Word長篇文檔排版技巧（一）

市場部經(jīng)常要出各種分析報告，一寫就是洋洋灑灑幾十頁。文字功底深厚的小王寫東西自然不在話下，然而每每困擾他的卻是排版的問題，每次都要花大量的時間修改格式、制作目錄和頁眉頁腳。最頭疼的是上司看完報告后讓他修改，整篇文檔的排版弄不好就要重來一遍。制作目錄也是出力不討好的事，盡管小王知道Word中有插入目錄的功能，可是嘗試了幾次就棄之不用了，原因是系統(tǒng)總是提示有錯誤?，F(xiàn)在只能手工輸入目錄，加班加點數(shù)頁碼居然成了家常便飯。為了讓自己有時間下班后享受生活，小王花了半天的時間學習了一下長篇文檔的排版技巧，這才發(fā)現(xiàn)，這半天的時間，可以讓他享受無數(shù)個閑暇的傍晚和周末。

小王把自己的體會重點總結(jié)為兩點：

1. 制作長文檔前，先要規(guī)劃好各種設(shè)置，尤其是樣式設(shè)置
2. 不同的篇章部分一定要分節(jié)，而不是分頁

下面就看看他是怎樣用新學的技巧制作一篇幾十頁的長文檔的。

單面打印的簡單報告

這份報告要求的格式是：A4紙；要有封面和目錄；單面打??；除封面和目錄外，每頁的頁眉是報告的題目；頁碼一律在頁面底端的右側(cè)，封面和目錄沒有頁碼，目錄之后為第1頁。

設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格

寫文章前，不要上來就急于動筆，先要找好合適大小的“紙”，這個“紙”就是Word中的頁面設(shè)置。

從菜單中選擇【文件】|【頁面設(shè)置】命令，顯示“頁面設(shè)置”對話框，選擇【紙張】選項卡，如圖1所示。

圖1 選擇紙張

通常紙張大小都用A4紙，所以可采用默認設(shè)置。有時也會用B5紙，只需從“紙張大小”中選擇相應類型的紙即可。

很多人習慣先錄入內(nèi)容，最后再設(shè)紙張大小。由于默認是A4紙，如果改用B5紙，就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿足要求。所以，先進行頁面設(shè)置，可以直觀地在錄入時看到頁面中的內(nèi)容和排版是否適宜，避免事后的修改。

考慮到閱讀報告的領(lǐng)導年齡都比較大，對于密密麻麻的文字閱讀起來比較費力，還可以調(diào)整一下文字。通常，很多人都采用增大字號的辦法。其實，可以在頁面設(shè)置中調(diào)整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使內(nèi)容看起來更清晰。

在“頁面設(shè)置”對話框中選擇“文檔網(wǎng)格”選項卡，如圖2所示。

圖2 用“文檔網(wǎng)格”調(diào)整字距和行距

選中“指定行和字符網(wǎng)格”，在“字符”設(shè)置中，默認為“每行39”個字符，可以適當減小，例如改為“每行37”個字符。同樣，在“行”設(shè)置中，默認為“每頁44”行，可以適當減小，例如改為“每頁42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。

設(shè)置樣式

現(xiàn)在，還是不用急于錄入文字，需要指定一下文字的樣式。通常，很多人都是在錄入文字后，用“字體”、“字號”等命令設(shè)置文字的格式，用“兩端對齊”、“居中”等命令設(shè)置段落的對齊，但這樣的操作要重復很多次，而且一旦設(shè)置的不合理，最后還要一一修改。

熟悉Word技巧的人對于這樣的格式修改并不擔心，因為他可以用“格式刷”將修改后的格式一一刷到其他需要改變格式的地方。然而，如果有幾十個、上百個這樣的修改，也得刷上幾十次、上百次，豈不是變成白領(lǐng)油漆工了？使用了樣式就不必有這樣的擔心。

樣式是什么？簡單地說，樣式就是格式的集合。通常所說的“格式”往往指單一的格式，例如，“字體”格式、“字號”格式等。每次設(shè)置格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較復雜，就需要多次進行不同的格式設(shè)置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設(shè)置時只需選擇一下某個樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設(shè)置到文字和段落上。

樣式在設(shè)置時也很簡單，將各種格式設(shè)計好后，起一個名字，就可以變成樣式。而通常情況下，我們只需使用Word提供的預設(shè)樣式就可以了，如果預設(shè)的樣式不能滿足要求，只需略加修改即可。

從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在右側(cè)的任務窗格中即可設(shè)置或應用格式或樣式，如圖3所示。要注意任務窗格底端的“顯示”中的內(nèi)容，在圖3中，“顯示”為“有效格式”，則其中的內(nèi)容即有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標題1”為樣式，“標題1+居中”為樣式和格式的混合格式。對于初學者來說，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，則顯示如圖4所示的內(nèi)容。這時，將只會顯示文檔中正在使用及默認的樣式。

