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初用NoteExpress的體會

 fanssk 2013-11-25
      每次寫論文,都需要下載很多文獻(xiàn)資料。由于在知網(wǎng)中如果二十分鐘不操作就會自動退出,所以每次看到可能相關(guān)的內(nèi)容都會一股腦兒先下載下來,時間一長,各種文獻(xiàn)堆積到一起,不僅分類存放比較困難,想引用某段內(nèi)容的時候也很難查找,不得不一篇一篇打開來看,非常浪費(fèi)時間。因此,學(xué)習(xí)使用文獻(xiàn)管理軟件是做學(xué)術(shù)的必經(jīng)之路。

      先上一段網(wǎng)友對幾款文獻(xiàn)管理軟件的使用心得:
      “我用過幾款文獻(xiàn)管理軟件,Endnote, Mendeley, Zotero,NoteExpress 和 NoteFirst,這些文獻(xiàn)管理軟件從功能上各有特色,網(wǎng)上的評論文章也不少,我自己的的使用體驗(yàn)如下: 
    A. 功能方面: 在導(dǎo)入中文文獻(xiàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性上, Endnote, Zotero和Mendeley都出現(xiàn)不同程度的問題,對中文期刊參考文獻(xiàn)格式不能很好的支持并且對國標(biāo)也不能正確理解。這三款是國外軟件,主要針對英文作者,因此沒有重點(diǎn)解決中文期刊作者的問題也是可以理解的。人家沒把咱列為主要目標(biāo)客戶嘛,呵呵。但是值得一提的是Mendeley內(nèi)置的PDF瀏覽器,可以直接收錄英文的PDF文件,這一個功能很強(qiáng)大, 我很喜歡。 Zotero只支持Firefox瀏覽器,對于我們經(jīng)常用IE的人不適合。 
     國內(nèi)的軟件NoteExpress和NoteFirst做的都不錯,可以很好的支持中文文獻(xiàn),但NE在對國標(biāo)的細(xì)節(jié)處理上依舊存在問題, 比如無法自動區(qū)別英文文獻(xiàn)中的作者是中文作者的漢語拼音, 也不支持中英文雙語的參考文獻(xiàn)自動形成。 而NoteFirst 推出的相對比較晚,所提供的期刊樣式還有待完善, 但它全面支持國標(biāo)并且支持雙語參考文獻(xiàn)自動形成比較適用中文科技期刊的作者,這對我這個經(jīng)常需要投被EI收錄期刊的人來說是非常實(shí)用的。
     B. 設(shè)計結(jié)構(gòu)方面: Endnote(Web),Zotero,Mendeley 和NoteFirst是網(wǎng)絡(luò)版的設(shè)計,而reference manager, NoteExpress 以及國內(nèi)的另一款軟件醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王都只有單機(jī)版。 網(wǎng)絡(luò)版軟件的好處就是能夠使用戶在不同地點(diǎn)、不同電腦上均可以同步自己最新的個人數(shù)據(jù)庫。我相信隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)版一定會成為主流產(chǎn)品。 而上面提到的這幾款網(wǎng)絡(luò)版軟件中前兩種都沒有設(shè)計客戶端, 在中國目前網(wǎng)絡(luò)發(fā)展尚不完善的情況下純粹網(wǎng)絡(luò)版的產(chǎn)品可能會有問題,而只有Mendeley和NoteFirst具有網(wǎng)絡(luò)版和單機(jī)使用的共同設(shè)計。
     C. 價格方面:Endnote和Noteexpress均是收費(fèi)的軟件, Endnote還價格不菲, 只有機(jī)構(gòu)用戶才會使用。而Mendeley, Zotero和NoteFirst都提供免費(fèi)版本。 功能上對于我這樣的科技期刊作者來說已經(jīng)足夠用了。 當(dāng)然,要寫大論文的博士生們,還是用掏點(diǎn)錢使用軟件的高級功能吧?!?br>
     從檢索的情況來看,使用EndNote和NoteExpress的是主流,而這兩款軟件里,大家普遍對NoteExpress比較看好,因此我選擇了NoteExpress作為我首次嘗試使用的文獻(xiàn)管理軟件。
     NoteExpress是收費(fèi)軟件,但是有破解版和圖書館版,圖書館版是為各個學(xué)校圖書館量身打造的,可以在NoteExpress的官網(wǎng)(http://www./CompanyWeb/)上免費(fèi)下載,使用起來不像破解版的會出各種問題。

