在工作中，人事、財(cái)務(wù)和庫(kù)管經(jīng)常需要管理很多表格檔案。如果不去整理的話，急需使用時(shí)會(huì)大半天找不到文件。其實(shí)只需幾個(gè)步驟，就可以用Excel制作出屬于自己的文件檔案管理系統(tǒng)。主要的思路是新建一個(gè)excel批量生成文件名稱來(lái)管理這些文件，然后批量創(chuàng)建超鏈接，點(diǎn)擊超鏈接即可打開相應(yīng)的文件，主要效果如下圖：

一、快速添加分類名稱

下面是一份文件清單，其中包括了Excel文件，PPT文件和PDF文件。我們現(xiàn)在需要給每一份文件添加分類名稱：Excel/PPT/電子書。

1.添加標(biāo)題行，打開篩選器

在第一行之前插入新的一行作為標(biāo)題行，分別起名為“文件名”和“備注”。單擊右鍵打開篩選器。

2.篩選出所有的excel文件，輸入分類名稱

按照不同的文件類型，在篩選彈窗中輸入字符進(jìn)行篩選。例如excel文件的名稱包括“.xlsx”和‘.xls’字符，分別輸入對(duì)應(yīng)的字符搜索即可。篩選完成后全選備注列，輸入分類名稱,下面以excel作為示范，按住”ctrl+enter”，填充所有選中的單元格。

3.重復(fù)步驟2，分別對(duì)ppt文件和pdf文件進(jìn)行篩選

二、按照類別查看文件列表

有時(shí)需要按照文件的類別分類查看文件，這時(shí)備注列就有大作用啦。點(diǎn)擊備注下方的三角形，彈出篩選彈窗。這里可以查看我們前面設(shè)置好的分類名稱，勾選需要查看的文件類型，點(diǎn)擊確定即可。如果需要查看全部文件，選中“全選”即可。

三、批量創(chuàng)建超鏈接

在C列創(chuàng)建超鏈接，有了超鏈接，點(diǎn)擊即可查看對(duì)應(yīng)的圖片、excel文件或者其他文件。主要用到的函數(shù)是HYPERLINK函數(shù)。

1、在C2單元格中輸入公式

我們分析一下C2的公式，就是兩個(gè)參數(shù)：

=HYPERLINK("文件所處的文件夾路徑/","點(diǎn)擊打開")

那么我們?nèi)绾潍@得自己文件所處的路徑呢？

找到自己文件所處的文件夾，單擊右鍵，在彈窗中選擇“屬性”，在屬性彈窗中，復(fù)制“位置”后面的字符。

將復(fù)制到的路徑，粘貼到excel的一個(gè)單元格中，并且在路徑最后加上“/”，作為備用。我得到的路徑如下圖，紅框中“/”一定要加上：

2、的含義

&的作用是連接字符，因?yàn)槲覀兘?jīng)過第一步已經(jīng)得到了文件所處文件夾的路徑，但是超鏈接必須要精確到哪個(gè)文件，所以最后要連接上文件名。A列有對(duì)應(yīng)的文件名稱，所以直接連接對(duì)應(yīng)單元格的值就行。

3、“點(diǎn)擊打開”的含義

超鏈接會(huì)顯示成“點(diǎn)擊打開”這四個(gè)字，這是自定義的，如果你設(shè)置成“超鏈接”，在表格中，就會(huì)顯示成“超鏈接”，如下圖

4、按住自動(dòng)填充手柄，往下拉動(dòng)，就可以自動(dòng)創(chuàng)建超鏈接

注意點(diǎn)：

1、所有的文件都必須要在同一個(gè)文件夾中，不然就不能用自動(dòng)填充功能；

2、如果點(diǎn)擊超鏈接之后，彈出安全提示彈窗，請(qǐng)點(diǎn)擊確認(rèn)授權(quán)，因?yàn)椴煌浖M(jìn)行了鏈接，所以會(huì)出現(xiàn)這個(gè)彈窗。

操作是不是非常簡(jiǎn)單，但是效果非常震撼？

當(dāng)然，如果你需要按照前面的步驟在Excel表格中管理文檔，首先需要一份文件清單。公司里有成百上千的文件，難道需要一個(gè)個(gè)輸入嗎？這樣的效率超低而且非常容易出錯(cuò)，如果名字錯(cuò)誤，那鏈接就會(huì)失效。

最后，告訴大家一個(gè)快速提取文件名到excel的方法，不管有多少文件，一鍵獲得所有文件名。

四、批量獲得文件名清單

在桌面新建一個(gè)文本文檔，寫入“DIR *.*  /B >文件名列表.CSV”代碼。如下所示：

點(diǎn)擊“文件”-另存為“獲得文件名.bat”文件。

把這個(gè)文件移動(dòng)到需要獲取文件名的文件所在文件夾中，雙擊運(yùn)行，就會(huì)生成一個(gè)名為“文件名列表.CSV”的文件，打開該文件，把“文件名列表.CSV”和“獲得文件名.bat”刪掉，就是文件夾所有的文件名清單。

注意點(diǎn)：

1、必須把“獲得文件名.bat”文件放到需要獲取文件名的文件所在文件夾中；

2、如果想獲得文件夾A中所有文件名，但是文件夾A中又有文件夾B,必須將“獲得文件名.bat”再?gòu)?fù)制到文件夾B下，雙擊運(yùn)行，這樣才可以獲得所有文件名。

3、這個(gè)只適合windows系統(tǒng)

五、小結(jié)

非常簡(jiǎn)單實(shí)用的一個(gè)文件管理系統(tǒng)，幾乎每個(gè)人在工作中都需要用到。這個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了批量獲得文件名、分類查看文件以及創(chuàng)建超鏈接的功能。同時(shí)可以根據(jù)自己公司的需求，添加新的功能，完善這個(gè)文件管理系統(tǒng)。

知道了原理，趕緊動(dòng)手試試，不要讓自己的文件管理混亂哦，不然查找真的不方便