從2013年雙11起，秋葉團隊的第一門課程上線，已經(jīng)過去了三年，已經(jīng)有超過7萬名學員，品牌影響力也越來越大。

除了秋葉老師，團隊里的其他小伙伴也都漸漸有機會被全國高校社團邀請去學校講座，比如老秦已經(jīng)受邀有過52場的高校講座分享，覆蓋上萬大學生聽眾。

▲老秦有一天會不會出現(xiàn)在你的學校？

在被社團邀請過程中，可以觀察到很多同學熱情有余、做事情積極但不專業(yè)，常常是犯了很多錯誤自己也不知道。尤其大部分人感覺「不就是把人叫過來講兩小時么，有啥難的？」那就大錯特錯了，一場線下活動的復(fù)雜程度，遠高過從未有活動組織經(jīng)歷的人的想象。

并不是苛責同學們做的不好，能夠在大學里多經(jīng)歷一些，已經(jīng)走在了大部分同齡人前面，只是要謹記——

「你經(jīng)歷過的事情并不一定能成為你的經(jīng)驗，除非你能把你的經(jīng)歷總結(jié)下來，成為別人可以參考的內(nèi)容，這才是經(jīng)驗。」

從個人發(fā)展來說，只有能夠成為別人可以復(fù)制、執(zhí)行的經(jīng)驗，你才能解脫成為一個合格的帶頭人，才有機會脫穎而出成為團隊的管理者。

從個人成長來說，只有經(jīng)?？偨Y(jié)才能形成結(jié)構(gòu)化思考，學會用流程框架來縱觀全局，這種框架積累的越多，綜合能力就越強。

一次活動中，「嘉賓」經(jīng)常是活動成功舉辦的關(guān)鍵。

最近是講座旺季，秋葉老師和老秦都收到了大量的講座邀請，今天我就在秋葉老師一篇博文的基礎(chǔ)上，以嘉賓視角做主線，為大家分享一下關(guān)于做線下講座的流程。

本文有這樣幾個作用：

第一，示范結(jié)構(gòu)化思考，如何通過結(jié)構(gòu)化總結(jié)形成框架流程；

第二，以后在遇到講座邀請，就可以把這篇文章發(fā)給辦講座的同學做參考，提高雙方的溝通效率，經(jīng)常受邀參加線下活動的朋友也可以收藏；

第三，希望能成為經(jīng)常舉辦講座的組織方的執(zhí)行手冊，提高專業(yè)感，

第四，本文雖然是以辦講座為例，但對于聚會、讀書會、沙龍等其他活動形式道理相通，亦可借鑒。

邀請嘉賓講座可以分為五個大階段

活動策劃
嘉賓預(yù)約
正式邀請
現(xiàn)場活動
活動總結(jié)

▌階段一：活動策劃

邀請嘉賓做講座的社團五花八門，但實際上一個社團要發(fā)展，應(yīng)該有自己的定位，不能滿足于邀請了名人講座，要想想：

自己社團發(fā)展需要邀請怎樣的名人？

針對怎樣的目標群體？

做怎樣的分享？

▲社團講座活動策劃要點一覽表

這里面的關(guān)鍵是，活動主題要讓目標人群感興趣，而且能得到官方認可。

沒有第一個條件，活動組織不起來；沒有第二個條件，活動連組織的條件都沒有。

有的同學在網(wǎng)上和嘉賓預(yù)約講座，卻根本沒有事先和學校溝通好，先和嘉賓溝通了半天然后再去找學校時被學校拒絕，再很遺憾告訴嘉賓「老師對不起，學校不同意」，這樣就是犯了初級錯誤。

要記得「必須先得到內(nèi)部許可再做邀請」——對外溝通必須先在內(nèi)部搞定關(guān)鍵資源，有把握才能邀請嘉賓，否則就會浪費大家的時間。

學校難免還會有一些官方活動安排，可能會有日程沖突，這些也應(yīng)該由社團同學自己提前先搞清楚，避免臨時發(fā)現(xiàn)借不到場地的尷尬。

▌階段二：嘉賓預(yù)約

如今通過微博、微信等社交平臺就可以直接聯(lián)系到嘉賓，但這種方式最大的問題是——不正式。

一方面，很多同學直接當聊天場景用，根本沒有意識說清楚關(guān)于學校以及活動的相關(guān)背景，有同學居然連是哪個學校都不告知，這讓嘉賓如何判斷？

另一方面，通過微博微信的聯(lián)系，又很容易被淹沒，嘉賓越是名人越是私信多，還有各種騷擾，很容易遺漏和檢索。

所以最佳的方式是發(fā)一封活動預(yù)約郵件。

像很多嘉賓，在自己博客簡介、微博主頁、微信菜單里都提供了聯(lián)系方式，但是很多同學并沒有去找，只知道問「你的郵箱是多少？」，這顯得很不認真，一個不認真的態(tài)度很容易減分，難免讓嘉賓對主辦方的專業(yè)度產(chǎn)生質(zhì)疑。

