錯賬的查找及更正方法

一、錯賬的查找方法

錯賬，往往是記賬和結(jié)算賬戶時發(fā)生的錯誤，如漏記賬、記重賬、記反賬、記賬串戶、記錯金額等等。為了迅速地更正錯賬，首先必須采用比較合理的方法和技巧查找錯賬。

結(jié)賬時，如果試算不平衡，就可以肯定記賬發(fā)生了錯誤，應(yīng)迅速查找，不得拖延，更不允許偽造平衡，造成錯上加錯。查找錯賬可以通過下列方法進行。

（一）順查法

順查法是沿著“制證→過賬→結(jié)賬→試算→編表”的順賬務(wù)處理程序，從頭到尾進行的普通檢查，其檢查步驟如下：

（1）將記賬憑證與原始憑證核對，檢查有無制證錯誤。

（2）將記賬憑證及所有原始憑證與賬簿記錄逐筆核對，檢查有無記賬錯誤。

（3）結(jié)算各賬戶的發(fā)生額及期末余額，檢查有無計算錯誤。

（4）檢查試算平衡表上有無抄寫和計算錯誤。

（5）檢查會計報表有無差錯

優(yōu)點：范圍全面，不易遺漏

缺點：工作量大，時間較長

（二）逆查法

逆查法是沿著“編表→試算→結(jié)賬→過賬→制證”的逆賬務(wù)處理程序，從尾到頭進行的普遍檢查。其步驟如下：

（1）檢查會計報表有無差錯

（2）檢查試算平衡表本身。復(fù)核試算平衡表內(nèi)各欄金額合計數(shù)是否平衡；檢查表內(nèi)各賬戶的期初余額加減本期發(fā)生額是否等期末余額；核對表內(nèi)該賬戶的各欄是否抄錯。

（3）檢查各賬戶的發(fā)生額及余額的計算是否正確。

（4）將記賬憑證、原始憑證與賬簿記錄逐筆核對，檢查記賬有無錯誤。

（5）檢查記賬憑證的填制是否正確。

優(yōu)點：范圍全面，不易遺漏

缺點：工作量大，時間較長

（三）重點抽查法

重點抽查法是在已初步掌握情況的基礎(chǔ)上，有重點地抽取賬簿記錄中某些部分進行局部檢查的方法。例如，兩個數(shù)據(jù)核對時，只是元位不同，其余數(shù)位都相同，則只找元、角、分位數(shù)，其他數(shù)字則不必逐一檢查。采用這種檢查方法的目的是縮小查找范圍，比較省力有效。

優(yōu)點：范圍小，節(jié)時省力

缺點：差錯難以發(fā)現(xiàn)

（四）偶合法

偶合法是根據(jù)賬簿記錄錯誤中最常見的規(guī)律，推測錯賬的類型與錯賬有關(guān)的記錄進行查賬的方法。常用的方法有以下幾種。

1、差額檢查法

差額檢查法是直接從賬賬之間的差額數(shù)字來查找錯誤的方法。例如，庫存現(xiàn)金日記賬余額為32 600元，庫存現(xiàn)金總賬的余額為32 000元，相差600元?？芍苯痈鶕?jù)賬面記錄數(shù)來查找。如果是一方漏登的話，則看有沒有一筆或二筆業(yè)務(wù)的金額恰好是600元。如果是一方重登的話，則看有沒有兩個數(shù)相同且合計起來與這個差數(shù)（600元）相等。

2、差額除二法

差額除二法是將賬賬之間的差額數(shù)字除以二，按商數(shù)來查找錯誤的方法。這種方法適用于查找記反賬的錯誤。例如，庫存商品期初為5 000元，驗收入庫1 000元，但由于記錯方向，庫存商品期末余額只有4 000元，與實際相差2 000元。用這個差額數(shù)字2 000除以2，商數(shù)為1 000，便在賬簿里查找有無1 000元的業(yè)務(wù)記反賬的情況。

3、差額除九法

差額除九法是把賬賬之間的差額數(shù)字除以9，根據(jù)商數(shù)分析、判斷查找錯誤的方法。這種方法適用于查找數(shù)字錯位和鄰數(shù)倒置所引起的錯誤。

