匯報(bào)稿也是給領(lǐng)導(dǎo)們寫的。它和講話稿的區(qū)別在于：匯報(bào)稿是念給上級領(lǐng)導(dǎo)聽的，講話稿則通常是講給下屬人員聽的。因?yàn)橛羞@樣的區(qū)別，所以，寫匯報(bào)稿，無論是語氣、角度、構(gòu)思、結(jié)構(gòu)，都是另外的一套作法。因此，我把它單拿出來專門講一講。
這些年，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大、實(shí)力的增強(qiáng)和知名度的提高，每年來我們這里視察、調(diào)研的領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)越來越多、頻率越來越密、層次越來越高；每一位領(lǐng)導(dǎo)來，本文由老秘網(wǎng)推薦,除了看我們的工地、看民工的駐地、看黨建的陣地、看我們的專題片，幾乎無一例外地要聽集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的工作匯報(bào)。如何寫好匯報(bào)稿，就成為文秘人員面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)。
這是說的控股集團(tuán)這個層面。到了各個產(chǎn)業(yè)集團(tuán)以至各個工程公司，且不說上邊的領(lǐng)導(dǎo)來了要聽匯報(bào)，外邊的記者來了要聽匯報(bào)，單是我們集團(tuán)內(nèi)部，每年的黨建調(diào)研、各種各樣的專題檢查，也都不少。所有這些視察、調(diào)研、采訪、檢查，都需要我們鄭重其事地進(jìn)行匯報(bào)。寫好這樣的匯報(bào)稿，同樣是擺在各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)以至各工程公司面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。
各工程公司的領(lǐng)導(dǎo)，包括有些產(chǎn)業(yè)集團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)，抓業(yè)務(wù)、干工程，那是沒說的，絕對是高手；一說匯報(bào)工作，一說動手寫文章，就感覺很為難，甚至有點(diǎn)怵頭，加上工作忙、事情多，領(lǐng)導(dǎo)們多半把這樣的任務(wù)交給“筆桿子”們?nèi)プ?。這樣一來，手里有沒有一個過硬的“筆桿子”，有時就成了事情成敗的關(guān)鍵。
我的品驗(yàn)，一個地區(qū)也好，一個單位也好，一個企業(yè)也好，有沒有一個過硬的秘書班子，效果截然不同。合格的秘書人員，他能把我們做過的工作梳理得有條有理，概括得頭頭是道，總結(jié)得有板有眼。上邊的領(lǐng)導(dǎo)聽了絕對滿意，大加贊賞；自己的領(lǐng)導(dǎo)念起來也滿面春風(fēng)，絕對長臉。這就叫錦上添花。好的匯報(bào)稿就要達(dá)到這樣的效果。假如秘書人員業(yè)務(wù)不過硬，寫出的匯報(bào)稿可能就是另一種樣子：篇幅不短，盡是些大話、空話、套話，工作面貌沒體現(xiàn)出來，工作成績梳理不到位，工作經(jīng)驗(yàn)更是講不出來。這樣的稿子，念的人平平淡淡，灰頭土臉；聽的人味同嚼蠟，興味索然，結(jié)果搞得彼此都不滿意。這樣的情景，我們在工作當(dāng)中是屢見不鮮的。
這幾年，我通過參加集團(tuán)的黨建調(diào)研以及其他的大型活動，感覺我們集團(tuán)的文字工作總體上看，水平是比較高的，而且呈現(xiàn)出一個逐步提高的趨勢，特別是控股集團(tuán)這個層面，以及下面的兩個產(chǎn)業(yè)集團(tuán)，搞出的東西是很有些水平的。但是，也確實(shí)存在一些不盡如人意的現(xiàn)象，確實(shí)存在一些亟待克服、亟待解決、亟待糾正的問題。
