Word長篇文檔排版技巧（二）

秋無垢 2006-03-17

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Word長篇文檔排版技巧（二）

小王經(jīng)過一段時間的學(xué)習(xí)和摸索，現(xiàn)在已經(jīng)成為市場部的Word高手，制作報告又快又好，同事們經(jīng)常向他請教。不料，這卻應(yīng)驗了那句話：能者多勞。市場部經(jīng)理這次又給小王安排了一個重要的任務(wù)：制作一個專業(yè)的分析報告，要做成雜志的效果，還要正式出版印刷。小王找來很多正式出版的雜志和書刊進(jìn)行對比，這才發(fā)現(xiàn)，雜志和書刊的編排難點很多，主要有以下幾個特點：

正反面打印或印刷。
如果雜志或書比較厚，每頁的左側(cè)會留出一些空白，以便裝訂后不會遮擋文字。
奇數(shù)頁總是位于翻開的書的右側(cè)頁上，偶數(shù)頁總是位于左側(cè)頁上，如圖1所示。
對于書而言，每一章的首頁總是位于右側(cè)頁（奇數(shù)頁），如圖1所示中的目錄和第1章首頁。
如果某章的前一頁沒有內(nèi)容，會保留空白頁，空白頁總是位于左側(cè)頁（偶數(shù)頁），如圖1所示中的目錄左側(cè)的頁和第1章首頁左側(cè)的頁。
奇偶頁的頁眉可以不同，一般偶數(shù)頁可顯示文章或書名，奇數(shù)頁顯頸菊鹵晏?，壤_?所示。
每一章的首頁都沒有頁眉，如圖1所示。
目錄和正文部分采用不同的頁碼格式，（例如目錄用羅馬數(shù)字，正文用阿拉伯?dāng)?shù)字），并且都從1開始編號。

圖1 雜志或書的印刷規(guī)范

怎么設(shè)計這樣的文檔呢？抓住以下幾個關(guān)鍵就行了：

1. 頁面設(shè)置決定了頁面布局、節(jié)的起始位置、奇偶頁頁眉和首頁頁眉
2. 分節(jié)時，每一節(jié)可以從奇數(shù)頁或偶數(shù)頁開始，而不一定是從下一頁開始
3. 域可以幫助自動填寫某些內(nèi)容（例如目錄、頁眉文字）
4. 打印設(shè)置可以讓紙張實現(xiàn)正反面打印

雙面打印的復(fù)雜報告

這份報告要求的格式將完全按照上述所列的雜志或書的特點進(jìn)行設(shè)計。

預(yù)留裝訂線區(qū)域

為了讓雙面打印的比較厚的文檔能夠在裝訂后不會遮擋文字，可以預(yù)留出裝訂線區(qū)域。
從菜單中選擇【文件】|【頁面設(shè)置】命令，顯示“頁面設(shè)置”對話框，選擇【頁邊距】選項卡，如圖2所示。

圖2 設(shè)置裝訂線

在“頁碼范圍”中，設(shè)置“多頁”為“對稱頁邊距”；在“頁邊距”中，設(shè)置“裝訂線”為“2厘米”，并可預(yù)覽效果；在“預(yù)覽”中設(shè)置“應(yīng)用于”為“整篇文檔”。

設(shè)置節(jié)和頁眉頁腳

文檔中已經(jīng)用【插入】|【分隔符】|【分節(jié)符類型】|【下一頁】的方式為不同的章分節(jié)（參見上一期內(nèi)容），現(xiàn)在需要將節(jié)和頁眉頁腳進(jìn)一步設(shè)置。
在“頁面設(shè)置”對話框中選擇“版式”選項卡，如圖3所示。

圖3 設(shè)置節(jié)和頁眉頁腳

在“節(jié)”中選擇“節(jié)的起始位置”為“奇數(shù)頁”，這樣可以讓每一節(jié)都從奇數(shù)頁開始，從而讓每章的首頁位于奇數(shù)頁。

在“頁眉和頁腳”中選中“奇偶頁不同”和“首頁不同”，這樣可以分別添加奇數(shù)頁、偶數(shù)頁和每一節(jié)的首頁的頁眉和頁腳，并使其內(nèi)容不同。

在“預(yù)覽”中選擇“應(yīng)用于”為“整篇文檔”。

如果此時打印預(yù)覽，會看到在目錄前和第1章前等位置出現(xiàn)空白頁。這是因為每一節(jié)都從奇數(shù)頁開始的緣故。當(dāng)上一節(jié)的文字在奇數(shù)頁就結(jié)束時，為了讓本節(jié)從奇數(shù)頁開始，就會自動加入空白頁。特別要注意，這個空白頁只有打印預(yù)覽時才可看到，在編輯狀態(tài)下無法看到，不要誤以為沒有加入空白頁。

添加不同內(nèi)容的頁眉

在添加頁眉時，只要充分理解了分節(jié)的作用，就能快速設(shè)置出復(fù)雜的頁眉。

設(shè)置頁眉和頁腳時，從文檔開始位置設(shè)置不容易出錯。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵定位到文檔開始位置，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，如圖4所示。

