CIO在項(xiàng)目管理中，不但要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，而且，有時(shí)候還不得不掌握一些項(xiàng)目管理的技巧、一些為人處理的方法，如此的話，才能夠在信息化項(xiàng)目管理中，無往不利。下面我以自己的工作經(jīng)歷為背景，談?wù)勗谛畔⒒?xiàng)目管理中，常用的一些項(xiàng)目管理技巧。
　　
　　一、 把握各種限制之間的平衡。
　　
　　人有時(shí)候在各種限制下，不得不進(jìn)行妥協(xié)、進(jìn)行平衡。在平時(shí)工作中是如此，在信息化項(xiàng)目管理中，也是如此。
　　
　　如在信息化項(xiàng)目的管理中，我們要在用戶需求與項(xiàng)目周期之間進(jìn)行平衡;再如，項(xiàng)目的范圍、二次開發(fā)的需求要與項(xiàng)目的成本預(yù)算進(jìn)行平衡;再如，在部門之間發(fā)生矛盾時(shí)，我們做為項(xiàng)目管理者，也要在他們之間進(jìn)行平衡。其實(shí)，確切的說，搞平衡有時(shí)候不一定是種妥協(xié)，更可能是一種進(jìn)步。
　　
　　如有一次我在負(fù)責(zé)公司的客戶關(guān)系信息化管理系統(tǒng)的時(shí)候，就遇到了一個(gè)平衡的問題。那時(shí)候，財(cái)務(wù)要求把客戶關(guān)系管理系統(tǒng)跟財(cái)務(wù)的總帳系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來。但是，因?yàn)檫@是他們?cè)谙到y(tǒng)開始實(shí)施的時(shí)候，才提出來的一個(gè)需求。按照原先的需求，只需要到應(yīng)收為止就可以了。所以，若現(xiàn)在要考慮把客戶關(guān)系管理系統(tǒng)跟財(cái)務(wù)系統(tǒng)的總帳關(guān)聯(lián)起來的話，項(xiàng)目預(yù)算就不夠了，而且，項(xiàng)目的周期也難以保證，肯定會(huì)延長(zhǎng)。該怎么辦呢?只能在這之間進(jìn)行平衡。
　　
　　當(dāng)時(shí)，針對(duì)這種情況，我想了幾個(gè)平衡方案。
　　
　　一是先不考慮這個(gè)需求。把這個(gè)需求暫時(shí)放放，等到這個(gè)項(xiàng)目完工后，再考慮系統(tǒng)的集成問題。但是。這個(gè)方案很快被否定了。因?yàn)樨?cái)務(wù)掌握著財(cái)政大權(quán)，若不幫他們實(shí)現(xiàn)需求的話，那我項(xiàng)目的資金就無法保障。俗話說，兵馬未動(dòng)，糧草先行。所以說，財(cái)政大臣還是不能得罪的。
　　
　　二是增加項(xiàng)目預(yù)算，盡量加快項(xiàng)目進(jìn)度。因?yàn)轫?xiàng)目預(yù)算的權(quán)利最終是在財(cái)務(wù)總監(jiān)身上，而財(cái)務(wù)總監(jiān)跟財(cái)務(wù)經(jīng)理又是一家。所以，我就讓財(cái)務(wù)經(jīng)理去向財(cái)務(wù)總件說明情況，要求增加項(xiàng)目預(yù)算。同時(shí)，我也督促相關(guān)人員做好需求，只要增加項(xiàng)目預(yù)算的決定一下來，我就可以馬上啟動(dòng)項(xiàng)目集成的作業(yè)。果然不出我所料，財(cái)務(wù)經(jīng)理出馬，項(xiàng)目預(yù)算增加方案馬上就批下來了。由于我在還沒批下來之前，就開始做準(zhǔn)備工作。所以，項(xiàng)目的周期沒有受到多大影響。
　　
　　所以，我們?cè)谄胶獾倪^程中，還需要利用各種力量，去達(dá)到平衡的目的。若自己權(quán)利不夠大，資格不夠老，面子不夠大，那就要其他人，特別是當(dāng)事人去幫自己搞平衡，這比自己出馬，要好得多。
　　
　　二、 不能隨便答應(yīng)別人的要求；一旦承諾，就需要兌現(xiàn)。
　　
　　在信息化項(xiàng)目工作中，兌現(xiàn)承諾是非常重要的。若你剛開始答應(yīng)別人可以實(shí)現(xiàn)某個(gè)需求，幫他們解決某個(gè)問題，而結(jié)果呢，在后續(xù)項(xiàng)目推進(jìn)的過程中，沒有實(shí)現(xiàn)。那么他們就會(huì)對(duì)你失去信心，同時(shí)，也會(huì)對(duì)項(xiàng)目失去信心。俗話說，好事不出門，壞事傳千里。也就是說，你幫他們實(shí)現(xiàn)了十個(gè)需求，他們可能還不放在心上;但是，若你承諾他們的，有一個(gè)需求不能實(shí)現(xiàn)，那么企業(yè)員工就會(huì)纏住你不放了，會(huì)把你一棒子打死。再這方面，我深有感觸。
　　
