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輕松玩轉(zhuǎn)Word替換,工作不再事倍功半

 秀美紅河 2017-02-14

經(jīng)常使用Word編輯文檔,難免會(huì)使用到其“替換”功能,對(duì)于大多數(shù)普通用戶而言,用的最多的可能就是將一篇文檔中的某個(gè)詞語全部替換成另外一個(gè)詞。而實(shí)際上,Word替換可以幫助我們批量完成非常多的工作,靈活運(yùn)用,事半功倍,今天就給大家詳細(xì)講講。



在講替換之前,需要先認(rèn)識(shí)兩個(gè)符號(hào):一是在Word中按Shift  +  Enter 鍵會(huì)產(chǎn)生的一個(gè)換行符,用【^l】(line)表示;另外一個(gè)就是直接按Enter鍵產(chǎn)生的一個(gè)回車符,用【^p】(paragraph)表示。


下面切入正題,跟我一起玩轉(zhuǎn)Word替換替換大法。

一、快速刪除空格

如果一篇文檔中包括有大量的雜亂無章的空格,或者有時(shí)從網(wǎng)絡(luò)上復(fù)制過來的文檔,經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)段首用空格控制縮進(jìn),而對(duì)于一個(gè)熟練的編輯者來說,是不能容忍自己的文檔中出現(xiàn)這樣的符號(hào)的。如果要把這些多與的空格刪除,我們通常需要不停移動(dòng)鼠標(biāo),然后一路DEL,Del,Del……,但如果我們利用Word替換,則可輕松搞定。


操作方法:打開文檔,按Ctrl+H,打開【替換】對(duì)話框,在“查找內(nèi)容”的文本框中輸入一個(gè)空格,“替換為”文本框中不用輸入任何內(nèi)容,直接單擊“全部替換”,即可一次性將整篇文檔中所有的空格全部刪除。



二、將網(wǎng)上下載文章中的換行符轉(zhuǎn)換為分段符

有時(shí)從網(wǎng)上復(fù)制過來的文字會(huì)發(fā)現(xiàn)文檔是用換行符來控制額段落,如下圖所示:

此時(shí)如果用格式設(shè)置段落縮進(jìn)時(shí)我們會(huì)發(fā)現(xiàn),圖示中的內(nèi)容,除了第一條縮進(jìn)外無法,其余各行是不會(huì)縮進(jìn)的,因?yàn)樗麄儽旧硎且粋€(gè)段落,只是分行顯示,我們需要將所有的換行符變換成分段符。


操作方法:打開【替換】對(duì)話框,在“查找內(nèi)容”的文本框中輸入“^l”,在“替換為”文本框中輸入“^p”,直接單擊“全部替換”,即可一次性將整篇文檔中所有的換行符替換為分段符,而不需要手工逐個(gè)修改。



三、刪除空段

同樣是從網(wǎng)絡(luò)上復(fù)制過來的文檔,有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn),每個(gè)段落的中間還有一個(gè)空段,在編輯的過程中就需要將其刪掉,而這項(xiàng)工作,替換同樣可以幫你完成。


操作方法:打開【替換】對(duì)話框,在“查找內(nèi)容”的文本框中輸入“^p^p”,在“替換為”文本框中輸入“^p”,直接單擊“全部替換”,即可將整篇文檔中多與的空段落刪除。如果一個(gè)地方有兩個(gè)或更多的空段落,只需要多點(diǎn)擊幾次“全部替換”即可。



四、使用通配符進(jìn)行模糊替換

如果一篇條例、規(guī)章類的文檔中有圖示“第一條、第二條……”類的文字,我們?cè)诰庉嫷倪^長(zhǎng)中需要將其標(biāo)紅,方便查看修改,也可以直接利用替換功能,一次完成。


操作方法:打開【替換】對(duì)話框,在“查找內(nèi)容”的文本框中輸入“第*條”,將光標(biāo)置于“替換為”文本框點(diǎn)擊【更多】按鈕,選中“使用通配符”,再點(diǎn)擊左下角【格式】-【字體】按鈕,將中文格式設(shè)置為字體紅色,確定,最后單擊“全部替換”,即可將所有“第*條”的內(nèi)容標(biāo)識(shí)為紅色。




五、格式替換

如果一篇文檔中一部分文字具有異于其它文字的某一格式,可以將這種格式再替換為另外一種格式。如圖,一部分文字是藍(lán)色,如果覺得藍(lán)色欠妥,可以批量將其修改為綠色。


操作方法:打開【替換】對(duì)話框,將光標(biāo)置于“查找內(nèi)容”的文本框中,點(diǎn)擊【更多】按鈕,再點(diǎn)擊左下角【格式】-【字體】按鈕,將中文格式設(shè)置為字體藍(lán)色,再將光標(biāo)置于“替換為”文本框,點(diǎn)擊左下角【格式】-【字體】按鈕,將中文格式設(shè)置為字體紅色,確定,最后單擊“全部替換”,即可


輸入“第*條”,將光標(biāo)置于“替換為”文本框點(diǎn)擊【跟多】按鈕,選中“使用通配符”,再點(diǎn)擊左下角【格式】-【字體】按鈕,將中文格式設(shè)置為字體紅色,確定,最后單擊“全部替換”,即可將所有“第*條”的內(nèi)容標(biāo)識(shí)為紅色。

如果此例中,“替換為”文本框中不選擇任何格式,也不輸入任何內(nèi)容,全部替換時(shí),則可完成將這一格式的內(nèi)容全部刪除的任務(wù)。

以上所講的幾種替換方法,也可以只選中部分文字對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的操作,而不對(duì)整篇文檔產(chǎn)生影響,這需要根據(jù)具體情況來定。

替換只是Word的一個(gè)普通功能,但解決問題的思路需要我們?cè)诰唧w應(yīng)用的過程中逐漸揣摩和研究。靈活運(yùn)用,我們也許就不用5+2,白加黑地工作了。

(文章來源:簡(jiǎn)書作者 空中的紙飛機(jī))

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