平時(shí)，當(dāng)我們需要編排出漂亮的報(bào)告、論文、信函、小冊(cè)子等文檔的時(shí)候，首先會(huì)想到Word，而一旦涉及到數(shù)據(jù)計(jì)算、匯總統(tǒng)計(jì)等問(wèn)題時(shí)，專業(yè)電子表格軟件Excel則成了首選。其實(shí)，Word可不是那種四肢發(fā)達(dá)、頭腦簡(jiǎn)單的排版“花瓶”，數(shù)據(jù)運(yùn)算同樣難不倒它。當(dāng)你既想獲得漂亮的版面設(shè)計(jì)，又需要實(shí)現(xiàn)一些數(shù)據(jù)運(yùn)算的時(shí)候，不妨用“美貌與智慧并重”的Word來(lái)試試。

　　友情提示

　　如果數(shù)據(jù)量非常大，并且運(yùn)算復(fù)雜，則最好還是使用Excel，畢竟Word不是專業(yè)的數(shù)據(jù)管理軟件，它的本職工作還是排版。

　　實(shí)例1：給Word表格添加計(jì)算功能

　　怎樣排出漂亮的表格不是今天的重點(diǎn)，下面的主要目標(biāo)是解決Word中的數(shù)據(jù)運(yùn)算問(wèn)題，我們以簡(jiǎn)單的學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)表的制作為例加以介紹，其實(shí)朋友們可以舉一反三，將下面的方法應(yīng)用到其他多個(gè)領(lǐng)域中，如收支預(yù)算、簡(jiǎn)單投資理財(cái)、購(gòu)物統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)匯總等。

　　第一步：如圖1所示，首先在Word中制作出學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)表，填寫好固定的內(nèi)容及成績(jī)數(shù)據(jù)，那些需要計(jì)算才能得出數(shù)據(jù)的單元格暫且空著。

圖1 統(tǒng)計(jì)表

第二步：首先在張三同學(xué)的總分欄中點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)，然后執(zhí)行“表格→公式”菜單命令，打開(kāi)如圖2所示的公式對(duì)話框，里面已默認(rèn)輸入了公式 “＝SUM（LEFT）”。熟悉Excel的朋友差不多能明白，這個(gè)公式的意思是將該行表格左側(cè)（LEFT）的所有數(shù)據(jù)相加的意思。直接單擊“確定”返回，即可自動(dòng)得到張三同學(xué)的成績(jī)總分了。

圖2 公式編輯

　　第三步：同樣，在李四同學(xué)的總分欄執(zhí)行“表格→公式”菜單命令，這次的公式對(duì)話框中默認(rèn)公式為“＝SUM（ABOVE）”，它的意思是計(jì)算當(dāng)前單元格上方（ABOVE）的所有數(shù)據(jù)，顯然，這里我們依然要計(jì)算的是左側(cè)的數(shù)據(jù)，所以將ABOVE改成LEFT，確定后返回，即可得到李四同學(xué)的各科總分。以此類推，計(jì)算出其他同學(xué)的總分。

　　第四步：接下來(lái)計(jì)算各科平均分。將光標(biāo)置于張三同學(xué)的均分單元格中，依然是執(zhí)行“表格→公式”菜單命令。在公式對(duì)話框中，刪掉默認(rèn)輸入的SUM公式（保留前面的“＝”號(hào)），然后單擊“粘貼函數(shù)”下拉按鈕，選擇“AVERAGE”，這就是計(jì)算平均數(shù)的函數(shù)了。在自動(dòng)顯示的AVERAGE函數(shù)后面的括號(hào)中手工輸入“B2：D2”（此時(shí)完整的公式應(yīng)為：“＝AVERAGE（B2：D2）”），確定后即可得到張三的各科平均分了。

Word表格中的單元格命名規(guī)律

　　上面的公式“＝AVERAGE（B2：D2）”，有的朋友可能不太明白其中的“B2：D2”參數(shù)是怎么得出來(lái)的，其實(shí)它的意思就是：從表格第2行第2列到第2行第4列之間的所有單元格。與Excel類似，Word表格中，列號(hào)以英文字母表示，行號(hào)以數(shù)字來(lái)表示，單元格的名稱則由列、行序號(hào)組合而成，如圖3所示。

圖3 單元格規(guī)則

小知識(shí)

　　在我們點(diǎn)擊“粘貼函數(shù)”下拉按鈕時(shí)，可以發(fā)現(xiàn)Word支持的數(shù)學(xué)函數(shù)有近20個(gè)之多，下面給出這些函數(shù)的簡(jiǎn)介列表，限于篇幅就不詳細(xì)介紹了，有興趣的朋友可以自己翻看Word的幫助文件，研究一下各函數(shù)的使用方法。

表格：Word公式中的數(shù)學(xué)函數(shù)

函數(shù)　　　　　　　簡(jiǎn)介

ABS　　　　　　　絕對(duì)值

AND　　　　　　  與運(yùn)算

AVERAGE　　　　　平均值

COUNT　　　　　  計(jì)數(shù)

DEFINED　　　　  判斷表達(dá)式是否合法

FALSE　　　　　　假

IF　　　　　　　條件函數(shù)

INT　　　　　　　取整

MAX　　　　　　　最大值

MIN　　　　　　　最小值

MOD　　　　　　　余數(shù)

NOT　　　　　　　非

OR　　　　　　　或

PRODUCT　　　    一組值的乘積

ROUND　　　　    四舍五入

SIGN　　　　　   判斷正負(fù)數(shù)

SUM　　　　　　　求和

TRUE　　　　　　真

　　實(shí)例2：快速?gòu)?fù)制公式

　　Word公式其實(shí)就是Word“域”，它是不能用普通的復(fù)制粘貼的方法來(lái)復(fù)制的，所以在上面的例子中，我們需要一個(gè)一個(gè)地輸入公式來(lái)計(jì)算，非常麻煩。下面我們就來(lái)解決這一問(wèn)題。

　　第一步：我們還是以上面的表格為例，在E2單元格（即張三的總分欄）中，通過(guò)公式對(duì)話框插入公式“＝SUM（LEFT）”，此時(shí)該單元格中自動(dòng)顯示的是張三的總分?jǐn)?shù)。

　　第二步：右擊E2單元格，選擇“切換域代碼”命令（快捷鍵為Shift F9），則張三的總分?jǐn)?shù)轉(zhuǎn)變成了域代碼，顯示出我們實(shí)際輸入的公式函數(shù)，其中外層的大括號(hào)是Word自動(dòng)加上的，表示該內(nèi)容為域代碼。

　　第三步：全選域代碼，再點(diǎn)擊右鍵，此時(shí)就可以選擇“復(fù)制”命令了（或者按CTRL C鍵）。在總分欄的其他單元格中，依次右擊并選擇“粘貼”命令（或者按CTRL＋V鍵），即可快速將公式粘貼到其他單元格中。右擊E2單元格，選擇“切換域代碼”，關(guān)閉域的顯示。

　　第四步：此時(shí)大家會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)奇怪的現(xiàn)象：所有人的總分都與張三相同！不用擔(dān)心，分別右擊其他人的總分，再選擇“更新域”命令就可以了（快捷鍵為F9）。

　　在復(fù)制平均值公式時(shí)需要注意，粘貼到新單元格中的域，需要按Shift F9鍵切換到編輯域代碼狀態(tài)，再將參數(shù)“B2：D2”相應(yīng)變成“B3：D3”、“B4：D4”等，才能得到正確的結(jié)果。其中的原因，大家很容易就能想明白。