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怎樣去除word中多余的空格及空行

 藍色月光 2009-08-17
怎樣去除word中多余的空格及空行

發(fā)表日期:2009年7月25日        已經有491位讀者讀過此文

一、去掉表格和格式

為了版面的整齊,網頁文檔都是以表格的形式存在的,只是一般情況下表格的顏色被設為無色或表格寬度被設為0,所以我們在網頁上看不到表格。另外,網頁文檔中換行用的都是手動換行符,還有對字體等格式的設置。如果把從網頁上復制的文字直接粘貼到Word中,那么它們也都粘貼進來了,這給重新排版帶來了很大的麻煩。從編輯菜單中單擊全選,然后單擊剪切,再單擊選擇性粘貼。在打開的的選擇性粘貼對話框中選擇形式無格式文本,確定。這樣表格和各種格式都沒了,手動換行符也變成了回車符(段落標記)。另外還可以從文件菜單中選擇另存為,把文檔保存為純文本文件,再用Word打開,效果和上面的方法完全一樣。

如果剛從網頁上復制了文字,那么在Word中可以直接執(zhí)行選擇性粘貼的步驟,這樣將省事得多。

二、刪除空格

網頁文字中會有許多的空段和空格,在Word中排版時也需要清除。那么為什么這一步要刪除空格,而不是先刪除空段呢?道理是:有些看起來什么也沒有的段落中可能存在空格,而有空格的段落并不是真正的空段,在Word中沒法對它們批量執(zhí)行刪除操作。

首先,從編輯菜單中打開替換對話框(打開后暫時不要關閉,后面的操作都要在這里完成)。把光標定位到查找內容文本框中,按一下空格鍵輸入一個空格(默認情況下是半角空格),替換為文本框中什么都不填。單擊全部替換,Word將刪除所有的空格。你可能會說怎么我這還有許多空格呀?別急,如果這樣的話,那是因為這個文檔中還有另外兩種空格:全角空格和制表符空格。對這兩種空格,半角空格是不會把它們當一家人的,所以替換時對它們置之不理。打開中文輸入法,按Shift+空格鍵,切換到全角狀態(tài),然后按空格鍵在查找內容框里輸入一全角空格,替換為為空,再按全部替換,所有的全角空格也都刪除了。再單擊對話框中的高級按鈕,然后單擊特殊字符,選擇制表符,在查找內容框中會出現“^t”(當然也可以手工輸入),替換為為空,再單擊全部替換,制表符空格也都沒了。

三、刪除空段刪除空段的時機終于成熟了。在查找和替換對話框的高級模式下,兩次單擊特殊字符中的段落標記,查找內容框中將出現兩個“^p”(也可以手工輸入^p^p),再把光標定位到替換為框中,單擊段落標記輸入一個“^p”,再單擊全部替換,文檔中所有的空段全部消失。

其中的道理是什么呢?請想一下,沒有空格的空段是怎樣產生的?不正是我們連打了兩次回車之后才有的么?現在把兩個連續(xù)的回車替換成一個,正好消除了那個空段。如果有連續(xù)的空段的話,一次替換不完,可以多按幾次全部替換,直到提示找不到替換的對象為止。用Word保存網頁內容在網上查到可用的資料,可以先選中所需的內容,然后執(zhí)行復制操作,在打開的Word文檔中執(zhí)行粘貼命令。復制的內容一般有這樣幾種情況:純文字、帶有表格的文本和圖文混排。針對不同的內容及需要,應采取不同的處理方法,以達到滿意的效果?! ?/span>

一、純文字內容  

如果復制的內容是純文字形式,無表格與圖片,且愿意保留HTML文檔中的格式及鏈接等,直接單擊工具欄上的粘貼按鈕就可以了,網頁文字上原有的屬性都會保留下來。但這時文檔往往顯得比較雜亂,需要重新編輯、排版,對其字號、字體、字形及行間距、對齊方式等進行重新設置。 

在許多情況下文檔中會出現大量的手工換行符(箭頭向下的符號)”,如果采用刪除后再回車加上段落標記的方法來處理,對于長文檔來說是很費時的,這時可以應用Word查找/替換功能來輕松解決。在查找/替換對話框中,打開高級選項,在查找內容框中加上“^I”(手工換行符),在替換為框中加上“^p”(段落標記),只要再單擊全部替換按鈕,瞬間就完成替換操作。在有的文檔中有兩個手工換行符,這時只要在查找內容框中加上“^I^I”(兩個手工換行符),再執(zhí)行全部替換操作就可以了。 

