ERP標(biāo)準(zhǔn)流程
ERP標(biāo)準(zhǔn)流程之一----入庫(kù)管理 一、業(yè)務(wù)說明:庫(kù)房在收到實(shí)際貨物和相應(yīng)入庫(kù)驗(yàn)收單據(jù)的情況下,按照庫(kù)房實(shí)物管理制度,清點(diǎn)貨物,按照要求,將貨物存放到指定地點(diǎn),并在入庫(kù)驗(yàn)收單上簽字。入庫(kù)驗(yàn)收單的來源存在多種情況:進(jìn)貨入庫(kù)、銷退入庫(kù)、借貨入庫(kù)、移庫(kù)入庫(kù)、從同級(jí)單位調(diào)貨入庫(kù)。在實(shí)際業(yè)務(wù)中,可能還存在只簽字,沒有實(shí)貨的情況,如報(bào)溢。在手工業(yè)務(wù)中,不同的入庫(kù)實(shí)際上是不同的原始單據(jù),我們建議,在引入計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)后,我們應(yīng)該將所有入庫(kù)單據(jù)統(tǒng)一。 二、流程圖:入庫(kù)流程如下:
三、流程圖說明庫(kù)房管理員隨時(shí)查詢未記賬的入庫(kù)單,根據(jù)實(shí)貨在庫(kù)房的存放情況,確定貨位等明細(xì)信息,并檢查如批號(hào)等的明細(xì)信息,正確后,入庫(kù)記保管帳并打印入庫(kù)單,作為記賬的依據(jù)。四、單據(jù)說明入庫(kù)單:庫(kù)房管理員入庫(kù)記賬依據(jù)(一般情況下不包括金額信息,有時(shí)被進(jìn)貨單的一聯(lián)代替)。單據(jù)樣式:數(shù)據(jù)項(xiàng)說明:五、報(bào)表說明無六、崗位職責(zé)庫(kù)房管理員:確保單據(jù)同入庫(kù)實(shí)物一致,在系統(tǒng)中將入庫(kù)單入庫(kù)記賬。若有需要調(diào)整的在庫(kù)信息則使用復(fù)核修改入庫(kù)單功能進(jìn)行調(diào)整。七、崗位操作規(guī)范 ERP標(biāo)準(zhǔn)流程之二------出庫(kù)管理 出庫(kù)管理一、業(yè)務(wù)說明庫(kù)房管理員按照公司的出庫(kù)原則(先進(jìn)先出、批次管理、后進(jìn)先出等),根據(jù)庫(kù)房綜合員傳來的銷售發(fā)票、增值稅發(fā)票清單、移庫(kù)單、調(diào)撥出庫(kù)單、報(bào)損單、進(jìn)貨退出單等揀貨出庫(kù),并由揀貨工將貨物送到發(fā)貨區(qū)。二、流程圖出庫(kù)流程如下頁(yè)圖所示:
三、流程圖說明庫(kù)房配貨調(diào)度在收到相關(guān)部門傳來的出庫(kù)單據(jù)后,進(jìn)行庫(kù)房配貨。并打印配貨匯總單。各倉(cāng)房庫(kù)房管理員自動(dòng)打印揀貨單,根據(jù)揀貨單揀貨并復(fù)核出庫(kù)。交搬運(yùn)工將貨物運(yùn)送到指定的發(fā)貨區(qū)或裝箱區(qū)待發(fā)貨。發(fā)貨員根據(jù)客戶提貨單或送貨單(隨貨同行聯(lián))復(fù)核發(fā)貨。司機(jī)和送貨員將貨物送到客戶處后將客戶簽字的運(yùn)輸聯(lián)返回公司。四、單據(jù)說明配貨單:系統(tǒng)依據(jù)配貨原則進(jìn)行配貨后打印出的單據(jù),一般記錄相關(guān)單位、貨品、數(shù)量、批號(hào)、批次、狀態(tài)等信息。使用揀貨單時(shí)其一般用于發(fā)貨前的核對(duì),不使用揀貨單時(shí)其可以用于揀貨,代替揀貨單。揀貨單:用于庫(kù)房保管員揀貨的單據(jù),信息項(xiàng)基本于配貨單相同,為了便于揀貨一般分倉(cāng)房、相關(guān)單位進(jìn)行分頁(yè)打印。