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北京宏健仁和律師事務所 全程合同管理體系建設服務標準
本標準規(guī)定了北京宏健仁和律師事務所提供的全程合同管理體系建設服務產品的術語和定義、服務執(zhí)行機構、流程、服務內容與方法以及檢查、報告與記錄等要求。 本標準適用于宏健仁和律師事務所對企業(yè)提供全程合同管理體系服務活動的管理。
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
下列術語和定義適用于本標準。 3.1合同 本標準所稱合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。勞動合同管理不適用本標準。
3.2 合同管理 本標準所稱合同管理是指企業(yè)對以自身為一方當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。 3.3 企業(yè)法律風險 本標準所稱企業(yè)法律風險，亦可稱為法律性風險，是指企業(yè)預期與未來實際結果發(fā)生差異而導致企業(yè)必須承擔法律責任，并因此給企業(yè)造成損失的可能性。 3.4 法律風險防范 本標準所稱法律風險防范，指通過一定的機制、手段來發(fā)現(xiàn)、預防因不了解或違反法律規(guī)范而產生的不利結果。 3.5 合同管理責任 本標準所稱合同管理責任是指合同承辦人員、管理人員、審查人員、審批人員及其他相關人員在合同起草、談判、審查、簽約、履行及合同的變更與解除、糾紛的處理過程中，由于其故意或過失給公司造成損失所應承擔的責任。 3.6合同檔案 本標準所稱合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是企業(yè)為維護自身的合法權益而采取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以完整保存與合同相關的證據(jù)材料，如果有糾紛一旦發(fā)生，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護企業(yè)的權益。
4.1協(xié)助企業(yè)梳理合同管理流程，企業(yè)營運系統(tǒng)的合同控制，建立符合企業(yè)需求合同控制管理體系。 4.1.1完成一套標準的合同流程梳理，內容涵蓋企業(yè)及其子企業(yè)的業(yè)務范圍； 4.1.2審閱合同管理制度和流程文件，提出審核意見； 4.1.3梳理和測試企業(yè)現(xiàn)有合同管理體系的缺陷，編制《合同管理體系測評報告》，并推動整改； 4.1.4修訂企業(yè)相關崗位的合同管理職責和授權審批體系； 4.1.5根據(jù)《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》和《企業(yè)內部控制應用指引》，編制《全程合同管理控制手冊》和《合同管理制度評價手冊》； 4.1.6根據(jù)協(xié)議完成全程合同管理體系建設和運用的宣貫培訓。
5.1本服務由律師所統(tǒng)一受理，按照任務內容指定具有執(zhí)業(yè)能力的律師執(zhí)行。 5.2本項服務由法律調查中心、法律設計中心、行政事務中心具體組織執(zhí)行。
6.1通過洽談，與企業(yè)簽訂法律服務合同。 6.2根據(jù)企業(yè)的業(yè)務類型及合同管理情況，按以下步驟實施全程合同管理項目：
7.1通過獲取資料、管理層溝通等方式了解企業(yè)的總體架構、授權體系、主要管理流程、業(yè)務流程、合同審批流程與財務流程的銜接等方面的實際情況； 7.2與主要業(yè)務人員訪談，熟悉企業(yè)總部、子公司的主要管理流程，并判斷各個合同管理流程的重要控制點； 7.3執(zhí)行穿行性測試和控制測試，掌握對各流程文件及管理制度的實際執(zhí)行情況，分析具體的合同管理執(zhí)行狀況； 7.4鑒別現(xiàn)有合同管理體系（包括IT系統(tǒng)）的缺陷，并提出改善意見； 7.5協(xié)助企業(yè)明確各合同管理流程中涉及的各部門的職責和分工，明確各流程中關鍵崗位的職責和分工； 7.6對實現(xiàn)合同管理流程目標所需要的授權體系給出框架性建議； 7.7提出合同管理體系修改完善意見； 7.8補充和修訂各項流程文件（含控制矩陣和流程圖）和操作表單（包括IT信息系統(tǒng)）； 7.9集結成冊，編制管理總部的《全程合同管理手冊》及《全程合同管理體系評價手冊》，作為指導企業(yè)總部開展合同管理工作的綱領性文件。
8.1進行項目前期規(guī)劃，識別企業(yè)固有風險、理解各種報表要素、業(yè)務流程風險等，形成資料清單、調查問卷、工作計劃等成果； 8.2對企業(yè)進行合同管理測試，識別現(xiàn)有合同管理系統(tǒng)的不足和缺陷，并提出改善建議，提交《合同管理測評報告》； 8.3交付的成果主要是企業(yè)的《全程合同管理手冊》，其格式和內容，將根據(jù)企業(yè)的具體業(yè)務情況，結合行業(yè)標準，由企業(yè)和律師共同確定；同時，對企業(yè)現(xiàn)有的合同管理制度體系，提出審閱意見； 8.4交付企業(yè)的《全程合同管理體系評價手冊》，作為各企業(yè)檢查評價各項合同管理措施實際執(zhí)行情況的依據(jù)。
9.1由企業(yè)在項目后期組織對律師上述交付的工作成果進行審核、驗收。 9.2審核交付的工作成果是否符合財政部等五部委聯(lián)合下發(fā)的《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》、《企業(yè)內部控制應用指引》、上海證券交易所的《上市企業(yè)內部控制指引》或深圳證券交易所的《上市企業(yè)內部控制指引》的要求。屬于上市公司，還應符合上海證券交易所的《上市企業(yè)內部控制指引》或深圳證券交易所的《上市企業(yè)內部控制指引》。 9.3主要參考的標準： 9.3.1《企業(yè)內部控制應用指引》相關的控制目標、風險因素、控制措施等是否得到體現(xiàn)； 9.3.2《企業(yè)內部控制評價指引》相關的評價目標、評價原則、評價要求、評價結果及工作底稿等，是否得到體現(xiàn)； 9.3.3是否符合企業(yè)現(xiàn)行的管理制度和生產經營實際情況。
10.1通過項目培訓和知識轉移，提升企業(yè)及職工對全程合同管理系統(tǒng)的認識和操作水平。 10.2在項目執(zhí)行過程中與企業(yè)內控團隊協(xié)同作業(yè)，為企業(yè)培養(yǎng)一支可獨立運作的專業(yè)團隊，使全程合同管理工作具有可延續(xù)性。 10.3在測評階段、設計階段和項目結束等時點，分別組織專題培訓： 10.3.1 第一階段的培訓內容——基本概念和一般實務 《全程合同管理構架與實務》 10.3.2 第二階段的培訓內容 ——合同管理文檔的設計、執(zhí)行和評價 《合同管理制度的編寫和流程圖的繪制》 《企業(yè)合同管理自我評價程序和方法》
11.1本標準由律師事務所標準化委員會發(fā)布。 11.2本標準由標準化委員會修訂。 11.3本標準自發(fā)布之日執(zhí)行。 |
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