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▲ 作者：應芳萍，商務簡報教練，PPT專業(yè)培訓師。 編輯：丸子君 ★ 本文整理自GHR云課堂，萬人參與，五星好評 如何更好完成工作匯報，做出邏輯清晰的PPT，是眾多職場人在實際工作中都會遇到的問題。 但現(xiàn)實的畫風常常是這樣的：
其實，工作匯報是有套路的，我們之所以覺得匯報難，是因為被這兩個維度限制住了：一，思考的維度，二，制作的維度。 你只需要記住并熟練運用下面的『一句話公式』，就可以突破上述局限，節(jié)省用來苦苦思考的時間，效率提升50%！ 工作匯報一句話公式 要突破上面所說的兩個極限，可以把工作匯報的內容分成兩塊：一，在工作匯報前應該思考哪些內容，二，如何快速呈現(xiàn)一個好PPT。 在此基礎上，工作匯報可產生一句話的公式。簡單來說就是：主體在多長時間內，向誰，用什么結構做工作匯報，以期達到他的匯報目的。 主體 時長 受眾 目的 結構 公式包含五大要素，其中前四個要素都會影響到后面的工作匯報應該呈現(xiàn)怎樣的結構，即匯報主體、匯報時長、匯報對象和匯報目的。先把四個要素理清楚，才能明確之后采用什么結構來組織工作匯報。 基本原則 工作匯報最主要的基本原則：“利他性原則”。 利他性聽起來非常簡單，包含兩個要素，一個是他，另一個是利。中國漢字中的『遞』完全包含了利他性原則，既要方便別人接也要方便別人看、別人拿，才可以稱之為遞。遞身份證和機票還好，但如果在辦公室遞剪刀呢，是直接用尖對著別人還是手柄留給別人？這就是利他性原則。 利他性里面的『他』是聽眾嗎？工作匯報中，從層級角度講，會包含上級、平級，或者下屬。無論給上級匯報工作，跟平級去溝通，還是給下屬布置任務，都屬于匯報的一種。 『他』——就是指工作匯報四要素中的『匯報對象』。 同樣匯報內容，上級所關心的、平級所關心的，以及下屬所關心的不會一致。
匯報主體 主體分為兩種，一種是為自己，第二種是為他人。 做PPT最幸福的就是為自己做PPT，自己講自己做，按照自己的思維包括自己分析的受眾，加以結合從而整理出自己思路。 做PPT最悲慘的就是為別人做PPT，很多時候不是在改PPT而是在推倒重來。如果真的是做一份給別人去講的PPT，一個建議是無論簡單還是復雜，一定先要跟對方提前達成共識，把框架列出來說明要涉及到具體的方面是否可行。 匯報時長 關于時長，時長對匯報結構會產生較大影響。 原則上時長不同，應該給出不同的匯報內容，可現(xiàn)實是什么樣呢？舉例來說，領導原計劃給出40分鐘來做工作匯報，可因突發(fā)情況，匯報必須壓縮至20分鐘。從40分鐘到20分鐘，縮短一半，怎么辦？是快速把PPT過一遍，還是把前面講得比較詳細但后面匆匆結尾？ 時長分為四種： 1、時間充分：講整體，完完整整表述； 2、時間緊湊：選擇重要章節(jié)、部分來講； 3、時間緊張：挑選其中三個重點來講； 4、電梯法則：完全沒有時間仔細聽匯報，用一句話或者用兩句話來概括。如果領導只有電梯里的60秒，你只能講一句話，講什么？講最重要的那個結論，最能夠吸引的那個點，以便你的領導可以給你更多的時間聽你匯報。 匯報目的 四要素最后一個，也是最重要的一個是匯報目的。 一般來說，工作匯報的目的會有三種： 1、理解型目的。工作成果的展示就是做了什么，沒有做什么，未來即將做什么，這種可以都把它稱為希望對方理解的內容，意思是不需要你做什么，只要聽我講就可以了，這是一種目的。 2、反饋型目的。比如說希望領導審批，希望領導給予建議或者是兩個方案當中需要給出判斷，這種稱之為希望反饋型。 3、行動型目的。當我們去布置工作的時候，工作匯報的目的是希望對方馬上行動，或者是旁部門需要協(xié)助的時候也是這種目的，需要對方馬上行動，當你去請求一種資源支持的時候，其實你的內心也是有一種目的，就是希望領導盡快給你錢，給你人，這種時候也是希望對方以行動為目的。 三種不同的目的，目的越往下，作用越大，如果工作匯報永遠只停留在第一層，以理解為目的，那么老實說在我看來跟Word一樣，只要提交Word就可以了，完全沒有必要做成PPT。 三種不同的目的，所對應的工作匯報的結構也必將發(fā)生完全的改變。 一般來說結構會有四級： 1.0——主觀結構 一般在工作匯報當中不太會出現(xiàn)。 2.0——客觀結構 可分為區(qū)域、男女、大小、時間、屬性，這個可把它稱之為客觀的存在。 3.0——模型結構 營銷當中的4P，5W1E甚至是SWOT分析，都把它稱為模型結構。 4.0——行動結構 當你的目的是希望對方行動，一定要注意用行動結構來做工作匯報，行動結構一般包括按照行動的主體、男女、時間、成本或價值來分。 下面一個案例來自于一家銀行。