五、報(bào)表說明 六、崗位職責(zé) 存貨帳管理存貨帳管理 一、 業(yè)務(wù)說明: 財(cái)務(wù)商品帳管理員是流通企業(yè)財(cái)務(wù)部門人員最多的崗位,財(cái)務(wù)部門主要根據(jù)經(jīng)營(yíng)品種的數(shù)量和貨品的存放管理商品明細(xì)帳,為統(tǒng)一名詞,以下所有商品明細(xì)帳統(tǒng)稱存貨帳。存貨帳管理員主要記錄進(jìn)貨、進(jìn)貨補(bǔ)差、進(jìn)貨退出、銷售、銷售退回、報(bào)損、報(bào)溢、借貨(供銷售)、還貨、內(nèi)部調(diào)撥出、內(nèi)部調(diào)撥退回、內(nèi)部調(diào)撥入、內(nèi)部調(diào)撥退出等業(yè)務(wù)。 在一般情況下,存貨明細(xì)帳只按照貨品設(shè)明細(xì)帳,而不管貨品存放的保管帳地點(diǎn),當(dāng)移庫(kù)發(fā)生時(shí),財(cái)務(wù)存在兩種處理情況,一是移庫(kù)單據(jù)不在業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)之間傳遞,一是業(yè)務(wù)部門將移庫(kù)單傳遞到財(cái)務(wù),但財(cái)務(wù)僅僅只是在存貨明細(xì)帳的備注欄記錄貨品的移動(dòng)。 存貨帳貨品的核算方法主要選用:月底加權(quán)平均、移動(dòng)平均、先進(jìn)先出法、批次核算、銷價(jià)核算、計(jì)劃價(jià)法,在商品流通企業(yè)主要選用月底加權(quán)平均、移動(dòng)平均、先進(jìn)先出法、批次核算等方法,在零售行業(yè)主要選用銷價(jià)核算方法。選用什么方法都可以,但最重要的原則是:必須仔細(xì)了解手工核算的過程,特別是特殊業(yè)務(wù)的手工處理方法。以下問題是關(guān)鍵點(diǎn): A. 補(bǔ)差問題: B. 內(nèi)部調(diào)撥的存貨計(jì)價(jià)問題: C. 報(bào)損、報(bào)溢的存貨計(jì)價(jià)問題: D. 借還貨業(yè)務(wù):發(fā)生在帳外的借貨業(yè)務(wù)肯定是為了銷售,但借貨時(shí)的成本是很難確定,財(cái)務(wù)在手工處理時(shí)經(jīng)常在帳上掛紅字,一是處理方便,同時(shí)也是為了隱瞞某些特殊問題。特殊的銷售退回業(yè)務(wù):某些貨品公司已經(jīng)很長(zhǎng)時(shí)間不經(jīng)營(yíng),或客戶退回的貨品是公司根本上就不經(jīng)營(yíng)的貨品,此時(shí)的貨品成本的確定是令存貨帳管理員頭痛的事情,這樣的規(guī)則一定要把握清楚。 二、流程圖存貨帳管理的流程如下:(正向)
與此相對(duì),逆向流程如下:
三、 流程圖說明: 正向流程中,存貨帳管理員的工作貫穿于進(jìn)貨、進(jìn)貨結(jié)算、借貨、調(diào)撥、銷售、報(bào)損和報(bào)溢流程中,根據(jù)不同的流程生成不同的存貨分錄,并將分錄記在傳票上。最后,存貨帳管理員還要核對(duì)傳票、對(duì)傳票進(jìn)行記帳。對(duì)存貨明細(xì)帳產(chǎn)生影響。最后由總帳會(huì)計(jì)完成生成財(cái)務(wù)憑證的工作。與此相對(duì)應(yīng),在存貨帳管理的逆向流程中,如果存貨帳管理員要回退傳票記帳,那他要回退相應(yīng)流程產(chǎn)生的存貨分錄,進(jìn)而一步步回到相應(yīng)的流程,同樣要作廢相應(yīng)產(chǎn)生的單據(jù)(如發(fā)票)。 