圖4 第1節(jié)的首頁頁眉

首先會顯示第1節(jié)的首頁頁眉，這是封面的頁眉，無需設(shè)置。
在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕，顯示第2節(jié)的首頁頁眉，如圖5所示。

圖5 第2節(jié)的首頁頁眉

第2節(jié)的首頁頁眉右側(cè)顯示“與上一節(jié)相同”，表示與上一節(jié)的首頁頁眉相同，目錄同樣無需設(shè)置頁眉。

在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕，顯示第3節(jié)的首頁頁眉，如圖6所示。

圖6 第3節(jié)的首頁頁眉

第3節(jié)的首頁頁眉右側(cè)顯示“與上一節(jié)相同”，表示與上一節(jié)的首頁頁眉相同，每一章的首頁同樣無需設(shè)置頁眉。

在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕，顯示第3節(jié)的偶數(shù)頁頁眉，如圖7所示。

圖7 第3節(jié)的偶數(shù)頁頁眉

在本文檔中，這是第一次出現(xiàn)正文中的偶數(shù)頁頁眉的內(nèi)容。如果文檔的前面部分也有偶數(shù)頁頁眉（例如目錄比較長時，就有可能在目錄節(jié)首先出現(xiàn)偶數(shù)頁頁眉），就應(yīng)該使此處的偶數(shù)頁頁眉與上一節(jié)不同。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“同前”按鈕，使“與上一節(jié)相同”消失。在頁眉處輸入本文檔的大標(biāo)題（一般是雜志名或書名），并使其左對齊，如圖8所示。

圖8 與上節(jié)不同的偶數(shù)頁頁眉

在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕，顯示第3節(jié)的奇數(shù)頁頁眉，如圖9所示。

圖9 第3節(jié)的奇數(shù)頁頁眉

在本文檔中，這是第一次出現(xiàn)正文中的奇數(shù)頁頁眉的內(nèi)容。如果文檔的前面部分也有奇數(shù)頁頁眉（例如目錄比較長時，就有可能在目錄節(jié)首先出現(xiàn)奇數(shù)頁頁眉），就應(yīng)該使此處的奇數(shù)頁頁眉與上一節(jié)不同。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“同前”按鈕，使“與上一節(jié)相同”消失。
奇數(shù)頁的頁眉要顯示每章的標(biāo)題，如果按照常用方法，可以錄入標(biāo)題內(nèi)容，但是，必須在以后的每一節(jié)錄入不同的標(biāo)題，比較麻煩。

利用插入域的方法，可以一次性設(shè)置好所有奇數(shù)頁的標(biāo)題，并使標(biāo)題自動采用該節(jié)的標(biāo)題。
注意到每一章的標(biāo)題都采用了“標(biāo)題一”樣式，可以用一個域引用“標(biāo)題一”樣式，這樣就能自動根據(jù)當(dāng)前節(jié)的“標(biāo)題一”樣式顯示它所對應(yīng)的文字內(nèi)容，無需反復(fù)錄入。

定位到頁眉中，從菜單選擇【插入】|【域】命令，顯示“域”對話框，如圖10所示。

圖10 插入“StyleRef”域，并引用“標(biāo)題1”樣式

在“域名”中選擇“StyleRef”域，并在“樣式名”中選擇“標(biāo)題一”樣式，表示引用“標(biāo)題一”樣式中的文字。

單擊【確定】按鈕后，即可將本節(jié)“標(biāo)題一”樣式對應(yīng)的文字插入頁眉，設(shè)置頁眉右對齊后，得到如圖11所示的效果。

圖11 與上節(jié)不同的奇數(shù)頁頁眉，引用“標(biāo)題一”樣式對應(yīng)的文字

在“頁眉和頁腳”工具欄連續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕，顯示其他節(jié)的首頁、偶數(shù)頁和奇數(shù)頁頁眉，此時都保持默認(rèn)設(shè)置即可，讓每個頁眉都與上節(jié)相同。其中奇數(shù)頁頁眉會根據(jù)當(dāng)前節(jié)的“標(biāo)題一”樣式所對應(yīng)的文字的變化自動改變。

在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“關(guān)閉”按鈕，退出頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。

去除頁眉中多余的水平線

在文檔的首頁頁眉中會注意到，雖然沒有文字，卻保留了一條水平線?？梢匀コ@條多余的水平線。

按【Ctrl】+【Home】鍵定位到文檔開始位置，在頁眉處雙擊即可快速進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。要成功去除頁眉中的水平線，必須先選中頁眉中的段落標(biāo)記，如圖12所示。

圖12 選中頁眉中的段落標(biāo)記

從菜單選擇【格式】|【邊框和底紋】命令，顯示“邊框和底紋”對話框，如圖13所示。

圖13 去除段落邊框

在預(yù)覽中可以看到段落底部添加了一條水平線，頁眉中的水平線實際上是用段落的下邊框線制作出來的。在左側(cè)的“設(shè)置”中選擇“無”，即可去除段落邊框，從而使頁眉中的水平線消失。