銀行一般會收集客戶的滿意度，就在門口放置客戶滿意度的調查，調查完以后匯總成資料。那么這個資料怎么來進行分類，才是最優(yōu)化的效果？ 1、分為好的和不好的，哪些是對我們銀行滿意的，哪些是對我們銀行不滿意的。 2、如果希望客戶反饋意見，能夠產生實效，就需要多做一步工作。很多人會在不滿意里面再往下分，不滿意里面我可以分為對硬件不滿意，對軟件不滿意。 但是，如果把內容分類到這個層級，各個部門或者是責任人是否能夠最準確理自己所屬部分？ 那如果你希望客戶反映的馬上能夠產生實效或者是馬上能夠在銀行當中進行推廣，最有效的方法應該如何來分？ 應該用行動結構來分。舉例來說： 1、可以按照主體分，按照各個不同的部門來分類。 2、可以按照解決的時間分，在這不滿意的建議里面有一些是很快花幾分鐘就能解決的，但也許有一個項目周期才能解決的，就知道有哪些比較容易，有哪些會比較難。 3、可以按照成本分，有一些改變是可以不花錢，有一些改變也許花大價錢的，根據(jù)價值，判斷是否應該做或者放在那個階段做。 通過這樣分類可以快速排列優(yōu)先次序。按照這個思路，對PPT內容進行改版，又會變成什么樣子呢？一分二為，分成上下兩個部分，第一個部分叫工作通道，第二部分叫所需支持，在所需支持部分，把內容完全拆分，把工作內容和所需要支持的部門以及立即需要支持的時間全部分列。 結構性思維 工作匯報中，很多時候大家還沒想明白就隨手做了，這會導致兩種狀況： 第一種：復制粘貼，就是把以前工作匯報的內容復制一遍； 第二種：填空，就是拿公司現(xiàn)有模板在標題的位置填空，在正文部分填空。 很多時候這種機械式做法會禁錮了思維，導致員工不去思考要針對誰講，要花多長時間，以及最終要實現(xiàn)的目的是什么。 結論先行在PPT當中的應用 這個點大家用起來非常方便，但是并不代表它沒有難度。當PPT的這一點改變的時候，它會引發(fā)一系列的改變。PPT一定要結論先行嗎？不一定，寫文章有總分、分總、總分總之說。 下列兩種情況需要結論先行： 1、原因太復雜 2、時間不夠 這兩種狀況需要大家不僅在做PPT時，而且在溝通時都要結論先行。跟別人溝通的時候，一旦出現(xiàn)別人問你或者你問別人：你到底想說什么，就是問你的結論是什么。這種情況下要做的就是——告訴對方你的結論。 結論先行在PPT里會有兩種應用： 1、單頁應用 單頁PPT的結論先行，也稱為大字報型PPT。很多人看到大字報型PPT的樣式覺得很眼熟，其實工作匯報中大字報型PPT非常多，原因是模板中一般標題較大，正文相對較小，所以做出來的PPT長得都很像大字報。但大字報型PPT的要求有明確的規(guī)定，當標題和結論一致，才能把這個內容稱為大字報型的PPT。 當在PPT頁面輸入一個直觀結論時，這個頁面所有內容都會為結論去服務。 如果不圍繞一個結論服務，會導致內容變得多而雜，思路也會變得混亂，因為不知道單頁PPT想表達什么。 所以無論是文字頁面的PPT還是圖表頁面的PPT，請大家去遵循一個道理，先找出單頁PPT的結論是什么，當我們把結論代替原有的標題，內容會發(fā)生改變。 2、多頁應用 當一個PPT的內容比較復雜，或者是頁數(shù)比較多的狀況之下，一般建議多加一頁總述頁，在總述頁中把后面的內容先做一個提煉和概括，繼而描述具體內容。 這里有一個淘寶大學的真實案例，頁數(shù)比較多，這里面用了第二部分，淘代銷的基本流程，把它稱之為分目錄 我們看到，所有頁面標題都被章節(jié)的名稱《淘代銷的基本流程》代替了，這是一個非常危險的事情。 PPT的標題，就像是一份報紙的頭版頭條，這是PPT最重要的一個位置，不能把報紙頭版頭條讓給章節(jié)目錄，不能李代桃僵。 上述PPT如何修改？ 修改時，可在PPT中先多增加一頁總述頁，主要用于概括下邊的這些步驟怎么完成。 因為流程步驟比較復雜，第一步第二步，第二步里面還有一二三，第三步里面還有一些步驟，所以應該先用一頁把這個內容講清楚。 首先表明這7頁PPT當中想講的是三個步驟，第一個叫挑選，第二個叫認領，第三個叫發(fā)布，那么在認領當中他還有三步，在發(fā)布當中他還有四步，通過這樣的方式讓大家先明確他所涉及的內容然后再來講挑選、認領和發(fā)布。 結論一： 無論如何修改PPT，永遠遵循的一個原則是——利他性原則。無論是調整內容還是用結論先行，其實都為了這個目的，利他性一般保證兩個點，第一個要保證大家看得見，第二個幫助別人能夠看得懂。 結論二： 工作匯報有一個非常大的基準點叫解決問題，推進工作進度，PPT不管做得多美化，多漂亮，首先一定要把事情講清楚。而結論先行是一種有效的呈現(xiàn)方式！
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