圖3 有效格式

圖4 有效樣式

“正文”樣式是文檔中的默認樣式，新建的文檔中的文字通常都采用“正文”樣式。很多其他的樣式都是在“正文”樣式的基礎(chǔ)上經(jīng)過格式改變而設(shè)置出來的，因此“正文”樣式是Word中的最基礎(chǔ)的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會影響所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式。

“標題1”~“標題9”為標題樣式，它們通常用于各級標題段落，與其他樣式最為不同的是標題樣式具有級別，分別對應級別1~9。這樣，就能夠通過級別得到文檔結(jié)構(gòu)圖、大綱和目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了“標題1”~“標題3”的3個標題樣式，如果標題的級別比較多，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可選擇“標題4”~“標題9”樣式。

現(xiàn)在，規(guī)劃一下文章中可能用到的樣式。

• 對于文章中的每一部分或章節(jié)的大標題，采用“標題1”樣式，章節(jié)中的小標題，按層次分別采用“標題2”~“標題4”樣式。
• 文章中的說明文字，采用“正文首行縮進2”樣式。
• 文章中的圖和圖號說明，采用“注釋標題”樣式。

規(guī)劃結(jié)束之后，即可錄入文字了。

首先，錄入文章第一部分的大標題，如圖5所示。注意保持光標的位置在當前標題所在的段落中。從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在任務窗格中單擊“標題1”樣式，即可快速設(shè)置好此標題的格式，如圖6所示。

圖5 錄入標題

圖6 應用“標題1”樣式后的格式

用同樣的方法，即可一邊錄入文字，一邊設(shè)置該部分文字所用的樣式。注意在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可為文字和段落設(shè)置“正文首行縮進2”和“注釋標題”樣式。當所需樣式都被選擇過一次之后，可顯示“有效樣式”，這樣不會顯示無用的其他樣式。

文章的部分內(nèi)容錄入和排版之后的效果如圖7所示。為了方便對照，圖中左側(cè)列出了對應文章段落所用的樣式。

圖7 用樣式排版后的效果

在錄入和排版過程中，可能會經(jīng)常在鍵盤和鼠標之間切換，這樣會影響速度。對樣式設(shè)置快捷鍵，就能避免頻繁使用鼠標，提高錄入和排版速度。

將鼠標指針移動到任務窗格中的“標題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對話框，如圖9所示。

圖8 修改樣式

圖9 “修改樣式”對話框

單擊【格式】按鈕，選擇【快捷鍵】命令，顯示“自定義鍵盤”對話框，如圖10所示。此時在鍵盤上按下希望設(shè)置的快捷鍵，例如【Ctrl】+【1】，在“請按新快捷鍵”設(shè)置中就會顯示快捷鍵。注意不要在其中輸入快捷鍵，而應該按下快捷鍵。單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效。

圖10 指定快捷鍵

用同樣的方法為其他樣式指定快捷鍵。

現(xiàn)在，在文檔中錄入文字，然后按下某個樣式的快捷鍵，即可快速設(shè)置好格式。

文檔中的內(nèi)容采用系統(tǒng)預設(shè)的樣式后，格式可能不能完全符合實際需要。例如，“標題1”樣式的字號太大，而且是左對齊方式，希望采用小一點的字號，并居中對齊。這時可以修改樣式。
將鼠標指針移動到任務窗格中的“標題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對話框，如圖9所示。選中“自動更新”選項，單擊【確定】按鈕完成設(shè)置。這樣，當應用了“標題1”樣式的文字和段落的格式發(fā)生改變時，就會自動更改“標題1”樣式的格式。

選中采用了“標題1”樣式的某段文字，例如“一、中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)宏觀狀況”，然后利用“格式”工具欄設(shè)置字號和居中對齊。注意文章中所有采用“標題1”樣式的文字和段落都會一起隨之改變格式，不用再像以前那樣用格式刷一一改變其他位置的文字的格式。

因此，使用樣式帶來的好處之一是大大提高了格式修改的效率。

查看和修改文章的層次結(jié)構(gòu)

文章比較長，定位會比較麻煩。采用樣式之后，由于“標題1”~“標題9”樣式具有級別，就能方便地進行層次結(jié)構(gòu)的查看和定位。

從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，可在文檔左側(cè)顯示文檔的層次結(jié)構(gòu)，如圖11所示。在其中的標題上單擊，即可快速定位到相應位置。再次從菜單選擇【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，即可取消文檔結(jié)構(gòu)圖。