下面，圍繞“如何寫好工作匯報(bào)稿”這個題目，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際，我有針對性地講幾點(diǎn)意見，供同志們在工作中參考。
我講三點(diǎn)意見：一、匯報(bào)稿的構(gòu)思；二、匯報(bào)稿的結(jié)構(gòu)；三、寫匯報(bào)稿應(yīng)該注意的幾件事。
一、匯報(bào)稿的構(gòu)思
與講話稿一樣，匯報(bào)稿在動筆之前也必須做到“三個吃透”，即吃透上情、吃透下情、吃透意圖。所不同的是，“三個吃透”的具體內(nèi)容有了很大的變化。
先說說“吃透上情”。
這里說的“上情”，是指聽我們匯報(bào)的上級領(lǐng)導(dǎo)，他到底想聽什么，他這個人愛聽什么。對這兩個至關(guān)重要的問題不甚了了，就貿(mào)然下筆，至少是輕率的，有時甚至是危險(xiǎn)的。輕則徒勞無功，只好推倒重來；重則既耽誤了時間，更耽誤了事情，把自己服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)整得很狼狽、很尷尬、很沒面子。所以，有經(jīng)驗(yàn)的文秘人員絕不辦這種冒失事。
上邊的領(lǐng)導(dǎo)來之前一般都確定了調(diào)研的題目，并且形成了正式的文件，白紙黑字，寫得非常清楚，我們照著文件上的內(nèi)容準(zhǔn)備就是了。但是，我們這一級往往看不到文件，本文由老秘網(wǎng)推薦,文件只發(fā)到市里，甚至只發(fā)到自治區(qū)，通知我們用的是電話?？诳谙鄠鳎钊菀壮鲥e，傳著傳著就傳錯了。遇到這種情況，我們的秘書人員麻煩一點(diǎn)，也最好是能見到原件。現(xiàn)在的傳輸手段多得是，無論是傳真還是郵件，都相當(dāng)快捷，幾秒鐘的事。我們不要怕麻煩。動筆之前麻煩一點(diǎn)，把領(lǐng)導(dǎo)想聽什么搞準(zhǔn)確，我們寫起來心里就有數(shù)了，省得將來出麻煩。
除了要搞清楚領(lǐng)導(dǎo)想聽什么，有時候還需要搞清楚領(lǐng)導(dǎo)愛聽什么。我在這里不是引導(dǎo)大家干投其所好、見風(fēng)使舵、投石問路的事，但我們至少不能干那種“哪壺不開提哪壺”的蠢事吧！這位領(lǐng)導(dǎo)就愛吃碗燴菜，你偏要給他擺四五個涼盤、七八個熱菜，花了不少錢，費(fèi)了不少力，最終還不落好，何必呢？吃飯如此，聽匯報(bào)也一樣。
2001年，中央調(diào)儲波來內(nèi)蒙工作。儲書記到任沒幾天，就提出要到呼市調(diào)研，重點(diǎn)看城市建設(shè)和城市管理。這項(xiàng)工作主要是政府在抓，所以楊晶讓柳秀做匯報(bào)。我當(dāng)時是政府的秘書長。匯報(bào)稿就由我組織秘書班子連夜起草。儲書記是第一次來呼市，為了讓市里的領(lǐng)導(dǎo)在新書記名下留個好印象，我要求綜合處的同志使出全身解數(shù)，一定要拿出一個高質(zhì)量的匯報(bào)提綱。當(dāng)時，領(lǐng)導(dǎo)“想聽什么”是明確的，通知上寫得清清楚楚；而“愛聽什么”卻一無所知。找黨委辦公廳的熟人打聽，也問不出個所以然來。最后我撥通了長沙市政府秘書長的電話，我的同行向我介紹了儲波同志的好多特點(diǎn)，還給我發(fā)來儲波在湖南工作時的兩篇重要講話。這下我心里有數(shù)了。那次的那篇匯報(bào)，無論是聽的人還是念的人，都很滿意，確實(shí)收到了我們預(yù)期的那種效果。
再說“吃透下情”。
這里說的“下情”，自然是指企業(yè)的情況；這里說的“吃透”，是指在熟悉企業(yè)情況的基礎(chǔ)上，要學(xué)會“用第三只眼睛看東方”，要善于“跳出東方寫東方”。本文由老秘網(wǎng)推薦,應(yīng)當(dāng)說，這個要求是有比較高的難度的。
一般來說，東方人寫東方有利又有弊?！袄钡囊幻媸菍|方太熟悉了，這是外面的人所不具備的；“弊”的一面是正因?yàn)樘煜ち耍猿３：茈y客觀地、全面地、多角度地介紹東方。有句古詩說得好：“不識廬山真面目，只緣身在此山中”，說的就是這個道理。所以我建議大家要跳出東方看東方，用“第三只眼睛看東方”。