而對于大部分大學生來說，能夠?qū)懸环馊?、簡潔、清晰的預(yù)約郵件也不是很容易，如果你要邀約嘉賓，你至少應(yīng)該說清楚這些事情：

▲邀約郵件關(guān)鍵信息說明

有的同學郵件開篇就是大幅介紹社團，這不是不需要介紹，但先說明你的核心內(nèi)容再介紹更好。

有的同學社團介紹洋洋上千字，能否壓縮提煉到300字內(nèi)更好？畢竟看一封長郵件很費時。

如果邀請嘉賓有時間要求，可以給嘉賓幾個可選的時間段，便于嘉賓考慮行程有無沖突，有時候因為時間沖突不能成行也是正常的。

這個時候同學們應(yīng)該有一些預(yù)案，比如就同一話題，準備幾個備選嘉賓，一個不行就邀請另外一個，爭取把活動搞起來。

如果邀請嘉賓，但是不能解決路費，住宿和餐飲，或者沒有報酬，必須提前說清楚，按正常的情況，誰邀請誰要承擔基本的差旅事宜，總不能讓嘉賓來學校做演講，還自己掏錢倒貼吧？

并不是嘉賓都在意錢，但是作為禮儀，涉及費用的問題要先說清楚，避免后面誤會。況且嘉賓也會考慮講座的成本自己是否愿意承擔，說清楚也好做判斷。

經(jīng)常會遇到這樣的一種情況，學生跟嘉賓用大量時間對接了活動、主題、地點、時間等，全然不考慮成本問題，直到最后才意識到：啊？還得提供差旅??？等會，我去問一下老師……過了一會回來，說「不好意思，我們沒有經(jīng)費，所以只好取消活動……」，這就浪費了雙方大量的時間，造成不好的影響。

還有的同學設(shè)計詳細的預(yù)約函，這很好，但是盡量不要用附件格式，直接粘貼到郵件里面，做好排版，一方面直接通過郵件查看會更方便瀏覽，另一方面其實手機查看郵件的概率更高，用手機端點開附件比較麻煩，會耽誤回復(fù)的效率。

什么叫做做好工作的細節(jié)？——其實就是與人方便、與己方便。

▌階段三：正式邀請

邀約郵件如果能夠得到嘉賓的回復(fù)正式許可并約定時間，下來就應(yīng)該爭取學校的官方批準，這樣才能借教室——借到教室才能夠給嘉賓發(fā)出正式邀請函。

正式的邀請函盡可能簡潔、清晰，前幾天我應(yīng)邀去的北京交通大學，主辦方同學就做了一個不錯的示范：

▲給人的感覺：清晰、直觀、專業(yè)

如果要想考慮地更全面一些，除了一封正式的邀請函，在郵件中要適當重復(fù)預(yù)邀請的內(nèi)容，并給出一些周到的細節(jié)說明。參考如下：

▲正式邀請函關(guān)鍵信息

當然了，正式邀請函發(fā)出后只是工作的開始。五個注意事項——

注意要有「Plan B」意識

要得到嘉賓的正式確認，因為難免有些嘉賓可能時間臨時有沖突，所以要做好預(yù)案，遲早有一天你會知道「Plan B」意識的重要性。

注意宣傳文案的確認

如果宣傳方案得到嘉賓的認可，需要把宣傳的文案給嘉賓確認，這個包括校內(nèi)海報還有微博的文案。

有的同學希望嘉賓來發(fā)微博，覺得影響力大。其實這樣不妥當，應(yīng)該由學校官微發(fā)布活動通知，請嘉賓轉(zhuǎn)發(fā)。由官方賬戶轉(zhuǎn)發(fā)才有公信力，而且看到的也是本校同學。

