適合于文檔類資料備份的軟件很多，比如Second Copy 2000、CRBackPro、ProFILER2000, Super Flexible File Synchronizer, FTP Synchronizer , SyncBack, FileSafe等，都是比較優(yōu)秀的備份軟件。下面介紹Windows自帶的公文包工具及另外兩個(gè)功能強(qiáng)大的同步軟件，它們可以自動(dòng)執(zhí)行操作，給文檔類數(shù)據(jù)的備份、及時(shí)更新及管理等帶來(lái)很大方便。

    1、“公文包”的使用

    在Windows中，自帶有一個(gè)文件同步小工具——公文包，它的功能很簡(jiǎn)單，就是同步文件。原來(lái)設(shè)計(jì)的功能是同步主機(jī)與其他計(jì)算機(jī)，比如筆記本電腦中的對(duì)應(yīng)文件夾，現(xiàn)在我們用它來(lái)在同一臺(tái)機(jī)器上實(shí)現(xiàn)同步備份功能。

    1)在文件夾中單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中點(diǎn)“新建”，然后點(diǎn)“公文包”，此時(shí)可以看到相應(yīng)位置出現(xiàn)了一個(gè)“新建公文包”文件夾，為方便使用，可以重新為這個(gè)公文包取名；

    2)雙擊打開(kāi)“新建公文包”，此時(shí)的“新建公文包”相當(dāng)于一個(gè)普通的文件目錄，可以將所有欲備份的重要數(shù)據(jù)拷貝進(jìn)來(lái)，除了拷貝的窗口標(biāo)題會(huì)顯示為“正在更新公文包”外，一切和平時(shí)的拷貝沒(méi)有任何不同；

    3)將此“新建公文包”拷貝到你的磁盤、硬盤或者備份硬盤中。

    進(jìn)行數(shù)據(jù)更新時(shí)，只要右鍵單擊公文包文件夾，在彈出菜單中選擇“全部更新”，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)掃描公文包中的文件是否更新過(guò)，然后會(huì)彈出窗口，顯示所有變動(dòng)過(guò)的文件情況，此時(shí)只要單擊“更新”按鈕即可完成最新備份。

    這種辦法的好處是全部過(guò)程無(wú)需操心，只要點(diǎn)兩個(gè)按鈕。而且無(wú)須拷貝全部文件，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)掃描變動(dòng)過(guò)的文件并進(jìn)行更新；缺點(diǎn)是不提供數(shù)據(jù)壓縮，也不提供參數(shù)調(diào)整選項(xiàng)。

   2、Second Copy 2000的使用   

    Second Copy是——個(gè)定時(shí)自動(dòng)備份軟件。同時(shí)，還具有自定義備份文件類型，支持復(fù)制、移動(dòng)、壓縮、同步等多種備份方式；可為壓縮的ZIP文件設(shè)置密碼等優(yōu)秀功能，筆者在此強(qiáng)烈推薦使用。下載：http：//jS．skycn．net／down／sc2000．exe，漢化包http：//js．skycn．net／down／z-sec-opy60129-w．exe。

    1)執(zhí)行Second Copy“文件”菜單的“新建任務(wù)”命令，系統(tǒng)將會(huì)詢問(wèn)用戶是采取“快速設(shè)置”方式還是采取“自定義設(shè)置”方式，建議采取“自定義設(shè)置”方式來(lái)建立備份任務(wù)，這樣具有更多的自主性；

    2)單擊“下一步”，將會(huì)詢問(wèn)用戶需要備份哪些內(nèi)容，是備份文件夾下的所有文件，還是只備份其中的一部分文件；

    3)接下來(lái)Second Copy將會(huì)詢問(wèn)用戶自動(dòng)備份的時(shí)間。可選擇手動(dòng)備份，也可選擇每隔幾分鐘、每隔幾小時(shí)、每隔幾天自動(dòng)進(jìn)行備份。

    4)再下來(lái)就是選擇備份方式了。 Second Copy一共提供了“簡(jiǎn)單復(fù)制”、“選擇復(fù)制”等6種備份方式：

    “簡(jiǎn)單復(fù)制”就是將文件從源文件夾復(fù)制到目標(biāo)文件夾；“選擇復(fù)制”與簡(jiǎn)單復(fù)制類似，但如果以前備份過(guò)的文件在源文件夾中已經(jīng)被刪除的話，Second Copy會(huì)認(rèn)為用戶不再需要這些文件，而將目標(biāo)文件夾中的文件也一并刪除(在刪除過(guò)程中可將這些文件保存到一個(gè)備份文件夾中)；“移動(dòng)”就是將文件從源文件夾移動(dòng)到目標(biāo)文件夾；“壓縮”則是將要備份的文件或文件夾采用ZIP格式壓縮到目標(biāo)文件夾中；“選擇壓縮”與選擇備份類似，就是在備份過(guò)程將源文件夾中已經(jīng)被刪除的文件從目標(biāo)ZIP壓縮包中刪除(也可對(duì)刪除的文件進(jìn)行備份)；至于“同步”就是讓兩個(gè)文件夾中的內(nèi)容完全保持一致(此時(shí)無(wú)論是在源文件夾還是在目標(biāo)文件夾中對(duì)任何一個(gè)文件作增加、修改或刪除操作，另一個(gè)文件夾都會(huì)變得與它一樣)，用戶可根據(jù)自己的實(shí)際需要選擇適當(dāng)?shù)膫浞莘绞?建議采用“選擇復(fù)制”或“選擇壓縮”方式)；