圖11 文檔結(jié)構(gòu)圖

如果文章中有大塊區(qū)域的內(nèi)容需要調(diào)整位置，以前的做法通常是剪切后再粘貼。當區(qū)域移動距離較遠時，同樣不容易找到位置。

從菜單選擇【視圖】|【大綱】命令，進入大綱視圖。文檔頂端會顯示“大綱”工具欄，如圖12所示。在“大綱”工具欄中選擇“顯示級別”下拉列表中的某個級別，例如“顯示級別3”，則文檔中會顯示從級別1到級別3的標題，如圖13所示。

圖12 “大綱”工具欄

圖13 在大綱視圖中顯示的標題

如果要將“用戶職業(yè)”部分的內(nèi)容移動到“用戶年齡”之后，可將鼠標指針移動到“用戶職業(yè)”前的十字標記處，按住鼠標拖動內(nèi)容至“用戶年齡”下方，即可快速調(diào)整該部分區(qū)域的位置。這樣不僅將標題移動了位置，也會將其中的文字內(nèi)容一起移動。

從菜單選擇【視圖】|【頁面】命令，即可返回到常用的頁面視圖編輯狀態(tài)。

對文章的不同部分分節(jié)

文章的不同部分通常會另起一頁開始，很多人習慣用加入多個空行的方法使新的部分另起一頁，這是一種錯誤的做法，會導致修改時的重復排版，降低工作效率。另一種做法是插入分頁符分頁，如果希望采用不同的頁眉和頁腳，這種做法就無法實現(xiàn)了。

正確的做法是插入分節(jié)符，將不同的部分分成不同的節(jié)，這樣就能分別針對不同的節(jié)進行設(shè)置。

定位到第二部分的標題文字前，從菜單選擇【插入】|【分隔符】命令，顯示“分隔符”對話框，如圖14所示。選擇“分節(jié)符”類型中的“下一頁”，并單擊【確定】按鈕，就會在當前光標位置插入一個不可見的分節(jié)符，這個分節(jié)符不僅將光標位置后面的內(nèi)容分為新的一節(jié)，還會使該節(jié)從新的一頁開始，實現(xiàn)既分節(jié)，又分頁的功能。

用同樣的方法對文章的其他部分分節(jié)。

圖14 插入分節(jié)符

對于封面和目錄，同樣可以用分節(jié)的方式將它們設(shè)在不同的節(jié)。在文章的最前面輸入文章的大標題和目錄，如圖15所示，然后分別在“目錄”文字前和“一、中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)宏觀狀況”文字前插入分節(jié)符。

圖15 在文章最前面加入文章大標題和目錄

如果要取消分節(jié)，只需刪除分節(jié)符即可。分節(jié)符是不可打印字符，默認情況下在文檔中不顯示。在工具欄單擊“顯示/隱藏編輯標記”按鈕 ，即可查看隱藏的編輯標記。在如圖16和圖17所示中，分別顯示了不同節(jié)末尾的分節(jié)符。

圖16 完整顯示的分節(jié)符

圖17 部分顯示的分節(jié)符

在段落標記和分節(jié)符之間單擊，按【Delete】鍵即可刪除分節(jié)符，并使分節(jié)符前后的兩節(jié)合并為一節(jié)。

為不同的節(jié)添加不同的頁眉

利用“頁眉和頁腳”設(shè)置可以為文章添加頁眉。通常文章的封面和目錄不需要添加頁眉，只有正文開始時才需要添加頁眉，因為前面已經(jīng)對文章進行分節(jié)，所以很容易實現(xiàn)這個功能。

設(shè)置頁眉和頁腳時，最好從文章最前面開始，這樣不容易混亂。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。

圖18 頁眉編輯狀態(tài)

注意在頁眉的左上角顯示有“頁眉 – 第1節(jié) –”的提示文字，表明當前是對第1節(jié)設(shè)置頁眉。由于第1節(jié)是封面，不需要設(shè)置頁眉，因此可在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁眉。

第2節(jié)是目錄的頁眉，同樣不需要填寫任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕。

第3節(jié)的頁眉如圖19所示，注意頁眉的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁眉與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁眉區(qū)域輸入文字，則此文字將會出現(xiàn)在所有節(jié)的頁眉中，因此不要急于設(shè)置。

圖19 設(shè)置不同節(jié)的不同頁眉

在“頁眉和頁腳”工具欄中有一個“同前”按鈕 ，默認情況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時頁眉右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當前節(jié)的頁眉與前一節(jié)不同。

此時再在頁眉中輸入文字，例如可用整篇文檔的大標題“中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展狀況”作為頁眉。后面的其他節(jié)無需再設(shè)置頁眉，因為后面節(jié)的頁眉默認為“同前”，即與第3節(jié)相同。

在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁眉編輯狀態(tài)。

用打印預覽可以查看各頁頁眉的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒有頁眉，目錄之后才會在每頁顯示頁眉。