四、 單據(jù)說明: 無單據(jù) 五、 報(bào)表說明: A. 成本分析表:將成本單價(jià)在本月和上月差異在某一百分比的貨品列示出來,共經(jīng)理們參考; 六、 崗位職責(zé): A.檢查收到的單據(jù)(進(jìn)貨單、進(jìn)貨補(bǔ)差單、借出單、還回單、銷售發(fā)票、調(diào)撥單、報(bào)損報(bào)溢單等)是否準(zhǔn)確; 七、 崗位操作規(guī)范: A.進(jìn)貨生成存貨傳票分錄 八、 可以簡(jiǎn)化的業(yè)務(wù)流程: A. 存貨分錄可以在單據(jù)保存時(shí)直接生成,由業(yè)務(wù)人員直接代存貨帳管理員生成存貨帳分錄,而存貨帳管理員只需要點(diǎn)單就可以了; 九、 可能遇到的特殊問題: A. 特殊的補(bǔ)差問題; 十、 配置說明: A.定義外部序列號(hào); (存貨帳完) 進(jìn)貨流程進(jìn)貨流程包括進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程、進(jìn)貨結(jié)算付款流程、進(jìn)貨總體回退流程、收貨管理流程和進(jìn)貨退貨流程。 標(biāo)準(zhǔn)流程之四--進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程 一、 業(yè)務(wù)說明 企業(yè)管理層根據(jù)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)在年初指定年銷售計(jì)劃。銷售部門根據(jù)銷售額、銷售利潤(rùn)等指標(biāo)確定年度、季度銷售目標(biāo)。同時(shí)對(duì)于主營(yíng)品種重點(diǎn)照顧。在此基礎(chǔ)之上,進(jìn)貨部門就得到了本年度或季度需要購(gòu)進(jìn)的品種、數(shù)量信息。當(dāng)然,這也不是進(jìn)貨部門購(gòu)進(jìn)的唯一依據(jù)。新經(jīng)營(yíng)品種的采購(gòu)?fù)沁M(jìn)貨部門、企業(yè)管理層和供應(yīng)商協(xié)商確定的。在此會(huì)產(chǎn)生一個(gè)粗的進(jìn)貨計(jì)劃。 進(jìn)貨計(jì)劃明確后,各個(gè)業(yè)務(wù)員大致有了一個(gè)進(jìn)貨參考,根據(jù)庫(kù)存、銷售信息反饋,業(yè)務(wù)員在日常工作中通過電話、會(huì)面等各種方式與供應(yīng)商保持聯(lián)系,確定進(jìn)貨的品種和數(shù)量。此時(shí)可以考慮利用進(jìn)貨合同管理。但從實(shí)際情況看,業(yè)務(wù)人員還難以從手工方式轉(zhuǎn)變到利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)管理,進(jìn)貨合同也并不是所有的進(jìn)貨都有,業(yè)務(wù)人員對(duì)進(jìn)貨合同的說法比較敏感,建議一切進(jìn)貨記錄都稱為要貨記錄而不要輕易使用系統(tǒng)中的進(jìn)貨合同概念。 現(xiàn)階段看,無庫(kù)存情況還是很少的。保留少量庫(kù)存不僅僅是流動(dòng)資金的占用,而且還會(huì)需要物理空間。為了保證物理空間能夠滿足需要,需要進(jìn)貨時(shí)業(yè)務(wù)員應(yīng)該提前通知倉(cāng)儲(chǔ)部門準(zhǔn)備庫(kù)存地點(diǎn),對(duì)于鐵路送貨等情況,還需要備車提貨。(補(bǔ)充一般送貨的幾種形式) 貨到倉(cāng)庫(kù)后,倉(cāng)庫(kù)首先需要驗(yàn)收,對(duì)比送貨單和實(shí)物,確認(rèn)后倉(cāng)庫(kù)人員要填寫收貨單據(jù),明確送貨單位、收貨品種、數(shù)量、質(zhì)量等信息。