　　我剛開始負(fù)責(zé)的第一個(gè)信息化項(xiàng)目就是ERP項(xiàng)目。那是，我們作為企業(yè)ERP項(xiàng)目的內(nèi)部負(fù)責(zé)人，可謂是初生牛犢不怕虎;同時(shí)因?yàn)闆]有實(shí)際業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)企業(yè)的操作流程也不是很熟悉。只要用戶提出的需求，我覺得比較可行，就信誓旦旦的承諾，一定幫他們實(shí)現(xiàn)這個(gè)需求。那時(shí)，也沒有考慮這個(gè)需求是否合理，對(duì)其他操作是否有沖突。結(jié)果呢，當(dāng)然是弄得傷痕累累。雖然，ERP項(xiàng)目最后成功上線了，但是，用戶的一些不合理的需求，還是沒能在ERP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。如成本會(huì)計(jì)需要按銷售訂單來進(jìn)行產(chǎn)品成本的統(tǒng)計(jì)，但是，實(shí)際管理中，由于有些訂單使用的是庫存，而有些銷售訂單又是合并采購(gòu)與生產(chǎn)，所以，根本無法實(shí)現(xiàn)按銷售訂單來統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)成本的需求。結(jié)果呢，我雖然幫助財(cái)務(wù)用戶及成本會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)了大部分需求，幫助他們解決了大部分問題，但是，在最后項(xiàng)目的評(píng)估上，還是遭受到了成本會(huì)計(jì)的責(zé)問。這也是我咎由自取，在不了解業(yè)務(wù)的情況下，信口開河，對(duì)別人亂承諾。
　　
　　從此以后，我對(duì)于我不熟悉的領(lǐng)域，就再也不會(huì)隨便答應(yīng)了。我會(huì)禮貌的說，先回去進(jìn)行測(cè)試后，再看行不行。一旦給用戶有了承諾，就要想法設(shè)法的實(shí)現(xiàn)，不然的話，對(duì)于項(xiàng)目的進(jìn)展是不利的;對(duì)于你自己個(gè)人的考核，也會(huì)有很大影響。
　　
　　三、 實(shí)現(xiàn)全程質(zhì)量管理。
　　
　　說實(shí)話，很多人在信息化項(xiàng)目的管理過程中，沒有質(zhì)量管理的概念。他們?cè)趯?shí)施信息化項(xiàng)目的時(shí)候，覺得剛開始只需要過得去就可以了，等到項(xiàng)目上線了，我們?cè)倩〞r(shí)間慢慢的改善系統(tǒng)。其實(shí)，這是一個(gè)很不科學(xué)的管理方法。
　　
　　如我認(rèn)識(shí)一個(gè)朋友，他們也剛要上一套ERP系統(tǒng)。他們?cè)偕螮RP系統(tǒng)之前，在企業(yè)中，已經(jīng)有一套產(chǎn)品管理系統(tǒng)，有產(chǎn)品基本信息、價(jià)格、物料清單、供應(yīng)商信息等等。但是，在實(shí)施這套產(chǎn)品管理系統(tǒng)的時(shí)候，由于種種原因，如編碼不夠規(guī)范、系統(tǒng)控制不夠嚴(yán)格、操作人員責(zé)任心不夠等等，導(dǎo)致這套系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不是很準(zhǔn)確。要么就是數(shù)據(jù)重復(fù)，相同的產(chǎn)品對(duì)應(yīng)不同的編碼，即一物多碼情況普遍存在;要么就是價(jià)格過時(shí)，好幾年沒更新了;又或者因?yàn)樯a(chǎn)工藝的更新等等，物料清單的用量沒有及時(shí)更改，等等。但是，我朋友為了趕項(xiàng)目進(jìn)度，同時(shí)，也確實(shí)因?yàn)楫a(chǎn)品基本信息數(shù)量龐大，物料清單更是復(fù)雜，所以，在對(duì)原由數(shù)據(jù)沒有進(jìn)行核對(duì)的情況下，不管數(shù)據(jù)質(zhì)量，只管項(xiàng)目進(jìn)度，盲目的把這些不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)都導(dǎo)入到了新的ERP系統(tǒng)中去。他的想法是，現(xiàn)在由于時(shí)間緊迫，沒有這么多的時(shí)間，也沒有這么多的人來核對(duì)這些信息。只有等遇到問題時(shí)，再去進(jìn)行修改、核對(duì)?？墒牵屡c愿違。因?yàn)榛A(chǔ)數(shù)據(jù)存在嚴(yán)重的錯(cuò)誤，所以，在跑ERP系統(tǒng)的時(shí)候，如系統(tǒng)模擬運(yùn)行時(shí)，就無法進(jìn)行下去。因?yàn)镋RP系統(tǒng)計(jì)算出來的數(shù)據(jù)，是馬頭不對(duì)馬尾，企業(yè)用戶根本無法使用。最后，不得不返工。把原先的數(shù)據(jù)整理、核對(duì)完畢后，再進(jìn)行后續(xù)的工作。本來想節(jié)省一點(diǎn)時(shí)間的，沒想到，反而因?yàn)榉倒だ速M(fèi)了更多的時(shí)間。
　　
　　其實(shí)，類似的案例在很多人身上都發(fā)生過，包括在我身上。所以，我覺得很多CIO身上所缺少的就是那種質(zhì)量管理的理念。我個(gè)人認(rèn)為，我們?cè)谪?fù)責(zé)信息化項(xiàng)目的過程中，一定要腳踏實(shí)地，抓好每個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理。否則的話，項(xiàng)目即使順利上線了，其結(jié)果也不會(huì)很理想。
