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簡(jiǎn)單五步提高效率...

 Rifle 2009-08-19
簡(jiǎn)單五步提高效率

本文有由 GTD翻譯小組核心成員 Sylvia、nancyLaura 分別翻譯,原文是 Dumb Little Man 上的 5 Simple Steps to Power Up Your Productivity

提高效率為你的工作效率感到沮喪?至少我是,但是我會(huì)通過(guò)下面的這些技巧來(lái)提升效率,并且屢試不爽,每次都能使我的效率提升至少3倍之多。

現(xiàn)在,你也可以!

  • 確保精力充沛

確保你還沒(méi)精疲力盡。如果你控制不住犯瞌睡,從而難以維持效率,那么你先去好好的休息或打個(gè)盹,在恢復(fù)精神后再繼續(xù)下面的工作?;蛘吣阋部梢赃x擇一些簡(jiǎn)單的活動(dòng),像是5-10分鐘的漫步、進(jìn)行跳躍、或做一些在辦公桌前就可以完成的伸展運(yùn)動(dòng)。

  • 計(jì)時(shí)器

準(zhǔn)備一個(gè)計(jì)時(shí)器。如果你使用電腦工作,這個(gè)在線計(jì)時(shí)器下載使用的計(jì)時(shí)器或許能滿足你的要求。如果你工作不定點(diǎn),那就使用電子表記秒器或者手機(jī)計(jì)時(shí)器。

  • 制定每日計(jì)劃

考慮到我們每天都會(huì)遇到很多分心的事,這一步至關(guān)重要,而且也不難。用5-10分鐘在腦子里過(guò)一遍今天要做的事。在紙的正中劃一條豎線,一側(cè)標(biāo)上“待做”,另一側(cè)標(biāo)上“已完成”。然后把你的今日要完成的任務(wù),按優(yōu)先級(jí)排列,記錄在紙上,并且注明每項(xiàng)的時(shí)限。同時(shí)要留有一定緩沖和過(guò)渡時(shí)間。最重要的排在首位,而在每一天快結(jié)束時(shí)去處理收件箱和整理筆記本。

  • 30分鐘高效時(shí)段

這是這篇文章的精華。將計(jì)時(shí)器設(shè)定為計(jì)時(shí)倒數(shù)30分鐘。當(dāng)計(jì)時(shí)器走完一次,就立刻停下手中的工作,帶著今日計(jì)劃和筆記本去別處轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)。用3分鐘來(lái)回顧一下前30分鐘里完成的事,把其中已經(jīng)完成的事項(xiàng)記錄到“已完成”的欄里;同時(shí),對(duì)照計(jì)劃表檢查自己當(dāng)前的進(jìn)度已經(jīng)完成多少了。再根據(jù)計(jì)劃看看接下去該做什么。你也可以在這段時(shí)間里做一下簡(jiǎn)單的伸展活動(dòng)。當(dāng)你再次回到工作中時(shí),可以根據(jù)剛剛的檢查情況對(duì)目前的任務(wù)目標(biāo)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。若你的工作進(jìn)度完成良好,就繼續(xù)下一個(gè)高效的30分鐘吧~

  • 分心和計(jì)劃之外的中斷

能夠按照制定好的計(jì)劃順利完成每天的任務(wù)當(dāng)然再好不過(guò),但我們知道每天都會(huì)有各種各樣的阻礙計(jì)劃落實(shí)的絆腳石。下面就讓我們來(lái)看看如何才能應(yīng)對(duì)它們:

分心:當(dāng)你突然想到某件事情需要處理或希望將剛閃過(guò)腦海的想法收集下來(lái)時(shí),就在隨身攜帶的記事本上記錄下來(lái)。待當(dāng)天任務(wù)完成之后,抽出時(shí)間來(lái)處理記錄下來(lái)的這些任務(wù)、計(jì)劃列表、或參考資料。

中斷:無(wú)論何時(shí)被打斷,你要立刻決定如何處理它。把下面這些問(wèn)題放在工作能觸手可及的地方,以便提醒自己:

  • 這些打斷我的事情比我正在做的更重要嗎?
  • 我應(yīng)該:
    • 立刻處理?
    • 委派他人?
    • 推延處理?
    • 刪除?

通常,若工作計(jì)劃是因某人的主動(dòng)接觸或來(lái)電而打斷,你可以事先準(zhǔn)備一些“標(biāo)準(zhǔn)答復(fù)”:

  • “再過(guò) ×× 分鐘我就完成這項(xiàng)任務(wù)了,我回頭打給您好嗎?”如果對(duì)方是你老板,你該讓他知道你手上的工作關(guān)系到團(tuán)隊(duì)的第一目標(biāo)
  • “因?yàn)槲沂诸^上有一件要馬上完成的任務(wù),我現(xiàn)在不能和您談這個(gè)事情,×× 點(diǎn)后我再打給你好嗎,到時(shí)我們就可以全力投入到這個(gè)問(wèn)題的討論中。”
  • “這類請(qǐng)求現(xiàn)在歸 ×× 處理,你需要他們的電話或是我的介紹嗎?那邊的A君就是負(fù)責(zé)人之一。”
  • “很抱歉,對(duì)于你的要求我現(xiàn)在無(wú)能為力。我可以在下一個(gè)工作空隙里來(lái)幫助你做出正確決定。”

就這樣了,現(xiàn)在你就可以開(kāi)始了!隨時(shí)和我們分享你的成果和建議

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