一方面提供給對(duì)方送貨人員作為收貨憑據(jù),另一方面,則需要將收貨單據(jù)傳遞到業(yè)務(wù)部門辦理記帳手續(xù)。收貨時(shí)一般有兩種情況:對(duì)方提供價(jià)格信息、對(duì)方不提供價(jià)格信息。這兩種不同的做法對(duì)系統(tǒng)的使用是不同的。一般的原則是:庫(kù)房只管理貨品的數(shù)量、批號(hào)等信息,價(jià)格由業(yè)務(wù)部門來確定。 進(jìn)貨部門在收到收貨單據(jù)后,查找要貨記錄核對(duì)(或填寫)本次進(jìn)貨價(jià)格,并在要貨記錄上進(jìn)行標(biāo)記。在手工管理時(shí),還需要在業(yè)務(wù)庫(kù)存中添加此記錄,以備察看。價(jià)格確定后制進(jìn)貨單據(jù)向下個(gè)環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)。關(guān)于應(yīng)付帳款的管理有兩種做法:一、沒有發(fā)票的進(jìn)貨單據(jù)暫時(shí)由進(jìn)貨業(yè)務(wù)員管理,等發(fā)票到后業(yè)務(wù)員將進(jìn)貨發(fā)票和進(jìn)貨單據(jù)一起提交給財(cái)務(wù)。二、一旦填制進(jìn)貨單據(jù)后就轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)人員管理。這對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)處理是不一樣的。 關(guān)于發(fā)票價(jià)格與進(jìn)貨單據(jù)價(jià)格不一致,一般財(cái)務(wù)都需要填制存貨調(diào)整單據(jù)對(duì)存貨進(jìn)行調(diào)整。 二、流程圖 進(jìn)貨業(yè)務(wù)的流程如下所示:(如看不清楚請(qǐng)點(diǎn)擊圖片打開新窗口瀏覽)
三、流程圖說明 進(jìn)貨系統(tǒng)目前的進(jìn)貨計(jì)劃管理比較弱,但企業(yè)進(jìn)貨業(yè)務(wù)人員又需要計(jì)劃參考。為了解決這個(gè)問題,在實(shí)施處理上可以考慮提供貨品在一定時(shí)間范圍內(nèi)的銷售情況,通過平均銷售給業(yè)務(wù)提供進(jìn)貨參考,但并不自動(dòng)將該銷售轉(zhuǎn)為進(jìn)貨計(jì)劃。如果希望能夠?qū)⒔?jīng)業(yè)務(wù)員確認(rèn)調(diào)整后的進(jìn)貨情況錄入計(jì)算機(jī),可以考慮使用進(jìn)貨計(jì)劃功能。 進(jìn)貨計(jì)劃可以從時(shí)間上分為中長(zhǎng)期計(jì)劃,系統(tǒng)可以提供的途徑主要包括:根據(jù)銷售情況預(yù)測(cè)進(jìn)貨;根據(jù)設(shè)置的上下限生成報(bào)警供業(yè)務(wù)人員參考。從實(shí)際使用看,由于沒有很好地進(jìn)行銷售預(yù)測(cè),這兩種途徑的實(shí)用性都比較差。 進(jìn)貨合同:在具體實(shí)施過程中,注意系統(tǒng)名詞與企業(yè)習(xí)慣的統(tǒng)一。在實(shí)際中存在兩種情況:一、企業(yè)認(rèn)為系統(tǒng)要求維護(hù)進(jìn)貨合同,則企業(yè)與供應(yīng)商必須簽訂具有法律效應(yīng)的字面文檔。建議在解釋時(shí)多使用要貨計(jì)劃等信息;二、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)問題。