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辦公技巧:讓Word表格任意縱橫的方法

 楓葉飄飛 2007-12-08

辦公技巧:讓Word表格任意縱橫的方法
2007-12-8
 
        在日常辦公應(yīng)用中,我們經(jīng)常會遇到將一個表格中各行內(nèi)容連接起來作為一列形成新表的情況(如圖1),Word中沒有現(xiàn)成的功能,忽然想起Excel中“選擇性粘貼”中的“轉(zhuǎn)置”功能,但實際操作一下才發(fā)現(xiàn),它只能將表格的行、列位置互換一下,不能達到上述目的。筆者經(jīng)過多次實踐,終于找到一套可以讓表格任意縱、橫的方法。

  方法主要是借助Word中“文字與表格相互轉(zhuǎn)換”功能與“高級替換”功能的配合使用,具體步驟如下:

  1.將表格轉(zhuǎn)換成文字

  選定整個表格后,執(zhí)行“表格→轉(zhuǎn)換→表格轉(zhuǎn)換成文字”,在彈出的“將表格轉(zhuǎn)換成文字”對話框中選擇默認的文字分隔符“制表符”,然后單擊[確定]按鈕。此時原表格中的表格線全部消失,各列內(nèi)容以空格分隔。

圖1

  2.將各行內(nèi)容連接起來,以列的形式出現(xiàn)

  (1)選中文字中兩列間的空格部分(如圖2),并從“編輯”菜單中執(zhí)行“復(fù)制”命令,將列間空格存放在剪貼板中,待稍后替換時使用。

圖2

  (2)選中剛剛轉(zhuǎn)換好的文字內(nèi)容部分,執(zhí)行“編輯→替換”,在彈出的“查找和替換”對話框中的“查找內(nèi)容”文本框后單擊鼠標,定位好插入點,將步驟1中復(fù)制的空格從剪貼板上剪切出來。

  注意:由于此對話框中不支持鼠標右擊,也不支持菜單中的“粘貼”操作,所以此處只能使用“粘貼”命令的快捷鍵:“Ctrl+V”。

  (3)用鼠標將插入點定位在對話框中“替換為”文本框的后邊,點擊對話框左下角的[高級]按鈕,將對話框下部折疊部分展開,單擊[特殊字符]按鈕,在彈出的列表中選擇最上方的“段落標記”,此時“替換為”文本框中的內(nèi)容顯示為“^p”(如圖3)。

  (4)單擊對話框中部的[全部替換]按鈕,在出現(xiàn)的“Word已完成對所選內(nèi)容的搜索,共替換XX處。是否搜索文檔其余部分?”提示信息中點擊[否]結(jié)束替換操作。

  3.去除出現(xiàn)的空白行

  再次執(zhí)行“編輯→替換”,用上述方法,將兩個“段落標記”全部替換為一個“段落標記”(即在“查找內(nèi)容”后輸入“^p^p”,在“替換為”后輸入“^p”),為了將全部空白行都剔除,此時應(yīng)多次點擊對話框中[全部替換]按鈕,直至提示“已完成0次替換”,則表示已將全部空行刪除。

圖3

  4.將文字轉(zhuǎn)換成表格

  選定全部文字內(nèi)容后,執(zhí)行“表格→轉(zhuǎn)換→文字轉(zhuǎn)換成表格”。在彈出的“將文字轉(zhuǎn)換成表格”對話框中“文字分隔位置”處選擇默認的“段落標記”,然后單擊[確定]按鈕,此時一張新表就初步完成了。

  5.后期處理

  給新表添加必要的項目列、添加標題、格式化,之后就一切OK了!

  再引申一下,若是由列表轉(zhuǎn)換成橫表,又該如何操作呢?一起動動腦筋吧:)。

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