到底怎么跳、怎么看，我給大家支兩招：
第一招叫“俯看”。就是從高處往下看。我們在東勝生活了幾十年，好多街區(qū)、好多建筑，都在腦子里裝著；可是，東勝的整體面貌到底是個什么樣子，好多人說不清。假如我們坐上飛機(jī)從東勝上空走一圈，東勝的全貌就盡收眼底、一目了然了。我說的“跳出東方看東方”想要達(dá)到的就是這樣的境界。同志們這樣做的時候，一定要切記兩個東西，不要以為自己熟悉的東西領(lǐng)導(dǎo)也都熟悉，更不要以為自己不熟的東西領(lǐng)導(dǎo)也一概不熟。我在這里要告訴大家，實(shí)際情況是：我們熟悉的正是領(lǐng)導(dǎo)們不熟的，正是他想聽的；而我們不熟的那些東西，恰恰是人家最熟悉的。所以，我們一定要學(xué)會換位思考，不妨就把自己當(dāng)作來聽匯報(bào)的那位上級領(lǐng)導(dǎo)，想聽什么就寫什么，而且一定要把事情的來龍去脈交待清楚，讓人家聽明白。應(yīng)當(dāng)說，這樣的“換位”有時確實(shí)是必要的。
第二招叫“比較”。有兩種比法，一種叫自己和自己比，另一種叫拿別人和自己比。自己和自己比，又叫“縱向?qū)Ρ取?，就是拿過去的自己和現(xiàn)在的自己作對比，通過對比，直觀地看出自己的進(jìn)步、自己的成績、自己的發(fā)展。拿別人和自己比，又叫“橫向?qū)Ρ取保ㄟ^這樣的對比，凸顯自己的特色，體現(xiàn)自己的價(jià)值，體現(xiàn)自己的強(qiáng)項(xiàng)。無論哪種比法，都要拿數(shù)字說話，靠事例來支撐。
好的筆桿子，都應(yīng)當(dāng)是運(yùn)用這些方法的高手。我們?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)撰寫匯報(bào)稿，一定要熟練地使用這些方法。
最后說“吃透意圖”。
這里說的“意圖”，自然是指領(lǐng)導(dǎo)的意圖。哪位領(lǐng)導(dǎo)？自然是我們服務(wù)的那位領(lǐng)導(dǎo)。因?yàn)楦遄邮墙o他寫的，他拿上去給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。他到底想?yún)R報(bào)些啥，想咋樣匯報(bào)？我們動筆前一定要請示清楚。有人說，匯報(bào)的內(nèi)容文件里已經(jīng)講得很清楚了，我們照著文件準(zhǔn)備就是了，還緊管請示什么？我的經(jīng)驗(yàn)是，一定要請示。
這里的請示不是泛泛地請示，而是重點(diǎn)請示。請示兩個東西：一、在成績部分，重點(diǎn)匯報(bào)哪幾件事？假如說，上級領(lǐng)導(dǎo)要聽黨建匯報(bào)。上半年，我們圍繞黨建一共抓了八件事，其中有兩件抓得平平淡淡，沒什么特色；有兩件完全是照貓畫虎，走了個形式；另有四件，那可真是丁是丁卯是卯，一絲不茍干下來的，既有成效，更有特色，是領(lǐng)導(dǎo)的得意之筆。領(lǐng)導(dǎo)肯定要讓你在這四件事上不惜濃墨重彩，一定要講深說透，摸不準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)的這個底就貿(mào)然動筆，肯定是不行的。所以說一定要請示。二、在講問題的時候，更是這樣。上邊的領(lǐng)導(dǎo)來一趟不容易。通常情況下，下邊的同志都要借這個機(jī)會提兩個問題，要求領(lǐng)導(dǎo)幫助解決。提什么，怎么提，把握到個什么火候？這里邊有好多微妙的東西，所以更需要請示。
二、匯報(bào)稿的結(jié)構(gòu)
匯報(bào)稿的結(jié)構(gòu)，原無固定的程式。通常由以下四部分組成：一、開頭語；二、本單位概況；三、匯報(bào)的主體；四、請上級協(xié)助解決的幾個問題。下面，分別作一些介紹。
一、開頭語。
匯報(bào)稿的開頭語相當(dāng)簡短，百十個字就夠了。就表述兩個意思：一、向前來視察、調(diào)研、考察、采訪、檢查指導(dǎo)的各位領(lǐng)導(dǎo)表示歡迎；二、就上級給出的題目進(jìn)行匯報(bào)。用兩句話把這兩個意思講清楚就行了，千萬不要啰嗦。