如果是微博文案，必須考慮是否要說明時間地點主題，還有是否對外開放，如果對外開放應(yīng)該在微博配圖里詳細說明行車地點，便于校外朋友自己查找。

如果看到有人問「怎么去？」，組織方應(yīng)該要用心主動在微博上回復(fù)，否則很多人會問嘉賓怎么走，而嘉賓大多也是第一次去，當然不會知道路線細節(jié)，這會給嘉賓帶來很多不響應(yīng)又感覺不好的麻煩。

注意聽眾情況的介紹

應(yīng)該適當提出一些關(guān)于講座的聽眾細節(jié)。

比如他們是誰、年齡階段、想聽什么、關(guān)注什么問題、是怎樣的水平、目前的困惑/痛點/需求……這都便于嘉賓做一些針對性的準備。

注意微博的發(fā)送技巧

第一不要發(fā)N條微博，反復(fù)頂一條勝過發(fā)N條；

第二微博文案要精心設(shè)計提高吸引力；

第三微博里不要@ 一堆人，應(yīng)該私下邀請同學們轉(zhuǎn)發(fā)，轉(zhuǎn)發(fā)有了一點影響，再請嘉賓轉(zhuǎn)發(fā)，讓嘉賓看到你們的能量，這才是讓大家感覺雙贏的方式。

注意保證上座率

要注意講座的規(guī)模不一定求大，但一定要讓嘉賓感覺到活動組織得很成功，也就是上座率一定要努力保證。

比如你借一個300人教室，最后只來了100人，會場給人感覺就很不好，嘉賓也覺得自己的講座不受重視。

如果這一點做不到的話，就不應(yīng)該請嘉賓來講座，邀請嘉賓來講座卻組織不起來幾個人聽，這是不禮貌的事情，因為浪費社團的精力，也浪費嘉賓的時間。

▌階段四：現(xiàn)場活動

活動當天有三個關(guān)鍵版塊：宣傳、接待和預(yù)熱。

關(guān)于宣傳的幾個建議：

傳統(tǒng)的宣傳方式不說了，到了學校應(yīng)該讓嘉賓看一看，嘉賓看到自己在學校很受重視，會很開心你們的工作。

現(xiàn)在都很重視新媒體，主要是微博微信，如果有微博墻，一定要策劃和引導(dǎo)同學們發(fā)布，如何引導(dǎo)，是有學問的，要有一些同學發(fā)布樣例，讓其它同學明白怎么做。

如果在會場過程中要發(fā)微博，應(yīng)該提前有所準備，不要臨時發(fā)一張照片，然后配一句話，不妨事先想幾句和嘉賓匹配的文案，再配發(fā)多圖微博，效果會更好。

關(guān)于接待的幾個建議：

要在講座開始前一周或者三天短信提醒嘉賓注意行程安排，怕他忙忘了。

要在講座前三天短信接待人電話還有詳細路線，便于嘉賓打車或行車；請務(wù)必短信或微信，這會比較方便嘉賓觀看。

要在講座前一天再次禮貌確認嘉賓日程安排，告知當?shù)靥鞖馇闆r，詢問嘉賓是否需要接車，有可能嘉賓是從別人現(xiàn)場趕過來，不需要你們直接接。

接到嘉賓后要馬上再次和嘉賓確認現(xiàn)場活動流程，有無預(yù)熱，有無其它領(lǐng)導(dǎo)講話，有無其它社團宣傳，有無答疑環(huán)節(jié)，有無過程互動，有無抽獎環(huán)節(jié)，活動后有無合影環(huán)節(jié)，嘉賓對活動整體時間控制要求，還有演講完后住宿安排。具體如何操作，需要給嘉賓簡要解釋說明。

如果有正式餐飲安排，需要給嘉賓介紹主人和陪客，讓嘉賓感覺輕松。如果沒有正式餐飲只是便飯，也需要表示禮貌歉意，并感謝嘉賓支持工作。

如果現(xiàn)場對嘉賓有介紹，介紹文案也需嘉賓再次確認。

如果嘉賓來得比較早，應(yīng)該考慮安排一個休息的地方，準備茶水，并順便問問嘉賓演講時喝什么飲料，有的嘉賓無所謂，有的可能不能喝涼水。

特別要注意嘉賓的演講PPT要求，是否需要投影，是否需要無線話筒，是否用自己的電腦（如果是，需要提前測試筆記本和投影儀是否可用），是否對Powerpoint版本有要求，是否需要遙控筆，是否需要白板，這些細節(jié)需要提前測試和確認。