數(shù)字錯位是指在記賬時，記錯了數(shù)字的位數(shù)，如將150記成了1 500（由小變大）；或?qū)?span lang=EN-US>450記成了45（由大變小）。這就會使正確的數(shù)字縮小0.9倍或擴大9倍。數(shù)字錯位所造成的差額總是9的倍數(shù)。如果由小變大，正確數(shù)與錯誤的差額是一個負數(shù)，這個差額數(shù)除以9所得的商數(shù)的絕對值就是正確的數(shù)，商數(shù)乘以10所得到的數(shù)的絕對值便是錯寫的數(shù)字。如前面150記成了1 500，導(dǎo)致差額為-1 350，除以9，商數(shù)為-150，其絕對值150就是正確的數(shù)字，-150乘以10得-1 500，其絕對值便是錯寫的數(shù)字。如果由大變小，正確數(shù)與錯誤的差額是一個正數(shù)，這個差額數(shù)除以9所得的商數(shù)便是記錯的數(shù)字，將商數(shù)乘以10所得到的數(shù)就是正確的數(shù)字。如前面450記成了45，導(dǎo)致差額為405，除以9，商數(shù)為45，便是錯寫的數(shù)字，45乘以10得450，即是正確的數(shù)字。所以，可以根據(jù)這個道理來尋找錯誤可能發(fā)生在什么地方。

鄰數(shù)倒置是指在記賬時，把相鄰的兩個數(shù)互換了位置。如將1 480錯記成1 840，或?qū)?span lang=EN-US>1 840錯記1 480。兩個數(shù)字顛倒后，就會造成差額為9的倍數(shù)。如果前小后大顛倒為前大后小，正確數(shù)與錯誤數(shù)的差額則是一個負數(shù)。這個差額數(shù)除以9所得商數(shù)的有效數(shù)字就是相鄰顛倒兩數(shù)的差值。如前面將1 480錯記成1 840，差額數(shù)-360除以9，商數(shù)為-40，有效數(shù)字就是-4，是相鄰顛倒兩數(shù)的差值（即4-8）。如果前大后小顛倒為前小后大，正確數(shù)與錯誤數(shù)的差額則是一個正數(shù)。這個差額數(shù)除以9所得商數(shù)的有效數(shù)字就是相鄰顛倒兩數(shù)的差值。如前面將1 840錯記成1 480，差額數(shù)360除以9，商數(shù)為40，有效數(shù)字就是4，是相鄰顛倒兩數(shù)的差值（即8-4）。因此可以在差值相同的兩個相鄰數(shù)范圍內(nèi)去查找錯誤可能發(fā)生在什么地方。

二、錯賬類型

由于各種原因，記賬錯誤是難免的，如果賬簿記錄發(fā)生錯誤，應(yīng)首先判斷錯賬類型，即錯誤的具體情況。

錯賬類型歸納起來有以下幾種：

1、記賬憑證正確，根據(jù)記賬憑證登記賬簿發(fā)生錯誤。如金額寫錯、方向?qū)戝e、余額計算錯誤等等。

2、記賬憑證錯誤，且根據(jù)錯誤的記賬憑證已登記入賬。這種情況又可以劃分出以下幾種情況：

（1）記賬憑證所用會計科目錯誤，或者記賬方向錯誤。如本應(yīng)該借“銀行存款”科目，而錯為借“庫存現(xiàn)金”科目，又如本應(yīng)該借“銀行存款”科目，而錯為貸“銀行存款”科目等。

（2）記賬憑證所用會計科目和記賬方向沒有錯誤，但金額錯誤。如金額多記或者少記。

特別需要說明是：登賬前發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯或記賬憑證有錯不列入這里的錯賬更正內(nèi)容。

三、錯賬更正方法

錯賬的更正方法一般有劃線更正法、紅字更正法、補充登記法三種。

1、劃線更正法

劃線更正法是指將錯誤的文字或數(shù)字劃線注銷再予以更正的方法。這種方法適用于記賬憑證正確，只是由于登賬時發(fā)生文字或數(shù)字錯誤。這種方法具體操作步驟如下：