開頭語雖然短，有些時候也常出錯。以下四點(diǎn)一定要注意：一、領(lǐng)導(dǎo)的姓名、職務(wù)一定要講對，不能有偏差；二、出現(xiàn)多位領(lǐng)導(dǎo)時，要么都不點(diǎn)，要么都點(diǎn)，不能丟三拉四、顧此失彼；三、要用“匯報(bào)”這個詞，不要用“介紹”這個詞；四、假如匯報(bào)人是副職甚至是環(huán)節(jié)干部，最好加上“受XXX委托”的字樣，以表示對上級領(lǐng)導(dǎo)的尊重。
二、概況介紹。
在正式匯報(bào)之前，先把企業(yè)的概況作一個簡要的介紹，目的是讓領(lǐng)導(dǎo)對我們的企業(yè)有一個總的概念，有一個大致的了解。對初次來的領(lǐng)導(dǎo)，這一步絕對不能省略，因?yàn)樗钕胫赖木褪沁@個。當(dāng)然，對已經(jīng)來過多次的領(lǐng)導(dǎo)，以及本企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，這個內(nèi)容就可以略去不講。
介紹企業(yè)概況，要注意三件事：一、文字要簡，篇幅要短，有幾百個字就完全可以講清楚了。二、不要使用過時的舊數(shù)字，尤其不要使用與后面的匯報(bào)相互撞車的錯誤數(shù)字。三、概況介紹是為后面的匯報(bào)做鋪墊的，因此，與匯報(bào)主題無關(guān)的內(nèi)容都可以略去。
三、匯報(bào)的主體。
匯報(bào)的主體一般可以分為五個層次：
第一個層次：思路的形成和目標(biāo)的提出。這是匯報(bào)稿的靈魂，是匯報(bào)稿的核心。形成了什么樣的思路，這個思路是怎樣形成的？提出了什么樣的目標(biāo)，這些目標(biāo)是怎樣提出的？文字不需要很多，但一定要把領(lǐng)導(dǎo)班子的決策過程以及最終形成的共識反映出來。
第二個層次：采取的措施或所做的工作。目標(biāo)確定后，為了實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo)，都采取了哪些措施，具體開展了哪幾項(xiàng)工作，要一項(xiàng)一項(xiàng)地羅列出來。這一部分，要寫得層次清楚，條理分明，讓人看出工作的主要脈絡(luò)，看出工作的基本抓法來。這是匯報(bào)稿的重點(diǎn)，文字量不妨給得多一些，但絕不能記流水賬，不能事無巨細(xì)，無一遺漏。對采取的措施或所做的工作要做必要的歸納和提煉，有的可以單獨(dú)講，有的可以把幾項(xiàng)合并成一項(xiàng)講，有的也可以略去不講。對合并后的項(xiàng)目，每一項(xiàng)都可以單成一段，并且給它起一個醒目的小標(biāo)題，這樣就顯得層次分明、脈絡(luò)突出了。
第三個層次：取得的成績、見到的成效或出現(xiàn)的變化。在采取了以上措施后，取得了哪些成績，見到了哪些成效，出現(xiàn)了什么樣的變化，要一一道來。這就要運(yùn)用我們前面講到的“比較法”，橫向比、縱向比，靠數(shù)字說話、靠事例說話。這里同樣要進(jìn)行概括、進(jìn)行歸納、進(jìn)行提煉，通過這樣的方法，把我們做出的成績凸顯出來，使之“躍然紙上”。
第四個層次：幾點(diǎn)體會。實(shí)際上就是經(jīng)驗(yàn)。直接講經(jīng)驗(yàn)不大好，就按體會來講，是一種謙虛的說法。這個層次的內(nèi)容，不是所有的匯報(bào)稿都有，要根據(jù)具體情況來定。我們確實(shí)摸索到了經(jīng)驗(yàn)，上級也認(rèn)可，而且也要求我們介紹，不妨提煉它幾條。假如不是這樣，一則沒多少成熟的經(jīng)驗(yàn)好講，二則領(lǐng)導(dǎo)也沒這個要求，我們還是不講為好。講經(jīng)驗(yàn)、談體會，一定要實(shí)事求是，實(shí)實(shí)在在，謙虛謹(jǐn)慎，有一說一，有二說二，千萬不能講過頭話，更不能刻意拔高，這是寫材料的人最忌諱的。