在指定位置添加頁碼

通常很多人習慣從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令插入頁碼，這樣得到的頁碼，將會在封面和目錄處都添加頁碼。而現(xiàn)在希望封面和目錄沒有頁碼，從目錄之后的內(nèi)容再添加頁碼，并且頁碼要從1開始編號。這同樣要得益于分節(jié)的設(shè)置。

按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。

在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕 ，顯示頁腳區(qū)域，如圖20所示。

圖20 頁腳編輯狀態(tài)

注意在頁腳的左上角顯示有“頁腳 – 第1節(jié) –”的提示文字，表明當前是對第1節(jié)設(shè)置頁腳。由于第1節(jié)是封面，不需要在頁腳區(qū)域添加頁碼，因此可在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示并設(shè)置下一節(jié)的頁腳。

第2節(jié)是目錄的頁腳，同樣不需要添加任何內(nèi)容，因此繼續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕。

第3節(jié)的頁腳如圖21所示，注意頁腳的右上角顯示有“與上一節(jié)相同”提示，表示第3節(jié)的頁腳與第2節(jié)一樣。如果現(xiàn)在在頁腳區(qū)域插入頁碼，則頁碼將會出現(xiàn)在所有節(jié)的頁腳中，因此不要急于插入頁碼。

圖21 設(shè)置不同節(jié)的不同頁腳

在“頁眉和頁腳”工具欄中有一個“同前”按鈕 ，默認情況下它處于按下狀態(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設(shè)置，這時頁腳右上角的“與上一節(jié)相同”提示消失，表明當前節(jié)的頁腳與前一節(jié)不同。

這時再插入頁碼，就能讓頁碼只出現(xiàn)在當前節(jié)及其后的其他節(jié)。

從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對話框，如圖22所示。采用默認設(shè)置即可。單擊【格式】按鈕，顯示“頁碼格式”對話框，如圖23所示。默認情況下，“頁碼編排”設(shè)置為“續(xù)前節(jié)”，表示頁碼接續(xù)前面節(jié)的編號。如果采用此設(shè)置，則會自動計算第1節(jié)和第2節(jié)的頁數(shù)，然后在當前的第3節(jié)接續(xù)前面的頁號，這樣本節(jié)就不是從第1頁開始了。因此需要在“頁碼編排”中設(shè)置“起始頁碼”為“1”，這樣就與前面節(jié)是否有頁碼無關(guān)了。

圖22 插入頁碼

圖23 設(shè)置頁碼格式

第3節(jié)之后的其他節(jié)無需再設(shè)置頁碼，因為頁腳的默認設(shè)置為“同前”，而且頁碼格式默認設(shè)置均為“續(xù)前節(jié)”，將會自動為每一節(jié)編排頁碼。

在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁腳編輯狀態(tài)。

用打印預覽可以查看各頁頁腳的設(shè)置情況，其中封面和目錄沒有頁碼，目錄之后才會在每頁顯示頁碼，并且目錄之后的頁碼從1開始編號。

插入目錄

最后可以為文檔添加目錄。要成功添加目錄，應該正確采用帶有級別的樣式，例如“標題1”~“標題9”樣式。盡管也有其他的方法可以添加目錄，但采用帶級別的樣式是最方便的一種。

定位到需要插入目錄的位置，從菜單選擇【插入】|【引用】|【索引和目錄】命令，顯示“索引和目錄”對話框，單擊“目錄”選項卡，如圖24所示。

圖24 插入目錄

在“顯示級別”中，可指定目錄中包含幾個級別，從而決定目錄的細化程度。這些級別是來自“標題1”~“標題9”樣式的，它們分別對應級別1~9。

如果要設(shè)置更為精美的目錄格式，可在“格式”中選擇其他類型。通常用默認的“來自模板”即可。

單擊【確定】按鈕，即可插入目錄。目錄是以“域”的方式插入到文檔中的（會顯示灰色底紋），因此可以進行更新。

當文檔中的內(nèi)容或頁碼有變化時，可在目錄中的任意位置單擊右鍵，選擇“更新域”命令，顯示“更新目錄”對話框，如圖25所示。如果只是頁碼發(fā)生改變，可選擇“只更新頁碼”。如果有標題內(nèi)容的修改或增減，可選擇“更新整個目錄”。

圖25 更新目錄

小結(jié)

至此，整篇文檔排版完畢。在整個排版過程中，可以注意到樣式和分節(jié)的重要性。

采用樣式，可以實現(xiàn)邊錄入邊快速排版，修改格式時能夠使整篇文檔中多處用到的某個樣式自動更改格式，并且易于進行文檔的層次結(jié)構(gòu)的調(diào)整和生成目錄。

對文檔的不同部分進行分節(jié)，有利于對不同的節(jié)設(shè)置不同的頁眉和頁腳。

有關(guān)樣式和分節(jié)應用，以及頁眉頁腳的設(shè)置，這里介紹的僅僅是最基本的用法。下一篇文章將會看到更為精彩和美妙的應用。