人員習(xí)慣以及企業(yè)實(shí)施推動(dòng)力量不足,導(dǎo)致在系統(tǒng)中錄入要貨計(jì)劃的努力很難實(shí)現(xiàn)。這對(duì)于后續(xù)流程的實(shí)現(xiàn)方式有較大的影響。 進(jìn)貨:進(jìn)貨環(huán)節(jié)是財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的到貨(進(jìn)貨類型的到貨)確認(rèn)過程,該環(huán)節(jié)主要明確的信息是品種的價(jià)格問題。從實(shí)際情況看,該環(huán)節(jié)還可以對(duì)收貨起到監(jiān)督的作用,收貨品種、數(shù)量等信息可以通過勾兌合同來完成。不過由于收貨不允許多于合同數(shù)量(程序限制),而實(shí)際存在很多多收或少收的情況,勾兌合同的操作性會(huì)受到一定的影響。做完進(jìn)貨單后,系統(tǒng)分兩個(gè)走向進(jìn)行后續(xù)處理:商品帳的暫估、應(yīng)付帳的掛帳處理。實(shí)際中很少有票先的情況,及時(shí)票先也可以考慮壓票等貨到后一起處理。這樣可以簡(jiǎn)化進(jìn)貨類型的劃分(貨先、票先、款先)。 四、單據(jù)說明五、報(bào)表說明六、崗位職責(zé) 七、崗位操作規(guī)范八、可以簡(jiǎn)化的業(yè)務(wù)流程 九、可能遇到的特殊問題 十、配置說明 標(biāo)準(zhǔn)流程之五----進(jìn)貨結(jié)算付款流程 一、業(yè)務(wù)說明 業(yè)務(wù)人員根據(jù)同供應(yīng)商達(dá)成的付款協(xié)議填制付款申請(qǐng)表,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù),財(cái)務(wù)辦理付款業(yè)務(wù)。付款一般有兩種方式:即付和先掛帳后付款。 在付款方面,財(cái)務(wù)肩負(fù)著控制企業(yè)流動(dòng)資金的義務(wù)。因此,需要向財(cái)務(wù)提供這方面的相關(guān)信息,以便財(cái)務(wù)及時(shí)籌措資金。同時(shí)為企業(yè)整體的資本運(yùn)營(yíng)服務(wù)。 二、流程圖進(jìn)貨結(jié)算付款流程圖如下:
三、流程圖說明 進(jìn)貨結(jié)算:供貨方發(fā)票到后,勾兌進(jìn)貨單(貨先)生成結(jié)算單掛帳,差異部分系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行進(jìn)貨補(bǔ)差,調(diào)整存貨金額。實(shí)際運(yùn)行過程中,該操作是由業(yè)務(wù)人員還是財(cái)務(wù)人員去完成值得斟酌。業(yè)務(wù)人員熟悉業(yè)務(wù),可以很準(zhǔn)確地勾兌進(jìn)貨單據(jù)。財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)付帳的審核,結(jié)算最終需要財(cái)務(wù)的確認(rèn)。 進(jìn)貨付款:業(yè)務(wù)人員根據(jù)協(xié)議給供應(yīng)商付款,分兩種情況:應(yīng)付沖減或預(yù)付。此外還可能存在應(yīng)收抵應(yīng)付的特殊形式。應(yīng)付沖減需要勾兌結(jié)算單沖減應(yīng)付帳。 四、單據(jù)說明 五、報(bào)表說明 六、崗位職責(zé) 七、崗位操作規(guī)范 八、可以簡(jiǎn)化的業(yè)務(wù)流程 九、可能遇到的特殊問題 十、配置說明 |
|