第五個層次：下一步的打算。講完成績之后，很快就要轉(zhuǎn)過來找找不足，找找差距，然后拿出下一步的打算。這個層次的內(nèi)容寫的當(dāng)中如何把握，也要根據(jù)具體情況來定。一般來說，上邊來的領(lǐng)導(dǎo)，外邊來的客人，我們點(diǎn)到即可，不必展開來細(xì)說。假如是我們集團(tuán)內(nèi)部的工作調(diào)研，那你就得實(shí)打?qū)嵉刂v，不能客氣一下了事。
四、請上級協(xié)助解決的幾個問題。
這一部分的內(nèi)容也不是所有的匯報(bào)稿都寫。要看來的是什么樣的領(lǐng)導(dǎo)，他帶著什么樣的任務(wù)，真正有權(quán)的、管事的、說了話算數(shù)的，我們不妨張一嘴，不要錯過這樣的機(jī)會。假如沒什么權(quán)，不管多少事，僅僅是走一走、看一看，我們就大可不必提問題，提也沒用。
一般來說，向上級領(lǐng)導(dǎo)反映問題，不外乎三個方面的內(nèi)容，一是要政策，二是要資金，三是要項(xiàng)目。除此之外，也可以就某一方面的具體問題提出來，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，引起社會的回應(yīng)。凡是涉及這方面的問題，匯報(bào)中提不提，怎么提，都要請我們的主要領(lǐng)導(dǎo)拍板，秘書人員不要自行作主。
三、寫匯報(bào)稿應(yīng)注意的幾件事
我寫了幾十年的公文，感覺寫匯報(bào)稿一定要注意處理好以下四件事：
一是注意文稿的內(nèi)在聯(lián)系，努力做到“兩個統(tǒng)一”。一篇好的匯報(bào)稿，就是一個有機(jī)的整體，它的各個層次之間，應(yīng)當(dāng)銜接得相當(dāng)緊密，有著嚴(yán)密的邏輯關(guān)系和推理關(guān)系，很難讓人挑出毛病來。文章要達(dá)到這個境界，就要努力做到“兩個統(tǒng)一”。一是材料與觀點(diǎn)要統(tǒng)一，“材料”就是數(shù)字、就是事例，它們是為觀點(diǎn)服務(wù)的，觀點(diǎn)要靠它們來支撐，因此，材料和觀點(diǎn)絕不能相互撞車。二是前文與后文要統(tǒng)一，不能前面當(dāng)成績講，后面又當(dāng)問題講；前面是一種說法，后面又是另一種說法；前面用的是這個數(shù)字，后面又成了另一個數(shù)字。
二是注意文稿的語言，多用些口頭語言，少用些書面語言；多用些生動、形象、活潑的群眾語言，盡量不用那些大話、空話、套話。匯報(bào)稿，就是要匯報(bào)我們是怎么做的。至于上面的精神、上面的要求、上面的文件，完全沒有必要去講。把文字用到這上面，純粹是一種浪費(fèi)。
三是注意素材的保存和使用。有經(jīng)驗(yàn)的文秘人員特別注意相關(guān)資料的收集和保存。有了電腦以后，這種收集和保存更快捷、更方便了。電腦里保存的這些資料，常常可以幫我們解圍、替我們救急?，F(xiàn)在，上邊的有些調(diào)研通知得很倉促，常常是明天一早來，今天下午才通知我們，準(zhǔn)備的時間太短。在這種情況下就要靠現(xiàn)成的材料救急。黨政機(jī)關(guān)的好多筆桿子就經(jīng)常用這個招數(shù)替自己解圍。因?yàn)樗械奈母宥紡念^現(xiàn)寫，一則沒這個必要，二則時間不趕趟。我們的同志也要學(xué)會這一招。
四是匯報(bào)稿的審核、校對、打印。匯報(bào)稿定稿后，文秘人員一定要認(rèn)真審核、反復(fù)校對，不能出現(xiàn)任何的差錯。越是時間緊，越是加班搞，越要細(xì)。這要成為一種職業(yè)習(xí)慣，一種職業(yè)素養(yǎng)。裝訂、打印都要照規(guī)矩來，不能因?yàn)槲拿厝藛T的一時疏忽、一點(diǎn)瑕疵而影響了企業(yè)的形象，讓人家小看我們。單是訂書釘，訂幾道、往哪個位置訂，都是有講究的，不要想怎么訂就怎么訂。
圍繞匯報(bào)稿的撰寫，講了上面這些意見，供同志們在工作中參考。不妥之處，歡迎大家指正。
