秘書三級范圍

弓木小四 2010-11-18

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秘書三級比較容易出情景題的范圍有：

1、簽字儀式。

2、引導會議。

3、商務旅行。

4、工作計劃。

5、市場調查報告。

比較容易出實物擬寫題的范圍有：

1、招標書。

2、開業(yè)典禮。準備工作的9項要寫全；參加典禮的四類人要指出；典禮的7步驟要寫全。

3、信息發(fā)布會，準備工作的8項要寫全。

4、工作計劃。

5、辦公用品采購。

6、辦公耗材庫存。

7、趕工環(huán)境管理。

8、信息開發(fā)中的簡報。要寫出定義、特點、優(yōu)缺點和步驟。

9、信息編寫。要寫出定義、要求、步驟和類型。

一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內接電話②要用禮貌用語，如您好等？③上班時間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板炒你，賭氣泄密。

　?。ㄒ唬╆P于商務活動中的簽字儀式

　　注意：迎客：秘書在大門口迎接，領導在會議室等待迎接；客人應坐在右邊；簽字廳應整潔干凈；簽字桌應為長桌，桌布應為綠色；實現(xiàn)應準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談政治、宗教；不問婚否；身子預言：注意OK在不同國家的意思不同。

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　　注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序；關于在宴請的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項；可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期；秘書要為上司準備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內容；管理上司日志時，若上司日志發(fā)生變化，則應當先調整上司日志，再調整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉?？荚嚧筇峁?/span>

　?。ㄈ┯嘘P商務旅行

　　注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預備會，給上司提醒。

　?。ㄋ模┯嘘P溝通：可能員工家屬來鬧事

秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你……的電話和地址”，即在未經(jīng)領導的授權下，不能說出領導的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進去向領導說，而應寫成便條形式，把領導叫出來匯報。領導在未吱聲的情況下，秘書不應該說出該如何如何決定。

信息與檔案

多為選擇題，這部分也可能出現(xiàn)大題（可能在檔案與溝通中選擇一個）

　　1.多選：信息開發(fā)的主要形式：

2.剪報的優(yōu)點：成本低，獲得的信息量多不足的是：缺乏時效性、可靠性

3.信息資料索引可分為篇目索引和內容索引。試大

　　4.文摘的類型：指示性文摘（適用于信息篇幅長河內容復雜的情況）和報道性文摘

5.多選題：信息編寫的類型：5點

　　6.信息開發(fā)的方法：主要注意第三點（縱深發(fā)）和第四點（連橫法）

　　7.信息開發(fā)的類型，

一次信息的形式有剪報、外文文獻的編譯等；

二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等；

三次信息提供的是評述性的、動態(tài)性的、預測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調查報告等來源：考試

8.信息開發(fā)技巧：抓住熱點、針對難點、找準亮點、超前預測、突出特色　　

9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中

10.信息咨詢服務的表現(xiàn)形式：報刊索引服務、信息線索咨詢服務、統(tǒng)計資料的咨詢服務。

考題形式：在給出別的一個，構成四個選項

11.信息反饋的形式：正反饋和負反饋，前反饋和后反饋

了解前反饋的定義：在信息發(fā)出之前，向信息發(fā)出者表示的要求和愿望如來自基層和群眾中的建議和呼聲等

后反饋的定義：信息在發(fā)出后，信息接受者對信息做出的反應 P408

12.信息反饋的特點：針對性、及時性和連續(xù)性 P409中

13.選擇題：開展檔案利用的方式和途徑有：

（1）開設閱覽室（2）檔案外借（3）制發(fā)檔案復制本（4）出具檔案證明

　　14.開架閱覽的做法是：

（1）科技檔案副本（2）非密的或密級較低的（3）編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題

　　15.檔案外借的制度：

（1）辦審批手續(xù)（2）外借期限不易過長（3）數(shù)量要有所限制（4）保證按期歸還 P411

　　16.檔案復制本分為副本和摘錄兩種

　　17.檔案人員只有在利用者正式申請下才能出具檔案證明。

在證明中只能對有關材料進行客觀地、如實地敘述或摘錄，尤其對所要證明的問題起關鍵性作用的內容應做到與原件的字、句，甚至標點完全吻合。源：考試大

　　18.印發(fā)目錄包括內部印發(fā)（向內部各機構和下屬單位印發(fā)）和外部交流兩種

　　20. “提供檔案利用”是針對檔案管理者而言；“利用檔案”是針對利用者而言

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　　23. 大事記的概念

秘書編寫的大事記主要是持續(xù)反映本單位情況的單位大事記。在編寫的時候，具體要求是：（三點）

第一，觀點正確，用材真實；　　

第二，大事突出，要是不漏，小事不記；

第三，系統(tǒng)條理，簡明扼要

大事記的內容有大事時間和大事記述兩部分組成。

23.組織機構沿革和企業(yè)年鑒可能要反過來考。

如：選擇題：系統(tǒng)記錄一個單位或專業(yè)系統(tǒng)的體制、組織機構和人員編制變革的情況的一種文字材料是（）選擇：組織機構沿革同時，來源：考試大