（1）先將錯誤的文字或數(shù)字用一條單紅線劃去，表示注銷。要注意的是文字錯誤可以只注銷錯字，但數(shù)字錯誤必須將整筆數(shù)字劃掉，不能只劃掉個別寫錯的數(shù)字。并且應(yīng)保證被劃去的數(shù)字、文字清晰可辨，以備考查。

（2）在紅線的上方寫上正確的文字或數(shù)字。

（3）記賬人員及相關(guān)人員在更正處蓋章，以示負責(zé)。

例：對賬時發(fā)現(xiàn)記賬憑證上的金額為3 275，登賬時誤記為3 257，則更正方法如下：

2、紅字更正法

紅字更正法也稱紅字沖賬法，是指通過編制紅字記賬憑證沖銷錯誤的記賬憑證，以更正賬簿記錄的一種方法。這種方法可以分為全部沖銷和部分沖銷兩種情況。

（1）全部沖銷

全部沖銷適用于記賬憑證中的科目錯誤或記賬方向錯誤，并已根據(jù)錯誤的記賬憑證登記入賬。具體操作方法如下：

先填寫一張與原錯誤記賬憑證內(nèi)容相同的紅字記賬憑證，并在摘要欄注明“注銷×年×月×日第×號憑證”，并據(jù)以登賬，沖銷錯誤記錄。

再用藍字填寫一張正確的記賬憑證，在摘要內(nèi)注明“訂正×年×月×日第×號憑證，并據(jù)以登賬，更正錯誤記錄。

例：企業(yè)計提本月生產(chǎn)車間固定資產(chǎn)折舊費5 000元。編制憑證時誤編為如下會計分錄并已登賬。

①借：管理費用 5 000.00

貸：累計折舊    5 000.00

當(dāng)發(fā)現(xiàn)該錯誤時，先填制一張與錯誤憑證內(nèi)容相同的紅字憑證并據(jù)以登賬，沖銷錯誤記錄。

②借：管理費用5 000.00

貸：累計折舊   5 000.00

然后再用藍字編制一張正確的記賬憑證并據(jù)以登賬。

③借：制造費用 5 000.00

貸：累計折舊    5 000.00

（2）部分沖銷

部分沖銷適用于記賬憑證中的科目、記賬方向都沒有錯誤，只是所記金額比應(yīng)記金額多記并已登賬。具體操作方法如下：

編一張紅字憑證，應(yīng)借應(yīng)貸會計科目與錯誤的記賬憑證相同，在摘要欄內(nèi)注明“沖銷×年×月×日第×號憑證多記金額”，并據(jù)以登賬，沖銷多記金額。
例：企業(yè)結(jié)轉(zhuǎn)本月已銷商品成本40 000元，編制憑證時誤編為如下會計分錄并已登賬。

①借：主營業(yè)務(wù)成本 400 000.00

貸：庫存商品          400 000.00

當(dāng)發(fā)現(xiàn)該錯誤時，應(yīng)將多記的金額編制如下紅字憑證并據(jù)以登賬。

②借：主營業(yè)務(wù)成本360 000.00

貸：庫存商品          360 000.00

3、補充登記法

補充登記法是指編制藍字記賬憑證補記錯誤憑證少記金額，以更正賬簿記錄的方法。這種方法適用于記賬憑證中的科目、記賬方向都沒有錯誤，只是所記金額比應(yīng)記金額少記并已登賬。具體操作方法如下：

按少記金額用藍字編制一張應(yīng)借、應(yīng)貸科目與錯誤記賬憑證相同的記賬，在摘要欄內(nèi)注明“補記×年×月×日第×號憑證少記金額”，并據(jù)以登賬，以補充少記的金額。

例：企業(yè)以銀行存款86 000元購買一臺不需要安裝的設(shè)備。編制記賬憑證時，誤編為如下會計分錄，并已經(jīng)登賬。

①借：固定資產(chǎn) 68 000.00

貸：銀行存款    68 000.00

當(dāng)發(fā)現(xiàn)該錯誤時，應(yīng)將少記的金額用藍字編制如下記賬憑證并據(jù)以登賬。

②借：固定資產(chǎn) 18 000.00

    貸：銀行存款     18 000.00