這些接待細節(jié)，能夠讓嘉賓感覺舒服，就有機會達成長期合作。

這一點，最大的建議就是：形成標準化，最好是執(zhí)行手冊。

手冊還可以隨著經(jīng)驗的豐富不斷優(yōu)化，前人栽樹，后人乘涼。

我印象最深刻的一次是行動派在我出發(fā)前一天發(fā)來的一份嘉賓行程手冊，不但一目了然能夠看到嘉賓在成都三天內(nèi)每一個時間段的流程，還有溫馨的小提示。

▲成都行動派的《嘉賓行程手冊》中的幾頁

在整個三天中嘉賓的感覺非常舒服，感覺主辦方非常了解嘉賓，而且在相應(yīng)的時間段總有準時的溝通與交流，就像實時在身邊的貼心管家。

后來我終于得知了背后的秘密：

▲成都行動派的《助教操作手冊》

原來，幾位接待嘉賓的助教，人手一冊精準的執(zhí)行指南。

所以這個世界上其實沒有什么偶然的超水準，還是那8個字：

不論做什么，認真的人總會換來應(yīng)得到的掌聲。

關(guān)于現(xiàn)場活動流程的幾個建議：

如果有微博互動，需要進場時進行宣傳，建議給入場同學發(fā)一個名片式小卡片提示如何操作，大屏幕往往滾動太快，看不清。

開場應(yīng)該介紹活動流程，有無答疑（請大家提前準備問題，寫到紙條上），有無抽獎（非常重要，留人的關(guān)鍵），是否可以在結(jié)束后合影，如果嘉賓行程緊張，也要事先說明，告知大家今晚嘉賓可能還要趕赴其它地方，不能多留，機會難得，抓住機會提問。

現(xiàn)場活動過程中，要特別注意提問環(huán)節(jié)，因為會場大，提問聲音可能聽不到，提前應(yīng)該測試話筒的音量，安排同學快速傳遞話筒，如果沒有話筒，也要考慮如何方便嘉賓回答，比如收紙條。

活動后會有很多同學可能要找嘉賓簽名或者合影，應(yīng)該考慮引導(dǎo)一個座位給嘉賓簽名，并組織下會場秩序，控制時間，以免耽誤嘉賓的后續(xù)行程。

活動結(jié)束后應(yīng)該有專人安排嘉賓送到目的地，如果嘉賓留宿，應(yīng)該有專人負責嘉賓第二天出行接送，避免嘉賓因為疲勞誤點，或者人生地不熟誤事。

▌階段五：事后總結(jié)

事后總結(jié)分對外宣傳和內(nèi)部總結(jié)。

對外。

對外宣傳包括官網(wǎng)新聞宣傳，還有新媒體宣傳，特別是微博這樣的宣傳，應(yīng)該追求有深度有質(zhì)量。

一條寫得好的微博，不但能夠概括活動的亮點，還會引起參會同學的吐槽，這個好微博也會讓嘉賓開心轉(zhuǎn)發(fā)。

微博的形式可以分“點評+現(xiàn)場多圖照片”，思維導(dǎo)圖或PPT心得等形式，不要滿足于拍個現(xiàn)場照的水平。

對內(nèi)。

全部活動完成后應(yīng)該像我這樣做一個系統(tǒng)總結(jié)，這才是主辦者最大的活動收獲。

什么是好總結(jié)？是別人看了你的總結(jié)知道自己也可以怎樣做，這才是好總結(jié)！

否則你做再多的工作也不過是經(jīng)歷，不是經(jīng)驗！

經(jīng)驗一定是經(jīng)過結(jié)構(gòu)化思考后可以系統(tǒng)復(fù)制的東西。

講座結(jié)束后1~2天內(nèi)應(yīng)發(fā)一封感謝信給嘉賓，感謝他的到來和支持，并且就講座現(xiàn)場反饋給嘉賓一個匯總，也請嘉賓對活動本身有什么建議或不滿希望給予指出，好方便日后改進，留下經(jīng)驗。

另外精選一些現(xiàn)場拍攝的高質(zhì)量的照片做附件給嘉賓留存，一方面非常具有紀念意義，另一方面嘉賓或許會在自己的微博或公眾號文章中使用，這也是重要的形象展示。

寫到這里，不知道你對舉辦一次線下活動是否有了新的認識？

很多人問在大學里沒有拿獎學金，沒有做過部長，沒有參加過大賽……寫簡歷沒有內(nèi)容怎么辦？記住一句話——

「一個優(yōu)秀的人只需要完整做一件事，就能充分證明他的能力。」