24.統(tǒng)計數(shù)字匯集按其內容可分為綜合性和專題性兩種

25.針對性地提供檔案服務的人員：計劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術人員

●命題思路

選擇題分單項選擇題和多項選擇題。單項選擇題重點考查考生對秘書理論知識的基本概念、定義、觀點、知識要點的把握是否準確。此類試題要求考生牢固掌握知識、技能要點及其應用方法。多項選擇題考查的內容包括秘書專業(yè)某個知識模塊的若干項；對秘書工作程序性行為導致的“可以”、“應當”、“否定”等結果作劃分與選擇；對同一模塊或不同模塊相關知識技能作比較等。

●選擇題的特點

選擇題題量大，覆蓋面廣，擬題的隨機性強?？忌莆盏闹R必須全面、系統(tǒng)，不能靠機械的記憶和背誦，一定要在深刻理解和相應操作訓練的基礎上，把理論與技能綜合起來把握。

●選擇題作答技巧

選擇題有的是考查概念、觀點、知識點及其之間的聯(lián)系與區(qū)別，有的是考查理論知識如何運用于實際操作。因此，在作答單項選擇題時，最關鍵的是要求考生準而快地確定答案，非對即錯。但有的考生將答案改了又改，這說明考生對考查的內容沒有把握，無謂地浪費了有限的時間，致使未能把題做完。對多項選擇題的判斷，最關鍵的是要注意各選項之間的邏輯關系或知識要素內涵，通過邏輯分析斷定所選項的正確性。此種題型通常涉及各知識點聯(lián)系密切、要點相對集中的內容，考生只要熟悉涉及的知識點，選擇的正確率就較高。

這里介紹14種解答技巧供參考。

1．直覺分析法。根據(jù)題干直接選出正確答案，屬于順向思維判斷法。有些單項選擇題所涉及的內容，考生已經(jīng)爛熟于心，有的是最基本的常識，不需要再費心思考量決斷。這種方法比較適合單選題。

2．還原法。將認為正確的選項置于試題中，再從語法語義角度檢驗答案的正誤。此方法比較適合單選題。。

3．濃縮還原法。擬題人將較復雜的概念簡單化，也就是將題義濃縮概括后，變?yōu)橐粋€簡單的句子或詞組甚至是一個詞。分析這類試題時，宜將各項答案擴展后再還原(題義)，這種題義往往是教材中的原文，有時是從多條原文(義群)中選出幾條進行濃縮后作為選項的。這類題只適合多項選擇題。

4．排除法。排除法是在不能確定正確答案時采用的一種逆向思維判斷法。如果不能一眼看出正確答案，應首先排除明顯荒誕、拙劣或不正確的答案。一般來說，選擇題尤其是單項選擇題的題干及其答案幾乎直接摘抄自教材，其他備選答案可能是命題者自己設計的，也可能是有悖常識的錯誤答案。

5．詞語分析法。抓住題干中的關鍵詞語，或者將詞語間作有機的聯(lián)系，然后確認正確答案。

6．邏輯聯(lián)系法。將選項中的某些詞語與題干中的某些要點作邏輯聯(lián)系，然后判定正確答案。

7．類比法(比較法)。四個選項中有一個或兩個選項不屬于一個范疇或類屬，那么，余下的三項或兩項則為選擇項。這種方法適合于多項選擇題。

8．猜測法。實在不知道確切的答案也不要放棄，要充分利用所學知識去猜測。一般來說，排除的項目越多，猜測正確的可能性就越大。

9．常識法。根據(jù)人們日常生活、學習、工作積累起來的經(jīng)驗或慣例總結出來的約定俗成的認知作選擇，不用通過專門的學習。

10．設例法。如果對所有選項都不能確定對錯，可以按每個選項隱含的意思假設一個例子，然后進行比較和區(qū)別，最后確定正確答案。

11．計算法。利用相關的計算公式計算出正確答案。

12．詮釋法。從一個知識側面，就事物的某一特點作出基本解釋。

13．經(jīng)驗法。根據(jù)平常生活或工作經(jīng)驗進行分析與判斷，然后選擇答案。

14．綜合交叉法?？赏瑫r利用兩種或兩種以上的方法，集中考慮正確答案和錯誤答案的關鍵所在?？上扔门懦▽㈠e誤項排除，然后在剩余選項中進行再次選擇，以此類推。

●例題解析

(一)單項選擇題

例題1：秘書要做好保密工作，為了記事備忘，最好用速記記( )。(選自2006年11月五

級秘書試卷(筆試)單項選擇題第46題)