     文件管理軟件使用過程中有幾個概念需要厘清:
     1、數(shù)據(jù)庫。這指的是CNKI數(shù)據(jù)庫,萬方數(shù)據(jù)庫、維普數(shù)據(jù)庫等??梢孕陆〝?shù)據(jù)庫,最好命名為本身的數(shù)據(jù)庫名,這樣在更新時就知道該題錄是從哪個數(shù)據(jù)庫上下載的。
     2、文件夾。每個數(shù)據(jù)庫下有個文件夾叫“題錄”,“題錄”文件夾下再新建的文件夾才是我們平常用于管理文獻(xiàn)的分類,比如網(wǎng)絡(luò)教育、信息技術(shù)與課程整合等,可以自由新建、移動、刪除。
     3、題錄。所謂題錄,是文獻(xiàn)的基本信息,如文章標(biāo)題、作者、刊名、頁碼、摘要等內(nèi)容。文獻(xiàn)管理其實(shí)最關(guān)鍵的是對題錄的管理。使用文獻(xiàn)管理軟件需要改變的就是不要看到相關(guān)文獻(xiàn)就立刻下載全文,而是先存儲題錄,覺得確實(shí)有用再下載全文,這樣也可以大大節(jié)省硬盤空間。
     4、附件。文獻(xiàn)全文是作為附件鏈接在題錄上的,打開題錄后再進(jìn)一步打開全文閱讀。同時用文獻(xiàn)管理軟件可以方便地做筆記。一個題錄可以有多個附件。

    使用NoteExpress進(jìn)行文件管理和論文寫作的流程如下:
    1、瘋狂下載題錄。文件檢索初期,從NE的“檢索”菜單進(jìn)到各大數(shù)據(jù)庫中下載可能相關(guān)的文獻(xiàn)的題錄,先不要下載全文。這一階段注意從哪個數(shù)據(jù)庫中下載的題錄就放到哪個NE中以該名稱命名的數(shù)據(jù)庫下,這是為了方便將來題錄的更新。
    2、粗略分類。在各個數(shù)據(jù)庫的題錄文件夾下,再新建以文章主題命名的文件夾,將下載的題錄粗略地歸入各文件夾中。不用太細(xì)致,因?yàn)閷磉€會變更。
    3、閱讀題錄。閱讀題錄信息,尤其是摘要,判斷該文獻(xiàn)是否確實(shí)與自己的論文相關(guān),不相關(guān)的直接刪除掉,同時對文獻(xiàn)分類略做調(diào)整。
    4、下載全文。將精選下來的文獻(xiàn),復(fù)制其標(biāo)題,到全文數(shù)據(jù)庫中下載全文。先全部下載到一個文件夾下,再利用NoteExpress中“工具”菜單下的“批量鏈接附件”命令將其快速與題錄鏈接到一起。全部鏈接完后,原來保存全文的那個文件夾就可以刪掉了,因?yàn)榇藭r文獻(xiàn)都已轉(zhuǎn)存到NE的附件文件夾下。
    5、閱讀全文。用PDF的標(biāo)記功能做標(biāo)記,同時將自己的心得體會記錄在NE提供的筆記本中。這一階段可以繼續(xù)對文獻(xiàn)進(jìn)行分類調(diào)整。
    6、開寫論文,用NE插件在word中插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)。閱讀完文章,你的寫作思路也應(yīng)該出來了,有了想法就趕緊動筆寫吧。寫的過程中,利用NE插件可以方便地將參考文獻(xiàn)以你要求的格式插入到論文末尾(格式化參考文獻(xiàn))。


    詳細(xì)的軟件操作方法這里不再贅述,請下載學(xué)習(xí)NoteExpress快速教程 。

     此外還需要說明以下問題:
    1.批量鏈接附件時如果有部分附件已經(jīng)存在,則會出現(xiàn)重復(fù)導(dǎo)入附件的情況,也就是說NE不能自動識別哪些附件已經(jīng)鏈接了,哪些沒有。怎樣才可以既批量導(dǎo)入又不重復(fù)?請大俠們指教!
    2、文獻(xiàn)分類問題。本人一向不善于分類,有時候一篇文章可以歸到多個文件夾中,或者哪一類都不屬于。在NE中,一個題錄可以屬于多個文件夾,而且題錄的查找不依賴于文件夾??梢酝ㄟ^關(guān)鍵字、作者姓名等組織方式查找到題錄。這樣即使分類有些含糊也沒有關(guān)系。

    以上是初步體驗(yàn)NE后的一點(diǎn)體會,歡迎討論交流~

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