　　
　　四、 注意項(xiàng)目管理中的風(fēng)險(xiǎn)。
　　
　　在項(xiàng)目管理的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)上，我很同意一位前輩說的話。他說，我們?cè)陧?xiàng)目管理的過程中，若不去控制風(fēng)險(xiǎn)，那么，風(fēng)險(xiǎn)反過來就是控制你。所以，在信息化項(xiàng)目實(shí)施之前，先花一定的時(shí)間去了解項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于我們控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，保障項(xiàng)目的最后成功，是具有非常重大的利益的。
　　
　　其實(shí)，大部分信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)都是有跡可循的。
　　
　　如對(duì)于一些信息化管理系統(tǒng)，例如企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)或者客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等等這些大型的信息化管理系統(tǒng)，其存在的風(fēng)險(xiǎn)無非是以下幾類。
　　
　　一是安全風(fēng)險(xiǎn)。其包括兩個(gè)部分，一是來源與系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)橄到y(tǒng)的漏洞或者網(wǎng)絡(luò)的故障，可能使得信息化管理系統(tǒng)無法運(yùn)行，從而到企業(yè)員工對(duì)信息化管理系統(tǒng)產(chǎn)生依賴后，沒有系統(tǒng)就不知道該做什么事情了。如我公司有一次停電，系統(tǒng)全部不能用，辦公室人員就不知道該干什么了，個(gè)個(gè)都做在一起聊天。其實(shí)，當(dāng)員工對(duì)信息化系統(tǒng)形成依賴后，當(dāng)系統(tǒng)當(dāng)機(jī)后，他們就會(huì)很不習(xí)慣，也不會(huì)再去做手工作業(yè)。所以，我們?cè)诳紤]項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)候，再這個(gè)方面要充分重視。不要妄想著，系統(tǒng)當(dāng)機(jī)也沒事情，他們可以手工作業(yè)。若有這個(gè)想法的話，那你離“死期”也就不遠(yuǎn)了。二是數(shù)據(jù)的安全。在系統(tǒng)剛開始實(shí)施的時(shí)候，一般的情況下，可能不會(huì)設(shè)置很負(fù)責(zé)的管理權(quán)限。所以，在項(xiàng)目剛開始的時(shí)候，很多員工就可以看到系統(tǒng)里的大部分?jǐn)?shù)據(jù)，包括產(chǎn)品價(jià)格、客戶信息等內(nèi)容。我認(rèn)識(shí)一家企業(yè)，他們的員工就利用ERP系統(tǒng)剛開始上線的時(shí)候，對(duì)于權(quán)限控制不完善，把系統(tǒng)里的客戶信息其他們的產(chǎn)品價(jià)格泄露給了公司的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，導(dǎo)致企業(yè)流失了不少的客戶。所以，在項(xiàng)目上線的時(shí)候，我們就要充分認(rèn)識(shí)到系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，先做防范。
　　
　　二是流程沖突的風(fēng)險(xiǎn)。我們都知道，信息化管理的本質(zhì)就是標(biāo)準(zhǔn)化管理。所以，在信息化管理軟件項(xiàng)目推進(jìn)的過程中，必然會(huì)遇到企業(yè)現(xiàn)有流程跟標(biāo)準(zhǔn)流程存在的一種沖突。不在沉默中死亡，就在沖突中爆發(fā)。要調(diào)和這兩著的沖突，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程重組，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的平穩(wěn)過度，企業(yè)是要承擔(dān)一定的風(fēng)險(xiǎn)的。這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)我們也要預(yù)先估計(jì)到，不要等到事情來臨了，我們才想法子去處理他，那就顯得太遲了。
　　
　　當(dāng)然，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)還不止這些。在以后的文章中，我或許會(huì)詳細(xì)的談?wù)勑畔⒒?xiàng)目管理的風(fēng)險(xiǎn)及其防范，大家可以關(guān)注我后期的文章。