(A)筆記本

(C)秘本

(B)記事本

(D)記錄本

解析：可用排除法。因為ABD項都沒有“秘密”的跡象，只有c項說得很明確。我們知道秘書用速記記“秘本”，不僅方便、高效，重要的是能起到保密作用，尤其是“速記符號”俗稱“保密文字”，所以答案只能是C項。

例題2：溝通中開放友好的身體語言包括( )。(選自2006年11月五級秘書試卷(筆試)單項選擇題第42題)

(A)手勢、動作、體態(tài)(B)語調、語速、用詞

(c)服裝、服飾、體態(tài)(D)表情、態(tài)度、動作

解析：可用直覺分析法或還原法。因為題干已經(jīng)提示“身體語言”了，“手勢、動作、體態(tài)”都屬于身體語言，其他BcD項中的語詞都有不屬于身體語言的語詞。也可以將A項還原成完整的一句話，從語義和語法角度考慮均無錯誤。

毫無疑問，答案為A。

例題3：企業(yè)的辦公格局和車間的設計屬于企業(yè)文化的( )。(選自2006年J1月四級秘

書試卷(筆試)單項選擇題第47題)

(A)精神層 (B)制度層一

(C)物質層 (D)行為層

解析：可用設例法或猜測法。考生有可能會在A、c兩項中猶豫不決?？梢赃@樣考慮：企業(yè)的辦公格局和車間的設計是企業(yè)文化的表層反映，是企業(yè)員工創(chuàng)造的物質文化，它比較具體，而精神層較抽象，如企業(yè)風貌、風氣等。答案顯然為C項。

例題4：某公司每天要用去2包A4復印紙，供應商從訂貨到送達需要4天時間，最小庫存量是10包，那么該公司A4復印紙的再訂貨量應是( )包。(選自2006年11月四級秘

書試卷(機考)單項選擇題第67題)

(A)14包 (B)18包

解析：可用計算法。按再訂貨量公式計算：重新訂購量(再訂貨量)=日用量×運送時間+最小庫存量。答案B為正確。

例題5：在會議文件審核修改之后，要由( )進行終審。(選自2006年11月三級秘書試卷(筆試)單項選擇題第49題)

(A)主管秘書 (B)主要領導或主管領導

(c)文件起草者(D)辦公室主任

解析：可用常識法。在我國政治體制中，能夠決定“召開會議”和“終審”的只有單位負責人，四個選項中除“主要領導或主管領導”外，其他均無此權力。答案為B。

例題6：當上司確定出訪后，秘書要在出發(fā)前做好充分的準備工作，這包括( )等方面的準備。(選自2006年11月二級秘書試卷(筆試)單項選擇題第64題)

(A)思想、組織、物質和資料

(B)思想、物質和資料

(c)環(huán)境、組織、物質和資料

(D)物質和資料

解析：可用邏輯聯(lián)系法。上司出訪要做多方面的準備，大多數(shù)考生選擇B項。其實，秘書為上司出訪要做的事情很多，大到制訂出訪方案，小到“針頭線腦”，考慮要周到細致。A項答案才是正確的。

(二)多項選擇題

例題7：影響接待規(guī)格的因素有( )(選自2006年11月四級秘書試卷(筆試)多項選擇

題第96題)

(A)對方的要求 (B)對方與我方的關系

(c)突然的變化 (D)上一次的接待標準

解析：可用設例法。如A項，對方的要求也許是沒有道理的，顯然這項被否定了；如B項，假設對方的來訪事關重大或我方非常希望和對方發(fā)展關系，再假設是上下級關系，往往以高規(guī)格接待；如C項，假設總經(jīng)理突然接到一個緊急會議通知，他可委派其他人來完成接待工作，雖使接待規(guī)格降低了，但也屬正常；如D項，假設某醫(yī)藥公司副經(jīng)理接待某藥廠藥品推銷員，這也屬正常。以此假設的例子，答案為BCD。

例題8：在確定會議住宿地點之前，應隨意抽查( )的設備。(選自2006年11月四級秘書試卷(筆試)多項選擇題第87題)