如果不需要保留原來的格式及鏈接等,單擊編輯選擇性粘貼,打開選擇性粘貼對話框,在粘貼選項中選擇無格式文本,確定就可以了。這樣復制后的文本不帶有任何格式,略做處理即可。如果用的是Word2002,那就更方便了,直接單擊工具欄上的粘貼按鈕,此時復制的文本是帶有格式的,但在復制文本的右下角有一個選擇粘貼按鈕,單擊此按鈕菜單的僅保留文本命令,文本立即轉化為無格式的文本了?! ?/span>

經過上面的處理,文檔中還有許多的無用空格可以再利用一下查找/替換功能刪除干凈。 

二、帶有表格的文本 

有時我們從網頁上復制的內容是帶有表格的,這為排版帶來了很大的麻煩,這時我們可把表格去掉。只要將光標移動到表格內的任一位置,單擊表格轉換表格轉換成文本,彈出一個表格轉換成文本對話框,再選擇段落標記制表符等文字分隔符,確定后,表格消失了,而文字完整保留下來,并且文字的格式及鏈接等都保留著。如果只需要其文字內容,不想保留有關格式及鏈接等,利用選擇性粘貼命令就能解決問題?! ?/span>

三、圖文混排形式 

對于圖文并茂的網頁,復制到Word后,默認的圖文環(huán)繞方式是嵌入型,一般還要對文檔進行排版,對文字格式段落格式進行設置。在利用段落對話框設置行間距時,下拉列表中提供了倍距、最小值、固定值幾個選項,在此特別提醒不要選擇固定值選項。如果選擇后,圖片會置于文字的下面,被遮蓋住,需要將圖文環(huán)繞方式重新設置為四周型等環(huán)繞方式,圖片才能完全顯示出來。

將圖文復制后,圖片與文本的相對位置會發(fā)生一定的變化,有時為了某種特殊的需要,欲保持圖片與文本的相對位置絕對不改變??梢圆捎米D的方法,將網頁完整地抓下來,把圖片插入到Word中保存就可以了。@@@我們的Word文檔中經常會有各種各樣的表格。那么在編輯的過程中,就會不可避免地要對這些表格進行拆分、合并、刪行等各種各樣的修改。那么,掌握以下的小技巧,對于我們輕松應對Word表格定有幫助。

一、拆分和合并表格表格的拆分和合并是經常要遇到的操作,特別是在同一文檔中有較多表格的時候。先說合并表格吧。其實合并表格很簡單。只要把鼠標定位于兩個表格中間的空行,按下“Delete”鍵將空行刪除,那么這兩個表格就會自動合并成一個。再說拆分表格。這個其實很簡單:只要把鼠標定位于要成為第二個表格首行的那一行,然后點擊菜單命令表格/拆分表格就可以了。如果覺得這個操作還不夠簡單的話,那么在定位鼠標之后,按下“Ctrl+Shift+Enter”快捷鍵,立刻可以把表格一分為二。如果希望分出來的第二個表格放到下一頁中單獨顯示,那么只需按下“Ctrl+Enter”快捷鍵就行了。

二、移動指定行有時候表格就要完工了,忽然發(fā)現某一行的位置應該上調幾行或下移幾行。此時我們應該如何處理?在新位置插入空行,再將原來行的內容復制到此處,再刪除原來行?這個方法不是不行,但是實在是太羅嗦。其實,將鼠標定位于要移動的行中任一單元格,然后在按下“Shift+Alt”鍵的同時,再按下小鍵盤上的向上的方向鍵“↑”,看到沒有,鼠標所在的行及其內容就會自動上移,按下“↓”則下移,移到合適的位置松手即可。如果要移動的是多行,那也不要緊。只要我們先選中要移動的行,然后再按下“Shift+Alt”和向上(向下)方向鍵就可以了。

此外,一直按下去,這些指定的行甚至可以移出表格,成為一個新的表格。如果要從某一表格中出部分行作為新表格,這無疑應該是最簡單的方法了。好了,掌握這兩個小小的技巧相信對于我們輕松應對Word表格,一定會有幫助的。網頁制作時,為了幫助設計者為網頁元素定位,一般都采用表格的方式進行設計,所以復制網頁內容時,通過:復制-粘貼的方式就會在Word中留下表格。這是操作方式的問題:一、復制網頁內容后,有兩種方法可以去除表格:1、粘貼到記事本中,再將記事本中的內容全選,復制粘貼到Word中;2、直接粘貼到Word中時,應該選擇菜單:編輯/選擇性粘貼,選擇無格式文本,這樣表格都會自動去除。二、已經復制到Word中內容,可以這樣去掉表格:選擇了表格(就是表格左上角的表格標志,如果看不到,可以把光標定在表格中,一會兒就可以看到了)后,菜單:表格/轉換/表格轉換為文字,默認的制表符和重新選擇段落標記都可以,然后確定,就可以自動去掉表格,但這樣的文字要進行重新編輯。以后用上面的方法進行復制/選擇性粘貼/無格式文本,就不會出現這樣的問題了。

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