    5)當(dāng)用戶選擇不同的備份方式之后， Second Copy還會(huì)給出不同的備份選項(xiàng)，如當(dāng)用戶選擇“選擇復(fù)制”方式時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)給出是否更新目標(biāo)文件、是否對(duì)需要?jiǎng)h除的文件保留備份、備份文件的保存路徑等；當(dāng)用戶選擇“壓縮”方式時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)給出是否更新目標(biāo)文件、是否為ZIP文件設(shè)置密碼以及密碼內(nèi)容等選項(xiàng)；

    6)單擊向?qū)е械?#8220;下一步”按鈕，系統(tǒng)將會(huì)提示用戶為備份項(xiàng)目設(shè)置一個(gè)名稱，用戶可根據(jù)自己的喜好加以設(shè)置并單擊“完成”按鈕。

    至此設(shè)置新的備份任務(wù)的工作完成，當(dāng)系統(tǒng)時(shí)間滿足用戶設(shè)置的自動(dòng)備份條件時(shí)，Second Copy就會(huì)在后臺(tái)自動(dòng)對(duì)用戶選定的文件進(jìn)行備份，從而達(dá)到保護(hù)數(shù)據(jù)的目的。當(dāng)然我們也可在Second Copy任務(wù)列表中右擊需要備份的項(xiàng)目，然后從彈出的快捷菜單中執(zhí)行“立即復(fù)制”命令，對(duì)該備份任務(wù)手工進(jìn)行，使用非常靈活。

    3、同步精靈的使用

    同步精靈1．5是一款國(guó)產(chǎn)的免費(fèi)目錄同步／備份工具。該軟件體積小巧，功能專一，運(yùn)行速度極快，又無(wú)注冊(cè)要求，所以筆者建議你不妨一試。

    該軟件支持Win9x／Me／NT／2000操作系統(tǒng)，從作者的主頁(yè)http：／／dxqsoft．yeah．net上可下載。下載下來(lái)的ZIP文件Mir- rorDirl5cn．ZIP大小為202KB，是一款綠色軟件，將該壓縮文件釋放到任一目錄中，然后運(yùn)行其中的 MirrorDir.exe即可。

    1)建立同步任務(wù)

    是它的主界面。點(diǎn)擊左下角的“新建任務(wù)”按鈕，即可在“所有任務(wù)”欄中新建任務(wù)，取好名字，任務(wù)即建立成功。本軟件支持多項(xiàng)任務(wù)，因此你可以同時(shí)建立多項(xiàng)任務(wù)。

    選中一項(xiàng)任務(wù)，在右框“主目錄”項(xiàng)中，按“瀏覽”項(xiàng)進(jìn)行主目錄的設(shè)置，在“鏡像目錄”中按“瀏覽”按鈕進(jìn)行鏡像目錄的設(shè)置。注意鏡像目錄名稱的選取，要與主目錄有所關(guān)聯(lián)，這樣使人一目了然，便于管理。

    有時(shí)候我們可能不希望同步主目錄下的某個(gè)或幾個(gè)子目錄，這時(shí)候你可以使用本程序提供的“排除子目錄”功能，被排除的子目錄將不會(huì)被同步到鏡像目錄中。如果你所同步的主目錄中，有些子目錄中的內(nèi)容沒(méi)有變化，那么你可以讓同步精靈在第一次同步后，將它列入“排除子目錄”中。

    2)其它設(shè)置

    允許自動(dòng)運(yùn)行該任務(wù)：如果你希望程序能夠自動(dòng)備份指定目錄，可以使用自動(dòng)執(zhí)行功能(即選中“允許自動(dòng)運(yùn)行本任務(wù)”項(xiàng))，以后程序在自動(dòng)運(yùn)行時(shí)即可對(duì)該目錄進(jìn)行自動(dòng)同步操作。

    刪除鏡像目錄中存在但主目錄中沒(méi)有的文件和目錄：為了達(dá)到主目錄和鏡像目錄完全一致的目的，程序提供了自動(dòng)識(shí)別那些鏡像目錄中存在但主目錄中不存在的文件的功能，并且可以自動(dòng)刪除這些多余的鏡像文件．有了這個(gè)功能，主目錄中文件／目錄的任何修改、增加、刪除操作都將被直接同步到鏡像目錄中，使用起來(lái)特別方便。不過(guò)需要注意：一但你啟用了這個(gè)功能，鏡像目錄中所有與主目錄中不同的東西都將被刪除，因此你使用的時(shí)候必須小心，避免不必要的數(shù)據(jù)損失。

    3)同步操作

    a．手工操作

    選中一項(xiàng)任務(wù)后，直接點(diǎn)擊圖3中的“開(kāi)始同步”按鈕即可。同步操作完成后，程序會(huì)給出詳細(xì)的同步操作總結(jié)信息，比如提示你總共同步了幾個(gè)文件／目錄，刪除了幾個(gè)文件／目錄，創(chuàng)建了幾個(gè)目錄，無(wú)法刪除的鏡像文件／目錄數(shù)等，你甚至可以查看具體有哪些文件／目錄被同步、創(chuàng)建和刪除。

    手工操作有兩個(gè)不足：一是對(duì)于有多個(gè)任務(wù)，要一次一次地去點(diǎn)擊“開(kāi)始同步”，進(jìn)行同步操作；二是手工操作容易忘記定期進(jìn)行?；谝陨峡紤]，軟件作者又開(kāi)發(fā)了自動(dòng)運(yùn)行本軟件的功能。

    b、利用Windows的計(jì)劃任務(wù)自動(dòng)運(yùn)行

    如果你希望程序能夠自動(dòng)備份指定目錄，可以使用自動(dòng)執(zhí)行功能，對(duì)于你需要自動(dòng)執(zhí)行的任務(wù)設(shè)定好相應(yīng)的選項(xiàng)，在程序啟動(dòng)的命令行加上“—Auto”參數(shù)，然后加到Windows的計(jì)劃任務(wù)中即可。