由于是在第1節(jié)的首頁去除水平線，后續(xù)其他節(jié)的首頁設(shè)置均為“與上一節(jié)相同”，因此后續(xù)節(jié)首頁的水平線也會消失，不必再進(jìn)行設(shè)置了。

添加不同類型的頁碼

在雜志和書中，目錄和章節(jié)可以分別采用不同類型的頁碼。例如，目錄的頁碼用羅馬數(shù)字I，II，III，IV等，章節(jié)的頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字1，2，3等。要實現(xiàn)這樣的頁碼編排，同樣要借助分節(jié)來實現(xiàn)。

按【Ctrl】+【Home】快捷鍵定位到文檔開始位置，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進(jìn)入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕，切換到頁腳，顯示第1節(jié)首頁頁腳，如圖14所示。

圖14 第1節(jié)的首頁頁腳

第1節(jié)是封面，不需要添加頁碼，在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕，顯示第2節(jié)的首頁頁腳，如圖15所示。

圖15 第2節(jié)的首頁頁腳

第2節(jié)是目錄，需要添加羅馬數(shù)字的頁碼。在第2節(jié)首頁頁腳的右上方顯示“與上一節(jié)相同”，表示與第1節(jié)首頁相同，顯然，需要斷開和第1節(jié)之間的鏈接。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個”按鈕，“與上一節(jié)相同”提示文字消失。從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對話框，如圖16所示。

圖16 “頁碼”對話框

選擇“對齊方式”為“外側(cè)”，并可以在對話框中預(yù)覽頁碼位于外側(cè)的效果。選中“首頁顯示頁碼”。有些書籍在每章的首頁不顯示頁碼，如果是這種情況，也可以不選中此選項。

單擊“格式”按鈕，顯示“頁碼格式”對話框，可設(shè)置頁碼的格式和起始編號，如圖17所示。

圖17 “頁碼格式”對話框

在“數(shù)字格式”中選擇羅馬數(shù)字格式“I，II，III，…”，在“頁碼編排”中選擇“起始頁碼”為“I”。

單擊【確定】按鈕結(jié)束設(shè)置。注意第2節(jié)的頁腳提示文字變?yōu)?#8220;奇數(shù)頁頁腳 -第2節(jié)-”，并且沒有出現(xiàn)預(yù)期的頁碼，如圖18所示。這是由于在如圖16所示的對話框中，選擇了“首頁顯示頁碼”，從而使原來的“首頁不同”功能失效，自動轉(zhuǎn)變?yōu)槠鏀?shù)頁頁腳，并且會顯示“與上一節(jié)相同”。如果切換到頁眉，還會看到自動添加了一條水平線，這是因為此節(jié)已經(jīng)變?yōu)槠鏀?shù)頁頁眉，從而與上一節(jié)的首頁頁眉格式不再一樣了?？梢栽谕瓿伤械捻摯a設(shè)置后，按照前面“去除頁眉中多余的水平線”的方法去除水平線。

圖18 第2節(jié)的頁腳改變?yōu)槠鏀?shù)頁頁腳

重復(fù)一遍剛才的操作即可設(shè)置好此節(jié)的頁碼：在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個”按鈕，“與上一節(jié)相同”提示文字消失。從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對話框，如圖16所示。此時的頁碼格式已經(jīng)自動采用了上次的設(shè)置，因此只需單擊【確定】按鈕即可?，F(xiàn)在可以看到羅馬數(shù)字頁碼出現(xiàn)在第2節(jié)奇數(shù)頁右側(cè)，如圖19所示。

圖19 第2節(jié)（目錄）的頁碼

如果目錄較長，在目錄的第2頁會顯示偶數(shù)頁頁腳，其中將自動采用羅馬數(shù)字格式，無需再進(jìn)行設(shè)置。

在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕，顯示第3節(jié)的首頁頁腳，如圖20所示。

圖20 第3節(jié)的首頁頁腳

第3節(jié)的首頁頁腳會顯示“與上一節(jié)相同”提示文字。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個”按鈕，“與上一節(jié)相同”提示文字消失。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“設(shè)置頁碼格式”按鈕，顯示“頁碼格式”對話框，如圖21所示。

圖21 “頁碼格式”對話框

在“數(shù)字格式”中選擇“1，2，3，…”，在“頁碼編排”中選擇“起始頁碼”為“1”。設(shè)置完畢，后面的所有節(jié)都會延續(xù)頁碼的設(shè)置和編號。

至此，整篇文檔的頁碼格式和編號設(shè)置完畢。

最后，按照前面“去除頁眉中多余的水平線”的方法去除第2節(jié)（目錄）頁眉中的水平線即可完成所有的設(shè)置。

雙面打印設(shè)置

文檔需要雙面打印時，可以選擇“手動雙面打印”設(shè)置。

從菜單選擇【文件】|【打印】命令，顯示“打印”對話框，如圖22所示。