié)，保證文件資料在實施運行中使用有效版本，防止失效或作廢文件資料的錯用誤用現(xiàn)象發(fā)生。

（1）由文件資料控制要素部門進行文件資料的控制；由質(zhì)量體系中涉及的職能部門自行進行文件資料管理。

（2）由文件資料控制要素的主管部門牽頭負責，各部門文件資料管理人員參加的文件資料管理及控制網(wǎng)絡(luò)，通過各職能部門的相互溝通、協(xié)調(diào)，加強過程控制，完成ISO17025標準要求的文件資料控制。

（3）現(xiàn)場評審前，對文件資料進行驗收；待完成認可使用功能后，視文件資料的重要性確定是否移交檔案部門保存。

文件資料控制范圍應(yīng)包括與所選擇的質(zhì)量體系標準有關(guān)的所有文件資料，還包括適當范圍的外來文件。按ISO17025標準要求，將文件資料分為質(zhì)量體系文件，技術(shù)性文件和行政管理及法規(guī)性文件三部分，質(zhì)量體系文件包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、質(zhì)量記錄；技術(shù)性文件包括監(jiān)測標準&方法、監(jiān)測技術(shù)規(guī)范、環(huán)境質(zhì)量標準及污染物排放標準；行政管理及法規(guī)性文件包括上級頒發(fā)的有關(guān)環(huán)保方面的方針、規(guī)定、條例、辦法；本站的規(guī)章制度、檔案管理制度。通過界定文件資料的受控范圍，明確文件資料管理的職責范圍，做到有的放矢。

（1）按ISO17025標準要求，編寫《文件資料控制程序》程序文件、《文件資料管理控制》作業(yè)指導書，對文件資料的形成到歸檔保管（銷毀）的全過程進行嚴密設(shè)計和全方位控制，確保有效版本在實施過程中正常運行；文件資料的控制記錄一般以表格的形式，表格設(shè)計要適當，既能反映控制特性，又有足夠的信息量，；表格還應(yīng)標準化、規(guī)范化，并具有唯一標識，便于歸檔。這樣可使文件資料控制做到有法可依、有章可循，有據(jù)可查。

（2）文件資料發(fā)布前應(yīng)由授權(quán)人員審核批準，如《質(zhì)量手冊》、《程序文件》、《作業(yè)指導書》分別由站長、技術(shù)負責人、質(zhì)量負責人審批、發(fā)布。文件資料控制要素的主管部門負責人確定文件資料是否受控，簽發(fā)《文件資料受控確認表》；由技術(shù)負責人根據(jù)工作需要確定受控文件資料的發(fā)放范圍，簽發(fā)《受控文件資料發(fā)放范圍表》。交文件資料控制部門進行編號、登記。

（3）文件資料的控制標識，應(yīng)盡量簡便易行，方便操作，只要能達到控制的目的即可。標準中沒有對文件資料作出規(guī)定的控制方法，因此就需要文件控制部門在實施中進行統(tǒng)一。對受控文件資料的文件編號，可以采用“單位&文件資料名稱&順序號”的漢字拼音字母進行編制；對受控文件資料的受控編號，我們采用“文件資料名稱&順序號”的漢字拼音字母進行編制，使每份受控文件都有唯一編號，并在文件資料的右上角加蓋受控章，填上受控號。

（4）文件資料的登記，應(yīng)按質(zhì)量體系文件、技術(shù)性文件、行政管理及法規(guī)性文件分門別類進行登記；先進行受控文件資料目錄登記，再進行受控文件發(fā)放登記。一是文件條目比較清楚，易于查閱；二是方便文件資料的補充、清退、更換等的登記，利于控制；三是充分反映出所有受控文件的現(xiàn)行狀態(tài)及相關(guān)信息。

（5）文件資料的發(fā)放，應(yīng)按審批后發(fā)放范圍進行發(fā)放，填寫《受控文件資料發(fā)放表》，在發(fā)放表中填上文件名稱、文件編號、受控編號，由領(lǐng)用人簽名領(lǐng)取。

（6）文件資料在實施過程中需要修改、補充和換頁時，填寫《修改文件資料申請表》，須經(jīng)授權(quán)人批準后方可進行，并在修改頁注明修改時間、修改內(nèi)容、批準人簽名；在下發(fā)修改文件資料的同時，及時收回已失效或作廢的文件資料，對作廢文件資料加蓋作廢章，與有效版本分別存放。從而保證文件資料的使用是有效版本，防止錯用、誤用。

（7）文件資料的跟蹤更新，由文件資料控制部門隨時跟蹤更新文件資料的有效性，定期進行監(jiān)測方法、監(jiān)測標準的查新，保證文件滿足使用和符合實驗室質(zhì)量方針的要求。

（8）文件資料在清退銷毀時，應(yīng)填寫《銷毀文件清冊》逐級審批后進行銷毀。

為提高文件資料的控制和管理質(zhì)量，由內(nèi)審組、管理評審組定期進行審核和現(xiàn)場預(yù)審組進行預(yù)審，強化對文件資料的動態(tài)管理。

（1）對自行編寫的文件資料，由技術(shù)負責人對文字、內(nèi)容進行審核。要求職責分明、語氣肯定、結(jié)構(gòu)清晰、文字簡明、格式統(tǒng)一、文風一致。程序文件的內(nèi)容必須與質(zhì)量手冊的規(guī)定相一致，具有協(xié)調(diào)性、可行性和可檢查性。

（2）及時掌握文件資料補充、修訂和更改信息，清理作廢版本。及時準確掌握上級及本站的技術(shù)文件資料的頒布、補充、修訂和更改的最新信息，編制作廢文件清單，發(fā)放到實驗室，同時收回已失效或作廢的文件資料，對作廢文件資料加蓋作廢章，對無參考價值的作廢文件登記造冊，審批后銷毀。

（3）定期審查文件，使其具有適應(yīng)性、可操作性和有效性。必要時進行修訂，保證持續(xù)適用和滿足使用的要求。

（4）科學整理和保管文件資料。文件資料控制部門應(yīng)將實驗室認可工作與實驗室建檔工作同步進行，隨時掌握工作進度，隨時做好文件資料的形成、積累，并進行科學的分類、編目、造冊，保管好文件資料，改變事后檢查做法，加強“過程控制”；對已經(jīng)形成的材料的數(shù)量、質(zhì)量定期進行審查，發(fā)現(xiàn)不合格及時提出修改意見，并跟蹤修改結(jié)果，確保文件資料的完整性、準確性。

（5）加強文件資料的驗收。認可現(xiàn)場評審前先進行文件資料驗收，因為其他各方面的評審，都以文件資料為依據(jù)。對全部文件材料進行審查鑒定，即可以保證文件的齊全完整，還可以使文件資料的質(zhì)量符合要求。

（6）利用站信息管理平臺，做出特色。在站信息管理平臺上建立實驗室國家認可文檔，將質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書等受控文件在局域網(wǎng)上發(fā)布，授權(quán)使用；文件資料的新增、修訂、更改和作廢信息及時在網(wǎng)上發(fā)布，并利用質(zhì)量控制的方法，對電子文件實施全過程監(jiān)控，保證電子文件的真實有效，優(yōu)化工作流，使整個文件資料控制實現(xiàn)動態(tài)管理。